Відповідно до загальних ознак документи поділяють на2:
1. За способом фіксації інформації:- письмові - рукописні або виготовлені за допомогою друкарських пристроїв та розмножувальної техніки;- графічні - документи, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, рисунки, малюнки, схеми, плани); - фото- й кінодокументи - створені способом фотографування й кінематографії (фото- і кіноплівки, фотокартки); - фонодокументи - створюються за допомогою будь-якої системи звукозапису й відтворюють звукову інформацію (запис під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).
2. За призначенням: - організаційні - документи, які закріплюють функції, обов'язки та права органів протягом тривалого часу (положення, статути, правила, інструкції тощо); - розпорядчі - документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в конкретній установі, організації, фірмі, на підприємстві (постанови, розпорядження, накази, вказівки, ухвали тощо); - інформаційні - документи, що містять інформацію про фактичний стан справ в установі. Вони є підставою для прийняття розпорядчих документів і мають допоміжний характер порівняно з організаційно-розпорядчою документацією. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома (довідки, протоколи, акти, доповідна і пояснювальна записка, доповіді, звіти, плани робіт тощо)
3. За назвою: - заява; - автобіографія; - резюме; - протокол; - наказ; - доручення;- розписка тощо.
4. За походженням: - службові-документи, що стосуються діяльності підприємств, установ, організацій; - особисті - документи, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання службової діяльності.
5. За місцем складання: - внутрішні - документи, чинні в межах організації, установи, де їх складено; - зовнішні - документи, які є результатом спілкування між різними установами, організаціями чи службовими особами, що їх представляють (вхідні та вихідні документи).
6. За формою: - стандартні (типові) - документи, складені за зразком, мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов'язковими, строго регламентованими правилами. Документи високого рівня стандартизації (трафаретні) виготовляються друкарським способом: незмінна частина тексту документа існує у вигляді бланка, а для змінної залишають вільні місця;
- індивідуальні - документи, які створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій.
7. За терміном виконання: - нетермінові (звичайні, безстрокові) - документи, які розглядають згідно з черговістю надходження; термінові - документи, термін розгляду яких визначено законом, відповідним правовим актом або адміністрацією, а також документи, що мають позначку "Терміново" або ,Дуже терміново".
8. За ступенем гласності: - несекретні (звичайні, для службового користування);
- секретні (таємні) або цілком секретні (цілком таємні) - документи цього виду мають спеціальну позначку "Таємно" або , Дуже таємно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.
9. За стадіями створення: - оригінали - основний вид документа, перший і єдиний його примірник;
- копії-це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види копій: а) відпуск - повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг - копія не всього документа, а лише його частини, наприклад, витяг з протоколу; в) дублікат - другий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.
10. За складністю: - прості - містять інформацію з одного питання; - складні - містять інформацію щодо двох і більше питань,
11. За терміном зберігання: - тимчасового зберігання-термін зберігання встановлюють у межах 10 років; - тривалого зберігання - термін зберігання обмежується 10 роками; - постійного зберігання - для цих документів не існує терміну давності.
12. За технікою відтворення:- рукописні; - відтворені механічним способом; - відтворені електронним способом.
13. За спеціалізацією: - загальні; - з адміністративних питань; - спеціалізовані - сукупність документів, які взаємодіють, створюють цілісність. Виділяють системи документації з фінансових, юридичних, комерційних та інших питань.
Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством, або діловодством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні - створюють документи, інші забезпечують їх передавання, треті керуються документами в практичній діяльності.