Усі документи, пов’язані з обліком та фінансовими діями приватних осіб, установ, організацій, підприємств, об’єднуються у групу обліково-фінансових документів.
Документацією обліково-фінансового призначення вважається доручення, розписка, акт, відомість, накладна, список, таблиця, перелік, віза, субсидія, ваучер, приватизаційний сертифікат, довідка про присвоєння ідентифікаційного номера.
Фінансово-розрахункові операції проводяться при підтвердженні їх відповідними документами, призначення яких забезпечувати:
- повну схоронність грошових коштів та інших цінностей
- точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;
- своєчасне відображення виробничих операцій;
- запобігання фінансових порушень і зловживань;
- можливість документального обґрунтування відповідальності
- службових/посадових осіб;
- складання бухгалтерської та іншої звітності;
- право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах.
Обліково-фінансова документація має високий рівень стандартизації.
До неї належать: акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акцепту, гарантійні листи; заяви-зобов’язання на одержання кредиту чи позики, заяви на відкриття рахунка в банку, заявки для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення; доручення на представництво інтересів та на здійснення угод, на отримання власних грошей, список, розписка.
АКТ
Акт — це офіційний документ правової чинності, який підтверджує факти, події, закони, постанови, вчинки, пов’язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб.
Акт складається експертними комісіями, представниками сторонніх організацій, або спеціально уповноваженою особою (інспектором, ревізором) на підставі обстеження в присутності свідків.
Акти складаються з різних причин. Це можуть бути підсумки обстеження чи ревізій, прийом та передача головних засобів виробництва під час прийняття, звільнення чи переведення працівника, зміна керівництва, інвентаризація, нещасні випадки, аварія тощо.
Акти прийому-передання, обстеження чи ревізій набувають юридичної сили лише після того, як документ затвердила вища інстанція або відповідальний керівник установи чи організації.
Класифікаційні ознаки актів як документа:
- за походженням — службовий;
- за місцем створення — внутрішній/зовнішній;
- за призначенням — обліково-фінансовий;
- за напрямом — вихідний;
- за формою — типовий;
- за ступенем гласності — звичайний;
- за стадіями створення — оригінал;
- за терміном виконання — безстроковий.
Розрізняють акти:- законодавчі — містять рішення щодо законів, указів, постанов;
- адміністративні — складаються на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ, підприємств.
Виклад і форма тексту актів мають визначений принцип, він має містити вступну і констатуючу частини. У вступній частині вказуються підстави для складання цього документа, перелічуються особи, що брали участь у його складанні, а також особи, що були присутні. У констатуючій частині викладається мета й завдання, характер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, даються висновки.
Послідовність розташування реквізитів акта:
- Назва підприємства, установи, де працює комісія.
- Гриф затвердження.
- Назва виду документа.
- Номер.
- Дата складання.
- Місто.
- Заголовок.
- Підстава.
- Склад комісії: голова комісії, члени комісії, присутні (свідки).
- Текст.
- Інформація про кількість примірників та їх призначення.
- Візування документа із розшифруванням підписів.
