Авторський оригінал, який надходить до редакції, повинен пройти кілька етапів у видавництві перш ніж потрапить на поліграфічне підприємство. До нього (як текстової, так і зображальної частини) ставляться вимоги відповідно до ДСТУ 3772-98 "Оригінали для поліграфічного відтворення: Загальні технічні вимоги". Видавничий оригінал, підготовлений до друку, може бути у вигляді файлів, фотоформ або репродукованого оригінал-макета.
Після прийняття авторського оригіналу до друку у видавництві починається робота над ним. Спочатку оригінал приводять у зручну для корегування та редагування форму – друкують та переводять в електронний вигляд у форматі, яким користуються у видавництві. Текстовий файл друкується або в операційному середовищі Windows останньої версії текстового процесора Microsoft Word, або на платформі Apple Macintosh в операційному середовищі Мас OS. Причому текст не повинен мати будь-які особливості розміщення та форматування або це повинно бути узгоджено з видавництвом. Всі спеціальні символи, математичні знаки, іноземні літери також мають бути позначені у тексті.Автор обов'язково подає надрукований примірник свого тексту. Також автор може дати кодований оригінал у вигляді файлів, надрукованих на комп'ютері, переслати оригінал електронною поштою, передати по мережі. Оформлення кодованого варіанта оригіналу, крім відповідності до вимог стандарту, має бути ретельно узгоджене з вимогами видавництва. З автором обговорюються вимоги до розмітки сторінок і всіх структурних одиниць твору. Для цього йому або дають електронний шаблон, якщо автор працює за стандартним пакетом, наприклад, Microsoft Word або QuarkXPress, або сітку, в яку автор зможе ввести або вставити свій матеріал. Простий електронний шаблон або сітка мають містити лише зону тексту та зони меж сторінок. Більш складна сітка може також містити вказівки на розміщення внутрішніх заголовків, колонцифр, розділів, перших рядків нових розділів, маркери центрування, інтерліньяж.
При кодуванні тексту заголовкам усіх рівнів потрібно привласнювати визначені стилі, які мають свої коди. Фотонабірний пристрій потім інтерпретує ці коди автоматично. Спеціальні літери: математичні знаки або символи, дробові числа, іноземні літери, які не можуть бути надруковані автором, теж повинні бути кодовані, щоб їх потім можна було розпізнати у процесі передавання тексту.
Крім простого набору, текст також може вводитися у комп'ютер скануванням (за допомогою скануючого пристрою або сканера) і наступним оптичним розпізнаванням символів (у програмі FineReader). У такий спосіб зручно опрацьовувати перевидання, хрестоматії тощо. Текст подається у форматі ASCII-кодів або має параметри форматування символів (курсив. напівжирний). Кодування ASCII є однобайтним.
Кожен текстовий файл є набором символів (літер і цифр) і проміжків у стандартній або розширеній системі кодування АСII. Розділові знаки і спеціальні символи мають відмінності у різних системах кодування, тому їх обов'язково перевіряють. Коди електронних міток перетворюються у їх еквіваленти на мові системи друкарського набору, чим завершується обробка файла перед редагуванням.
Отже, перед безпосередньою редакторською роботою з авторськими оригіналами необхідно виконати такі етапи:
1. Оцінити кодований авторський оригінал і вирішити питання про його передрук.
2. Перетворити формат файла у зручний для подальшого опрацювання – конвертація (перехід від специфічних форматів до єдиних стандартів).
Коректорські та редакторські правки вносяться у авторський текст, після чого його розбивають на сторінки відповідно до обраного проекту оформлення. Важливо, щоб після цього етапу у текст не вносилися значні виправлення.
З автором також узгоджують форму представлення кінцевого продукту. Якщо він має можливість створити PostScript-файл, а друкарня здатна здійснити безпосередній вивід форми, тоді PostScript-файл відправляється на друк (спочатку роблять пробні відбитки на лазерному принтері для читання матеріалу).
