Документ (від лат. documentum – доказ, свідоцтво, взірець, приклад, зразок) – це зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати. До загальних функцій документа належать:
інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа; соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, бо його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою; комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо). Вимоги до укладання і оформлення документів: не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного та адміністративного права; видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією; відповідати своєму призначенню, назві та укладатися за відповідною формою; бути достовірними, переконливими; бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.
