1. В реченнях переважає прямий порядок слів. Це виражається: підмет стоїть перед присудком: Запоріжці відчули зміни…; Дирекція просить...; узгоджене означення стоїть перед означуваним словом, неузгоджене – одразу ж після нього: Пайовий внесокоплачується на підставі…; Генератор змінного струму перетворює механічну енергію в електричну. вставні слова, як правило, вживаються на початку речення: Як зазначалося раніше, треба виходити із інтересів акціонерів; Вставні конструкції виражають: модальну оцінку (впевненість невпевненість, передбачення, можливість, неможливість, сумнів тощо) –безсумнівно, безумовно, звичайно, ймовірно, можливо, мабуть, здається, напевне, очевидно, без сумніву (Безумовно, цей проект найкращий серед представлених); почуття людини у зв'язку з повідомленням (радість, здивування, співчуття, застереження тощо) – на щастя, на жаль, як навмисне, шкода (На жаль, ми змушені відмовити Вам у кредитуванні).активізують увагу співрозмовника – чуєте, знаєте, дивись, погодьтесь, повірте, уявіть собі, майте на увазі, зверніть увагу, прошу вас, даруйте, між нами кажучи (Погодьтесь, ці висновки повною мірою задовольнили комісію ); вказують на джерело повідомлення – кажуть, повідомляють, за висловом, на думку, на нашу думку, по-моєму, по-нашому (На нашу думку, підприємство досягло запланованого високого рівня якості продукції); допомагають упорядкувати думки, пов'язати їх між собою – по-перше, по-друге, нарешті, з одного боку, до речі, між іншим, навпаки, наприклад, отже, виявляється, зокрема, з рештою, повторюю (До речі, нашій фірмі доводиться розраховувати на власні сили) ;
виражають емоційність вислову, підкреслюють експресивність його – даруйте, пробачте, легко сказати тощо (Даруйте, але попри всі наші зусилля це зробити неможливо). Використання непрямого порядку слів у діловому тексті виправдане, коли треба наголосити на певному слові: у повідомленні "Завтра відбудеться засідання ревізійної комісії", наголошується на часі проведення заходу. 2. Типовими для ділових текстів є дієприкметникові та дієприслівникові звороти. Вони дають змогу чітко виявити логічне підпорядкування частини висловлюваної думки, а водночас і економніше висловлювати її, беручи на себе функції підрядного речення.Тому дієприслівникові та дієприкметникові звороти ставляться на початок речення: Зважаючи на викладене вище, хочемо... Для передачі часового, причинового, умовного значення дієприслівникові звороти замінюють підрядним реченням: Як вказувалося (говорилося) вище, треба... Не бажано розпочинати кожне речення чи абзац документа дієприслівниковим зворотом. Їх варто заміняти підрядним реченням: Будучи директором фірми... – Як директор фірми... 3. При укладанні документів слід звернути увагу на присудок. У документах присудок переважно має форму теперішнього часу: Повідомляємо, що замовлений Вами товар було відвантажено сьогодні на склад... згідно з умовами договору. Поширені пасивні конструкції із дієсловами на -ться, які вказують на позачасовість дії: виплати нараховуються, проект обговорюється, відділ підпорядковується, ректорат клопочеться. У ролі присудка досить часто вживаються інфінітивні конструкції: зробити, включити, сприяти, відзначити, затвердити, зобов'язати, затвердити, попередити. Вживається також і наказова форма дієслів: наказую, пропоную оголосити застосовується лише в першій особі однини в тих документах, які показують принцип єдиноначальності. 4. Документ лише тоді логічно бездоганний, коли в ньому витримано ієрархію У ролі однорідних не виступають слова, що виражають родові (ширші) та видові (вужчі) поняття. Наприклад: У цьому році було посіяно зернових 500 га, ячменю 30 га, кукурудзи 400. Треба було б: у цьому році було посіяно зернових 500 га, у тому числі ячменю 30га, кукурудзи 400. Не можна будувати однорідного ряду зі слів, близьких за значенням або тотожних: Інфляція, знецінення грошей призвели до скрутних наслідків в економіці. Не слід вживати як однорідні ті слова, що виражають різнопланові, тематично не пов'язані поняття: У резолюції висловлені висновки і побажання, які ми повинні врахувати. Побажання можна висловити, висновки –зробити. Моє враження від цієї особи і ставлення до неї... Якщо при однорідних членах є узагальнююче слово, то воно повинне стояти у тому ж відмінку, що й однорідні члени речення. Порівняймо: База одержала такі товари (кого, що?): паперову тару, кольорову фарбу – На базу надійшли такі товари: паперова тара, кольорова фарба; У надрах України є багато корисних копалин: кам'яного вугілля, залізної руди, кам'яної солі – Україна багата корисними копалинами: кам'яним вугіллям, залізною рудою, кам'яною сіллю.
