Функції -- заздалегідь визначені формули, які виконують обчислення по заданих величинах, що називаються аргументами, і в зазначеному порядку. Ці функції дозволяють виконувати як прості, так і складні обчислення. Наприклад, функція ОКРУГЛ округляє число в даній комірці.
Структура функції починається зі знака рівності (=), за ним іде ім'я функції, що відкриває дужка, список аргументів, розділених комами, що закриває дужка.
Для появи списку доступних функцій клацніть комірку і натисніть клавіші SHIFT+F3.
Існують різні типи аргументів: число, текст, логічне значення (ИСТИНА й ЛОЖЬ), масиви (масив - це об'єкт, що використовується для одержання декількох значень у результаті обчислення однієї формули або для роботи з набором аргументів, розташованих у різних комірках і згрупованих по рядках або стовпцях. Діапазон масиву використовує загальну формулу; константа масиву являє собою групу констант, що використовуються як аргументи.), значення помилки (наприклад #Н/Д), або посилання на комірку. Як аргументи використаються константи (константа - це постійне (не обчислюване) значення. Вираження й результат обчислення вираження константами не є.), формули, або функції. У кожному конкретному випадку необхідно використати відповідний тип аргументу.
Спливаюча підказка із синтаксисом й аргументами з'являється після уведення функції. Наприклад, що спливає підказка з'явиться після уведення =ОКРУГЛ(. Спливаючі підказки з'являються тільки для убудованих функцій.
Діалогове вікно Майстер функцій полегшує уведення функцій при створенні формул, що містять функції. При уведенні функції у формулу діалогове вікно Майстер функцій відображає ім'я функції, всі її аргументи, опис функції й кожного аргументу.
У деяких випадках може знадобитися використання функції як одного з аргументів (аргумент - це значення, використовувані функцією для виконання операцій або обчислень. Тип аргументу, що використовується функцією, залежить від конкретної функції. Звичайно аргументи, що використовуються функціями, є числами, текстом, посиланнями на комірки й іменами.) іншої функції. Наприклад, у формулі функція СРЗНАЧ вкладена у функцію ЕСЛИ для порівняння середнього значення декількох значень із числом 50.
Вкладена функція, що використовується як аргумент, повинна обчислювати відповідному цьому аргументу тип даних. Наприклад, якщо аргумент повинен бути логічним, тобто мати значення або ИСТИНА, або ЛОЖЬ, те вкладена функція в результаті обчислень теж повинна давати логічне значення або ИСТИНА, або ЛОЖЬ. Інакше з'явиться повідомлення про помилку «#ЗНАЧ!».
У формулах можна використати до семи рівнів вкладення функцій. Коли функція Б є аргументом функції А, функція Б перебуває на другому рівні вкладеності. Наприклад, припустимо, що функції СРЗНАЧ і СУМ уважаються функціями другого рівня, тому що обидві вони є аргументами функції ЕСЛИ. Функція, вкладена як аргумент у функцію СРЗНАЧ, буде функцією третього рівня й так далі.
Майстер функцій - це модуль (підпрограма), вбудована в пакет EXCEL, що здійснює користування вбудованими функціями та полегшує користування ними. Можна вводити функції вручну, якщо знати їхній синтаксис, але бувають випадки, коли функція дуже складна і ручний ввід не є зручним. Тоді легше використовувати Майстер функцій (рис.1). Його можна відкрити за допомогою виконання команди Функція меню Вставка.
Вікно майстра функцій складається з декількох частин. У верхній частині є поле для заповнення назви потрібної функції та кнопка швидкого пошуку. Трохи нижче розташовано поле функцій, що розкривається. За його допомогою можна відкрити всі функції, ті 10, що востаннє використовувались, функції певної групи тощо. У полі, що розташовано іще нижче, одразу ж виводяться функції, які «замовив» користувач. За замовчанням відкривається 10 функцій, що востаннє використовувались. Нижче цього поля можна знайти синтаксис написання обраної (виділеної) функції та її коротке описання. Якщо користувач вважає інформацію по функціях, надану у віконці, недостатньою, можна викликати натисканням гіперпосилання довідку з приводу даної функції.
