Первые попытки правительства ввести регулярный и систематический учет чиновничества при помощи формулярных списков относятся к 1764 г. Формулярным спискам чиновников предшествовали аттестаты и описания службы, необходимость которых при представлении чиновника к награждению чином или при отставке фиксировалась в указах: от 3 марта 1763 г. «О имении гражданским чиновникам, представляемым к отставке или к награждению чинами, аттестатов о беспорочной их службе» и от 10 марта 1763 г. «О подробном описании службы чиновников, представляемых к награждению на Высочайшее усмотрение». Но эти документы представлялись не регулярно, а только в связи с отставкой или награждением чином отдельных чиновников! Формулярные (послужные) списки - это форма систематического и регулярного учета всего чиновничества, существовавшая с середины XVIII в. до 1917 г. Формуляр послужных списков складывался, главным образом, на протяжении 60-90-х годов XVIII в. и претерпевал некоторые изменения в середине ХIХ в. Эти изменения отражали усиление внимания правительства к тем или иным аспектам социальной и служебной деятельности чиновника. Итак, в последней четверти XVIII в. формулярные списки выполняли функцию типичного статистического источника, о чем говорит и факт составления, начиная с конца XVIII в., так называемых групповых формулярных списков, в которых приводились сведения о чиновниках всего учреждения, а для местных учреждений - и целой губернии. Такая практика сохранялась и на протяжении XIX в.
