Создание бизнес процессов начинается с их описания. Можно выделить 3 типа описания — текстовый, табличный и графический. Естественно, в чистом виде они встречаются редко. В большинстве случаев мы комбинируем эти методы, в том или ином виде.
Текстовый Наверное самый простой в реализации и распространенный вариант. Все, что происходит в бизнес процессе описывается словами, т.е. в итоге у нас получается текст.
Плюсы описания бизнес процессов текстом
• Очень просто сделать — просто садись и пиши.
• Не требует специальных навыков
Минусы
• Текст сложно обрабатывать — работа с массивами текста весьма сложна, ведь нам нужно найти суть, скрытую за словами.
• Затрудняет целостное восприятие процесса — читая вторую страницу, можно уже забыть, что было на первой. Очень тяжело читать текст, описывающий сложный, разветвленный процесс. Приходится постоянно возвращаться назад, чтобы понять о чем речь. В итоге восприятие картины целиком нарушается.
• Сложно структурировать и анализировать — процесс может иметь множество путей развития. Это значит, что в зависимости от результатов, событий и условий, мы выполняем разные действия в процессе. Подсказка — используйте структурированные списки
Табличный По крайней мере намного лучше текстового описания. Самая большая сложность заключается в том, чтобы подготовить хороший шаблон таблицы, в которую, собственно, потом уже внесут данные.
Плюсы описания бизнес процессов текстом в виде таблиц
• Относительно просто подготовить — подготовить шаблон не так сложно. Главное чтобы он был понятен тем, кто будет его заполнять. Кроме того, все программы для работы с таблицами (например Excel) позволяют добавлять описание к ячейкам таблицы.
• Относительно просто заполнить шаблон Для этого не нужны специальные навыки и знания.
• Наличие структуры — таблица сама по себе уже предполагает некую структуру.
• Удобство обработки цифровых данных — с цифрами лучше всего работать в таблице. Так что для данного типа данных, этот тип описания подходит лучше всего. Данные в таблице, даже текстовые, гораздо удобнее сравнивать и анализировать.
Минусы
• Не компактно — описание больших процессов, со всем множеством подпроцессов и элементов, будет выглядеть как «простыня».
• Отсутствует необходимая детализация — для того чтобы таблица имела более компактный вид, количество данных должно быть ограничено. Это значит, что даже если вы вносите текст в таблицу, он должен быть ограничен. А значит добиться необходимой детализации может стать не просто.
• Нет целостности восприятия — большое количество данных не способствует этому.
• Сложно отобразить ветвления
• Требует подготовки — нужно потратить время на подготовку хорошего шаблона. Подсказка — располагайте подпроцессы, операции в строках, а данные в столбцах. Это облегчает восприятие. Вместо одной, большой таблицы, используйте связанные таблицы.
Описание в виде схемы — лучший тип описания.
Плюсы описания бизнес процессов в виде модели
• Простота восприятия — наш мозг устроен таким образом, что картинку мы воспринимаем быстрее чем что либо.
• Целостность восприятия — 1 схема представляет из себя модель процесса на определенном уровне. Это значит, что схема сразу дает нам представление о процессе в целом. В частности о его границах, основных элементах и т.д. Если процесс детализируется на нескольких уровнях, то схемы все равно остаются связанными.
• Необходимая и достаточная детализация — в тоже время, на схеме можно отобразить относительно большо количество деталей, без потери качества восприятия.
• Наглядное отображение ветвлений и путей развития процесса
• Удобство автоматизации — многие программные инструменты позволят переводить диаграммы в языки программирования, что очень сильно упрощает жизнь разработчикам и внедренцам ПО.
Минусы
• Требует специальных навыков
• Относительно больше время на подготовку описания
Подсказка — для описания бизнес процессов может быть достаточно 3-5 графических элементов (фигур).
