Список (рос. список) - документ, який містить перелік назв предметів, об'єктів, осіб (їхніх прізвищ, імен, по батькові) у певному порядку і складається з метою інформування або реєстрації.
Найчастіше списки укладають у хронологічному або алфавітному порядку. Серед них найпоширенішим є алфавітний, який з переліком кого-небудь або чого-небудь за алфавітом. Якщо це список осіб, то ім'я та по батькові пишуться після прізвища.
Реквізити списку:
1. Штамп установи.
2. Назва виду документа й номер.
3. Тематичний заголовок.
4. Основна частина, що містить графи й рядки (обов'язковою є графа "№ з/п").
5. Підпис.
6. Дата.
7. Печатка.
Під час укладання списку на комп'ютері перелічувані об'єкти позначають по-різному: створюють нумерований список (1, 2, 3...), список-бюлетень (з використанням символів-маркерів), багаторівневий (з нумерацією розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів) тощо.
Перелік (рос. перечень) - перерахування предметів, осіб і об'єктів, на які поширюються певні норми й вимоги.
Список і перелік - дуже близькі за формуляром документи. Реквізити переліку - такі самі, як і списку.
Зразок переліку
Перелік документів, на які ставиться гербова печатка
Акти (приймання закінчених будівельних об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо). Аркуші погодження нормативно-правових актів.
Висновки й відгуки установ на дисертації й автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.
Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; про використання бюджетних асигнувань на заробітну плату; про нараховану й належну заробітну плату тощо).
Таблиця (рос. таблица) - перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами.
За способом подання наукового матеріалу таблиця належить до екстралінгвістичних (позамовних) засобів викладу. У вигляді таблиці, як правило, подають цифрові дані, якщо їх багато або виникає потреба зіставити певні показники. Таблиця - це такий спосіб подання інформації, при якому цифровий або текстовий матеріал групується в рядки та графи, відокремлені одна від одної вертикальними та горизонтальними лініями.
Матеріал у таблиці систематизований, на перший план виступають цифри. Не вживаються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше вживаються слова разом, всього, у тому числи
Реквізити таблиці:
1. Назва виду документа, номер.
2. Тематичний заголовок.
3. Заголовна частина, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться).
4. Основна частина, що містить графи й рядки (або боковик, головку та прографку).
5. Примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.
Таблиця має бути компактною й наочною. У комп'ютерному обробленні даних найчастіше виконують таблиці у форматі Microsoft Excel,
Для вставки таблиці в текст у редакторі Microsoft Word виконайте такі дії:
1. Установіть текстовий курсор у те місце, де плануєте вставити таблицю.
2. На панелі інструментів клацніть лівою кнопкою миші на опції Добавить таблицу.
3. Курсором миші виділіть потрібну кількість рядків (максимально - 4) та стовпчиків (максимально - 5) і клацніть лівою кнопкою миші.
Можна вставити таблицю й за допомогою меню Таблица, яке дасть змогу додавати або видаляти рядки й стовпчики, перетворювати текст на таблицю й навпаки, сортувати рядки за алфавітом.
За логікою побудови таблиці її логічний суб'єкт (позначення предметів, які в ній характеризуються) розміщують у боковику або головці; логічний предмет таблиці - у прографі. Заголовок кожної графи має бути якомога стислішим. Слід уникати повторів тематичного заголовка у заголовках граф, а одиниці виміру зазначати в тематичному заголовку.
У вигляді таблиць можна оформлювати й деякі інші документи, наприклад списки, переліки, акти, накладні, звіти, резюме, особові листки з обліку кадрів.
