Заява — це документ, у якому приватна чи посадова особа звертається з проханням тобто пропозицією на адресу установи чи посадової особи. Офіційне повідомлення в усній формі, в якому викладається певне прохання, теж називається заявою. За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні і зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті.
Заяви бувають:
- зовнішні:
-особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);
-службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса установи, підприємства з усіма належними реквізитами.
- внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги.
Заява може бути:
— простою (викладається тільки прохання);
— мотивованою (вказується мотивація прохання);
— складною (заява містить додатки).
Реквізити: У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:
-адресат(назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява);
Ліворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява (назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява).
-адресант(назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою);
Нижче у стовпчик - назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по-батькові, адреса того, хто подає заяву. Якщо заява адресується до тієї організації, де працює адресант, домашню адресу не зазначається. (назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою);
- назва виду документа;
Нижче реквізиту адресат посередині рядка слово "Заява" пишеться з великої літери й крапка не ставиться.
-текст. З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обгрунтуванням.
-підстава (додаток): перелік документів доданих до заяви на підтвердження її правомірності. Цей реквізит застосовується у написанні складної заяви.
Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч - підпис особи, яка писала заяву.
-дата;
-підпис.
Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.
