Ко второй половине 19 в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: документация – в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий: документный – относящийся к документу. В «Толковом словаре» В.И. Даля дано толкование документа как любой важной бумаги, а также диплома, свидетельства. Производный термин «документный» составитель толковал как «к документу относящийся». Таким образом к концу 19 в. наблюдается тенденция к сужению понятия «документ».
С начала 20 в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации – науки о совокупности документов и области практической деятельности – Поль Отле.
Поль Отле ( 1868 – 1944 ) и его сподвижник и единомышленник Анри Лафонтен (1854 – 1943) разрабатывали теорию документации в стенах Международного библиографического института, созданного в Брюсселе в 1895 г. и в 1931 г. переименованного в Международный институт документации.
П. Отле впервые ввел в научный оборот понятие «документ» в значении, близком к широкому значению понятия «книга». Его основной труд – изданный в 1934 г. фундаментальный «Тракт о документации».
Объясняя понятия «книга» и «документ», П. Отле подчеркивал, что книга – это термин, употребляемый условно для обозначения всего массива документов. Он объединяет в себе не одну только книгу в собственном значении слова, рукописную или печатную, но и журналы, газеты, рукописи и графические репродукции, чертежи, гравюры, карты, схемы, диаграммы, фотографии и т. д. Ученный рассматривал понятия «книга» и «документ» как синонимичные.
П. Отле впервые использовал комплексный подход к типологической классификации документов,
учитывающий содержание и форму документа, в «Трактате о документации».
Всю совокупность документов ученный разделил на 3 основных класса:
1. Документы библиографические – тексты которые традиционно считают произведениями письменности и печати. (брошюры, монографии, очерки, трактаты, словари, энциклопедии)
2. Другие графические документы – нетекстовые документы. (картографические, изобразительные, нотные)
3. Документы заменители книги. ( диски, фонограммы, кинофильмы)
Таким образом Поль Отле вошел в мировую историю документоведения как основоположник документации – науки и практики. Он первым не только ввел в научный оборот базовое понятие «документ» но и раскрыл его самый широкий смысл. П. Отле предпринял первую попытку комплексной классификации документов по совокупности признаков. Впоследствии теоретические мысли отечественных и зарубежных специалистов двигались в том же направлении, что и мысль документалиста П. Отле.
