Найпоширенішими видами службових записок є доповідна та пояснювальна записки. Доповідна записка — це документ, у якому викладається інформація про ситуацію, що склалася, про наявні факти, про виконану роботу. Вона може містити пропозиції, висновки, прохання автора.
За змістом доповідні записки поділяють на інформаційні, звітні, ініціативні. За походженням – внутрішні, зовнішні.
Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним, для зручності поділятися на частини. Текст доповідної записки має 2 частини: описову, в якій висвітлюється ситуація, що склалася; у другій – висновки і пропозиції або прохання.
Якщо доповідна записка надсилається з установи, то підписується керівником, укладається на бланку і має вихідний реєстраційний номер.
Пояснювальна записка — це документ, який з'ясовує зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, наказу, проекту тощо) або пояснює причини певного вчинку, події. Пояснювальну записку пише працівник на вимогу адміністрації, у деяких випадках – з ініціативи підлеглого.
Пояснювальну записку, що не виходить за межі установи, оформлюють на стандартному аркуша, що виходить за межі установи – на бланку і реєструють.
