В результаті використання ІС користувач має отримувати інформацію, що є корисною для виконання функцій управління і прийняття рішень. Корисність інформації прийнято оцінювати за тим ефектом, який ця інформація здійснює на результати управління.
Ознаки корисності інформації для користувача ІС
- Своєчасність (Timeliness).
- Достатність (Sufficiency).
- Рівні деталізації та агрегації (Level of detail and aggregation).
- Зрозумілість (Understandability).
- Недопущення викривлення (Freedom from bias).
- Релевантність (Decision relevance).
- Зіставлюваність (Comparability).
- Надійність (Reliability).
- Надмірність (Redundancy).
- Економічна ефективність (рентабельність) (Cost Efficiency).
- Квантифікація (можливість кількісного вираження якісної інформації) (Quantifiability).
- Прийнятність формату (Appropriateness of format).
Своєчасність
Своєчасність означає, що інформація має бути доступною для користувача до того моменту, поки вона для нього має значення.
Достатність
Достатність трактують, по-перше, як достатній обсяг вибірки для бажаної точності розв’язання завдань управління, і, по-друге, як достатньо довгий часовий горизонт для правильного оцінювання ефективності прийнятих рішень.
Рівні деталізації і агрегації
Найкращим вважають такий підхід до організації бази або сховища даних, який забезпечує доступ до зовсім незгрупованих даних. Система має забезпечувати зручний механізм вибору способу та рівню групування. Цю вимогу задовольняє технологія OLAP.
Зрозумілість
Для ефективного використання інформація має бути зрозумілою для користувачів. Вирішення цього питання полягає у спрощенні представлення даних в базі даних без втрати їх значення. Одним із аспектів зрозумілості даних є схема їх кодування.
Для забезпечення зрозумілості призначення полів необхідним є включення в систему електронного словника даних. Він має забезпечувати пояснення для всіх полів, а також для найменувань цих полів.
Недопущення викривлення
Дані у базі даних мають бути достатньо повними і репрезентативними, щоб правильно відображати суть економічного процесу.
Викривлення стосовно суті економічного процесу спричиняє проблеми: неможливість подання даних відносно часового горизонту, неможливість зіставлення даних або неможливість здійснення процедури відбору зразків даних.Наприклад, якщо ІС має підтримувати маркетингові дослідження, то включення до бази даних ІС інформації тільки з одного регіону країни може негативно вплинути на результат.
Релевантність
Якщо дані доступні для користувача, то він може їх використовувати, незважаючи на їх доречність чи недоречність. Наприклад, багато користувачів, застосовуючи методи регресії, вводять у модель кожну змінну, яку вони тільки можуть подати в ній, сподіваючись на доречність цієї змінної в розв’язку задачі. Необхідно захистити користувачів від такого підходу та надавати їм лише ті дані, які можуть бути використані в моделі та дійсно будуть доречними для рішення.
Зіставлюваність
Зіставлюваність означає, що для критеріїв умови порівняння мають бути однаковими. Визначення умов залежить від ситуації, яка розглядається. Наприклад, доречним може бути, щоб дані належали одному часовому періоду або репрезентували одну й ту саму сукупність показників.
Надійність
Оскільки користувачі вважають, що дані є правильними, якщо вони включені до бази даних, то розробникам необхідно гарантувати їх точність та цілісність бази даних.
Надмірність
Слід зберігати і використовувати мінімально можливий обсяг інформації. Деяка надмірність інформації є корисною у випадках:
- збереження тієї самої інформації у двох базах даних з метою відновлення у разі пошкодження однієї з них. Надмірність також гарантує істинність даних у конкретному полі;
- задоволення непередбачуваних запитів у разі появи нових потреб користувачів.
Економічна ефективність (pентабельність)
Користь від використання даних в процесі управління має переважувати витрати на їх одержання, збереження і оброблення. При цьому необхідно оцінювати поліпшення виконання функцій управління або приріст прибутку від здатності користувача приймати краще рішення.
Зазвичай, необхідно враховувати прямі витрати на здобуття інформаці, а також втрати від невикористаних можливостей, тобто від невключення до бази даних корисної інформації.
Квантифікація (можливість кількісного вираження якісної інформації)
Термін кількісність не означає, що всі показники виражені в кількісному вимірі. Скоріше він допускає, що дані піддаються кількісному оцінюванню на прийнятному рівні і потім над ними можуть виконуватися відповідні операції. Рівень кількісності, виражений у вигляді шкали, визначає типи математичних операцій, що можуть бути виконані над даними.
Використовують такі види числових шкал: номінальні шкали (шкали назв), порядкові (рангові) шкали, інтервальні шкали, пропорційні шкали (шкали відношень).
У номінальних шкалах визначають взаємно однозначну відповідність між типами еквівалентних об’єктів, котрі мають таке саме проявлення досліджуваної властивості, і дійсними числами.
Виміри в шкалах назв дають змогу визначити лише відношення тотожності або відмінності між порівнюваними показниками. Крім того, для таких шкал допустимі всі види однозначних функціональних перетворень, зокрема деякі статистичні операції (обчислення частот, виділення багаточисельних типів тощо).
Порядкові (рангові) шкали дають змогу зіставляти альтернативи (об’єкти) між собою за допомогою загальної ознаки. У порядкових шкалах відбувається упорядкування об’єктів за певною вибраною ознакою.
Рангова шкала не дає змоги визначити, на скільки або у скільки разів альтернатива A краща за альтернативу B.
Якщо оцінки якісних характеристик об’єктів даються в балах, то порядкові шкали прийнято називати бальними оцінками.
Інтервальні шкали. Якщо упорядкована множина складається з дійсних чисел, то кажуть, що вимірювання виконуються за інтервальною (рівномірною) шкалою. Оцінювання за шкалою інтервалів залежить від двох довільно вибраних коефіцієнтів: початку відліку і масштабу, котрий установлює одиниці вимірювання. Інтервальна шкала використовується у термометрах Цельсія чи Фаренгейта.
Шкали інтервалів не мають властивостей адитивності, тому до них не можна застосовувати жодної з основних арифметичних дій.
Пропорційні шкали (шкали відношень) є подальшим розвитком рангових шкал і знаходяться на найвищому серед вищеназваних шкал рівні, тому що вони мають найбільшу гнучкість за маніпулювання даними. Вони мають всі властивості інших шкал, а також властивість адитивності.
До шкал відношень можна застосовувати всі арифметичні і статистичні дії. Ці шкали, як правило, застосовують для вимірювання технічних і фізичних характеристик, для яких існує природна нульова точка (початок відліку), що породжується законами функціонування зіставлюваних систем.
Прийнятність формату
Останнім визначальним фактором корисності інформації є можливість її відображення в прийнятному стилі. Це стосується способу подання даних, порядку, в якому дані сприймаються користувачем, і кількості та видів графіків, що використовуються в ІС.
