Писемне мовлення — універсальний засіб спілкування людей. За допомогою писемної мови думки і почуття передаються від покоління до покоління. Писемне мовлення — переважно монологічне, має свої лексичні й стилістичні особливості. У писемному мовленні є точний добір лексики.
Формою писемного спілкування є документ — основна одиниця офіційно-ділового стилю. Документ — це матеріальний об'єкт (папір, перфокарта, дискета, магнітна стрічка, диск), що зберігає конкретну інформацію про факти, явища, події та усе інше, пов'язане з розумовою діяльністю людини. Отже, документ — це і носій, і джерело інформації, що може бути використана у різноманітних галузях людської діяльності.
ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ
1)документ видає повноважений орган або особа відповідно до її компетенції. 2)документ не може суперечити чинному законодавству. 3) повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах та містити конкретні й реальні пропозиції і вказівки. 4)документ слід складати за встановленою формою. 5)документ має бути бездоганно відредагований та оформлений.
Як джерело та носій інформації документи широко використовують у повсякденному житті, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації підприємств, установ та закладів різного типу, є підставою для прийняття рішень та проведення довідково-пошукової роботи, є засобом засвідчення, спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджуються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між людьми та державами.
У людському суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна. Похідними від основної є функції доказова, облікова та управлінська1.
Дотримання цих вимог у практичній роботі з документами дає змогу скоротити час на їх складання та опрацювання, а також організувати чіткий контроль за проходженням і виконанням, налагодити нові ділові відносини та продемонструвати ступінь володіння навичками професійного спілкування.
Правильно складений та оформлений документ є свідченням високого рівня культури його виконавця. Тому важливим і неодмінним складником фаховості майбутнього працівника будь-якого профілю є набуття вмінь та навичок роботи з документами.
