13.Общие и специфические функции документа.
Общие функции документа:
– информативная (документ создается для сохранения информации);
– социальная (документ определяется той или иной социальной потребностью и, следовательно, является социально значимым);
– коммуникативная (документ выступает в качестве средства связи между учреждениями или учреждениями и частными лицами);
– культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции).
Специальные функции документа:
–управленческая (документ представляет собой инструмент управления);
– правовая (документ закрепляет правовые нормы);
– функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества).
Функции определяют требования к документу:
– соблюдение норм официально-делового этикета;
– лаконичность и информативность содержания – например, письмо не должно превышать объема 1-2 страниц, одновременно документ должен быть достаточно информативен. Недостаточность информации может вынуждать к дополнительным запросам, избыточность – привести к затруднению восприятия сути документа;
– объективность информации предполагает, что деловое письмо отражает реальное состояние дел и дает непредвзятую оценку событий;
– структурированность изложения, или композиция, – это последовательность расположения составных частей документа (аспектов). Модель аспекта состоит из двух частей: первая часть содержит информацию об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет предполагаемые, желательные события (просьбы, предложения, требования);
– унификация, т. е. становление единообразия состава и форм управленческих документов, и стандартизация – форма юридического закрепления унификации. В рамках унификации и стандартизации создана Единая государственная система документации, изданы ГОСТы, развивается система, связанная с электронными видами коммуникации.
