25. Описание документов и дел.

Основная специфика при описании документов личного происхождения заключается в составлении заголовка. В основе заголовков лежат уже известные элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов. При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы. Рассмотрим приемы составления заголовков на основные материалы фондов личного происхождения. В заголовке на рукопись указывают автора, название произведения, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства, например: А. П. Островский. «Доходное место». Пьеса. Если в рукописи отсутствует название, то в заголовке указывается ее первая строка, например: 
132 
Б.П.Корнилов. «Без тоски, без грусти, без оглядки...». Стихотворение. В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопроса, а также наличие приложений, приписок и других особенностей, например: Письма А. М. Коллонтай В. Л. Юреневой. В письмах родственников рекомендуется указывать их родственные связи, а в письмах замужних женщин — фамилию писать по мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фамилию их первого мужа, например: Письма В.А.Жуковского М.А.Вяземской (урожденной Столыпиной, по первому мужу Бек). В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое содержание записей, фотографий и других материалов с обозначением их авторства, а также отражают внешние особенности альбома, например: Альбом К.К.Олимпова со стихотворениями С.Д.Дрожжина, А. А. Коринфского и др.;рисунками И. Е. Репина, С. И. Пичугина. В бархатном переплете. В тех случаях, когда альбом имел конкретное название, оно указывается до раскрытия его содержания, например: Альбом 77. И. Карпова «Книжка 44 уродов — портретов писателей с их автобиографиями» с зарисовками и записями Д. М.Алтаузена, В. В. Вишневского, Я. Купалы и др. Заголовок на записные книжки составляется очень кратко: в нем указывают вид дела и автора, например: Записные книжки П. С. Каржановского. В фондах личного происхождения очень часто на книгах, альбомах и других материалах встречаются дарственные надписи выдающихся лиц. В этих случаях составляют заголовок на дарственные надписи, в котором указывают автора надписи, корреспондента (кому она предназначена) и на чем она сделана, например: Дарственные надписи Ф. И. Шаляпина и Иолы Торнаги. В заголовках на биографические, служебные, имущественно-хозяйственные материалы, а также на материалы общественной деятельности и бытового характера указывают виды документов или Дела, автора, краткое содержание и особенности материалов: авторские правки, газетные вырезки и т.д., например: Рецензии о творчестве М. В. Исаковского. Газетные вырезки. В заголовке на названные материалы после основных элементов Необходимо указать в круглых скобках виды документов, например: Материалы о праздновании дня рождения и 50-летия литературной деятельности И.А.Крылова (тексты приветствий и тостов, телеграммы). В заголовках на фотографии указывают вид документа, инициалы и фамилии изображенных лиц, событиеПри описании фотографии местностей и пейзажей в заголовке кроме вида документа дается описание изображения. Если на фотографии сделаны дарственные надписи, то это отмечается в заголовке с указанием лиц, которым они адресованы, например: Фотография А. Павловой с дарственной надписью А. А. Бахрушину. Основными изобразительными материалами в фондах личного происхождения являются рисунки, чертежи и тому подобные материалы. В заголовках на рисунки, эскизы, чертежи, гравюры кроме характера материалов указывают автора, корреспондента, дают описание изображения, а также отмечают наличие дарственных надписей и других особенностей, например: Офорты с видами городов Германии с дарственными надписями А. И. Тургеневу студентов Геттингенского университета. Гравюры Т. Г. Шевченко «В шинке» и «Ростовщик» с дарственными надписями В. М. Лазаревскому. Медная доска с гравированным портретом В.А.Жуковского работы Ф. Вендрамини с оригинала О. А. Кипренского. При неустановленном авторстве документов и дел личного происхождения в заголовке пишут «неустановленный автор», например: Письмо А. С. Пушкина не установленному лицу с обращением Иван Сергеевич. При описании не полностью сохранившихся материалов указывают степень их полноты: отрывок, неполный текст, без конца, например: К. С. Семенов. «Воспоминания». Отрывок. Письмо Г. С. Петрова Л. К. Игнатьеву. Без конца.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Описание начинается в делопроизводстве учреждений и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический спи-^: сок тех документов, которые будут сформированы в дела.

В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворительно или совсем не описанные.

При обработке значительного комплекса документов описание В архивах производится на карточках, что помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.

Название учреждения, как Вы знаете, является в тоже время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, то оно дается в скобках после полного наименования учреждения.

Имейте в виду, если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последние название.

Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например, “руководство” и т.д.

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов. Составление заголовка является самым трудным и важным при описании.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат : составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.

Помните : в качестве крайних дат для документов входящих приняты даты  входящей регистрации, для исходящих и внутренних - даты составления или подписания документов.

Будьте осторожны : документы могут быть подшиты не в хронологической последовательности.

Особое внимание следует уделить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов.

Знайте :

Декреты, законы, указы, постановления, приказы - для них крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то дата определяется моментом опубликования или вступления документа в силу.

Планы, отчеты, сметы - крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.

Книги (кассовая , учета, регистрации) - крайние даты определяются первой и последней записями.

Копии документов - крайними датами являются даты их изготовления, а не даты оригиналов.

Помните : на практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судебных дел. В этих случаях указываются 3 даты :

Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.

Архивный шифр - это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.