.Текст огляду розбивається на розділи залежно від деталізації питань. Підписується огляд посадовою особою, розмножується й відправляється адресантамДовідка - це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Довідки поділяють на 2 групи:
o довідки, що містять інформацію про факти та події службового характеру;
o довідки, що засвідчують якийсь факт.
Найчисельнішою є друга група довідок. їх видають зацікавленим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи чи навчання, займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо. Довідки інформаційного характеру відображають індивідуальні ситуації. їх складають у відповідь на запити і подають у визначений термін. У довідці необхідно об'єктивно відображати стан справ, тому її складанню мають передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень, зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитись таблиці і додатки. Реквізити довідки:
o дата (проставляють дату підписання);
o індекс (проставляють у день підписання);
o місце складання чи видання;
o адресат (не зазначають, якщо в тексті вказано, куди пред'являтиметься видана довідка);
o назва виду документа;
o заголовок до тексту (зазначається у разі потреби);
o текст;
o позначка про наявність додатків (у разі потреби);
o підпис і відбиток печатки;
o позначка про виконавця (оформлюють у разі потреби). Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, досить
типові, то використовують уніфіковані трафаретні бланки, в яких частину тексту віддруковано й позначено місце для внесення деяких змінних реквізитів. Текст починають із зазначення в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту іноді зазначають, куди подаватиметься довідка, що видасться. Довідки, що направляються за межі установ, оформляють на загальних бланках.
Довідку підписує особа, яка її склала, керівник структурного підрозділу чи один із перших керівників установи. Якщо довідка має фінансово-матеріальний характер і виходить за межі підприємства, то її підписують керівник підприємства і головний бухгалтер.
Огляд - службовий документ, що складається для інформації підвідомчих або дочірніх організацій про хід робіт або підсумки їхнього виконання за певний період. Огляд є різновидом довідки. На відміну від довідки, що відображає стан справ окремого підприємства або установи, в огляді висвітлюються питання діяльності або її підсумки в ряді організацій за певний часовий проміжок.
Формуляр огляду складається з таких основних реквізитів:
o найменування виду документу;
* заголовок (із вказівкою предмету огляду та періоду, за який робиться огляд),
o дата й місце складання;
o текст із вступом, основною частиною й висновками;
o підпис особи, що склала огляд, відбиток печатки.
У тексті огляду також вказуються підстави складання документа, наводяться позитивні приклади, вказуються окремі недоліки в діяльності підприємств.
