Вибір слова для ділового документа повинен відповідати встановленим в український літературній мові нормам, він повинен бути вмотивованим. Адже тільки продумане, вмотивоване вживання слова в тексті документа виправдовує його появу в цьому тексті, незалежно від того, яке це слово за походженням, яке місце в літературній мові воно посідає. Перевіряється вмотивованість вживання слова у тексті таким чином: якщо вся увага читача зосереджена на змісті документа, а сама форма (словесне його вираження) сприймається ним як щось органічно злите зі змістом, невіддільне від нього, – значить добір у цьому тексті мотивований, доцільний. Якщо ж увага читача раз у раз відривається від змісту, якщо окремі слова ділового папера викликають у нього зневіру, здивування, обурення – то це означає, що укладач документа не продумав його до кінця, не вибрав найдоцільніших у цій ситуації слів, що його вибір не був мотивованим, а скоріше випадковим (це може пояснюватися і недостатніми знаннями автора документа і його мовною невправністю, байдужістю до стильових якостей документа).
Офіційно-діловий стиль використовує в чотири рази більше високочастотної лексики, ніж художній. Причиною цього є потреба забезпечити адекватність і точність передавання інформації, швидке оброблення документів, тому однотипні поняття позначаються однотипними лексемами, не замінюються синонімічними, щоб не спричинити різночитання.
Досить часто при перекладі з російської мови слід пам'ятати, що до одного слова у російській мові в українській існує цілий синонімічний ряд /два і більше відповідників/.
Порівняємо: рос. заместитель – укр. заступник, замісник.
/заступник – це офіційна назва постійної особи; замісник – це людина, що тимчасово виконує чиїсь обов'язки/. Російському слову "положение" в українській мові відповідає три слова: положення, становище, стан. "Положення" – це зведення правил, законів. /"Положення про вибори"/, наукове твердження /основні положення фізики/, спосіб розміщення тіла в просторі /вертикальне положення/. "Стан" – це слово, що означає суму якостей чогось на певний момент /стан фінансів, стан хвороби/. "Становище" – це обстановка, ситуація, обставини життя людини і суспільства /міжнародне становище, офіційне становище, знайшли вихід із становища/.
