Слово документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумову діяльність людини. Документ мас правове та господарське значення, може служити писемним доказом і джерелом різноманітних відомостей інформативного характеру. Вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи. Поняття «службовий документ» охоплює: 1)директивні та розпорядчі документи (закони, постанови, накази та ін.); 2)адміністративно-організаційні документи (плани, уста-ви, статути, акти, звіти, протоколи, службові листи та ін.); 3) документи щодо особового складу (заява, автобіографія, характеристика та ін.); 4) фінансову документацію; 5) облікову документацію. Особливий тип службової документації становлять документи, які регулюють міждержавні стосунки. Усі документи створюються відповідно з офіційно прийнятою формою – формуляром (за певним зразком). Документ має бути достовірним, переконливим, належ-ним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. До документа висуваються такі вимоги: 1)не повинен суперечити чинному законодавству й директивним указівкам органів вищого рівня; 2) має бути достовірним, тобто базуватися на фактах; 3) повинен містити конкретні й реальні пропозиції або вказівки. 4) має бути максимально точним і водночас доступним; 5) повинен бути ретельно відредагованим і оформленим; 6) має бути придатним для тривалого зберігання. Реквізити - сукупність постійних елементів, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів становить формуляр документів. До елементів (реквізитів) документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст. Державними стандартами встановлено 32 реквізити документів: 01 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим; 02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування); 03 - зображення нагород; 04 - код організації; 05 - код форми документа; 06 - назва організації вищого рівня; 07 - назва організації; 08 - назва структурного підрозділу організації; 09 - довідкові дані про організацію; 10 - назва виду документа; 11 - дата документа; 12 - реєстраційний індекс документа; 13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;14 - місце складання або видання документа; 15 - гриф обмеження доступу до документа; 16 - адресат; 17 - гриф затвердження документа; 18 - резолюція; 19 - заголовок до тексту документа; 20 - відмітка про контроль; 21 - текст документа; 22 - відмітка про наявність додатків; 23 - підпис; 24 - гриф погодження документа; 25 - візи документа; 26 - відбиток печатки; 27 - відмітка про засвідчення копії; 28 - прізвище виконавця і номер його телефону; 29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи; 30 - відмітка про наявність документа в електронній формі; 31 - відмітка про надійдення документа до організації; 32 - запис про державну реєстрацію.
