Адреса - це точна вказівка місця проживання чи перебування кого-небудь або місцезнаходження чого-небудь, складена за певною формою.
Правила, встановлені Міністерством зв'язку, забезпечують якнайшвидше пересилання, зберігання і доставляння поштових відправлень. Основні з цих правил повинен знати кожний громадянин.
На всіх адресах пишеться:
1. Прізвище, ім'я та по батькові адресата або назва організації (у давальному відмінку).
2. Назва вулиці, номер будинку і квартири.
3. Назва населеного пункту, міста.
4. Назва району.
5. Назва області.
6. Поштовий індекс, присвоєний кожному відділенню зв'язку. Цей індекс призначений для машинного сортування кореспонденції.
Над адресою зазначається вид і спосіб пересилання:
o рекомендована бандероль;
* з повідомленням про вручення;
o з доставлянням додому;
o цінний на ... грн;
o вручити особисто;
o до запитання.
Зворотна адреса теж пишеться повністю. Прізвище відправника кореспонденції пишеться в називному відмінку. Від правильного написання адреси залежить оперативність працівників підприємств зв'язку.
Зразки адрес:
У міста України:
Адреса відправника, індекс Кушніренко Іван Федорович вул. Хрещатик, 5, кв. 20, м. Київ, 1, 01001
Адреса одержувача, Індекс Саленку Василю Петровичу вул. Б. Хмельницького, 20, кв. 1, м. Львів, 15, 79015
У сільську місцевість:
Адреса відправника, індекс Лебеденко Ігор Миколайович вул. Січових стрільців, 20, кв. 47, м. Івано-Франківськ, 76016
Адреса одержувача, індекс Саленко Галині Степанівні с. Зелений Гэй Дубнінський район Рівненська область 35612
Телеграма - це вид кореспонденції з гранично стислим текстом, викликаний необхідністю негайного втручання в певну справу, термінового інформування когось про щось. Текст телеграми містить лише словесну інформацію.
Телеграма пишеться суцільним текстом, без абзаців і переносів. Для складання тексту телеграми слід вибирати короткі слова, а службові (сполучники, прийменники) взагалі пропускати. Розділові знаки ставити лише тоді, коли їх відсутність змінює зміст; їх можна подавати як відповідними позначеннями, так і словами, повністю або скорочено (за бажанням відправника).
Числа у тексті пишуться літерами; заперечення НЕ не вилучають. Окрім цього, треба бути особливо уважними з добором слів не лише у зв'язку з потребами економії мовних засобів, а й з пошани до норм літературної мови.
Службові телеграми пишуться у двох примірниках. Перший примірник надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) - підшивають до справи.
ТУ частину телеграми, яку передають телеграфом, пишуть або друкують великими літерами через два інтервали; текст подають без абзаців.
Відомості, зазначені у нижній частині телеграфного бланка, друкують малими літерами, лише перше слово - з великої. Ці відомості в рахунок не включаються, каналами зв'яжу не передаються і відправником не оплачуються. Якщо телеграму оформлюють на чистому аркуші паперу, нижню її частину відокремлюють суцільною лінією.
Кількість слів у телеграмі не може перевищувати трьохсот. Якщо кількість слів перевищує норму, то відправник повинен поділити текст на довільні (умовні) частини і подати на телеграф кілька телеграм, кожна з яких матиме окремий номер:
Реквізити в телеграмі розміщуються в такій послідовності:
1. Назва виду документа (ТЕЛЕГРАМА).
2. Позначення про категорію телеграми.
3. Позначення про вид телеграми.
4. Назва пункту призначення (із зазначенням номера відділення зв'язку, за потреби - району та області).
5. Адреса одержувача (повна або умовна).
6. Прізвище адресата (у телеграмах, адресованих до сільської місцевості, крім прізвища, необхідно вказати ім'я та по батькові).
7. Номер документа, на який дають відповідь (у телеграмах-від-повідях).
8. Текст телеграми.
9. Вихідний номер телеграми.
10. Скорочена назва установи, що надсилає телеграму.
11. Посада й прізвище особи, яка підписала телеграму (в разі потреби).
12. Повна адреса, номер відділення зв'язку і назва установи - відправника телеграми (у нижній частині бланка).
13. Дата підписання телеграми.
14. Відбиток печатки установи-відправника.
У телеграмах підприємствам, установам, організаціям замість детальної адреси й повної назви адресата можна використовувати їх умовні чи скорочені позначення, які реєструються відділенням зв'язку. У цьому разі адреса зазначається у такій послідовності: пункт призначення, номер відділення зв'язку;
o умовна або скорочена адреса, присвоєна адресату та зареєстрована ним у відділенні зв'язку, з яким укладено договір доставляння телеграм;посада або прізвище адресата.
Відповідно до "Правил користування телеграфним зв'язком" телеграми переділяються на:
o внутрішні,
o міжнародні.
Внутрішні телеграми, у свою чергу, поділяються на:
o міжміські - ті, що приймаються відділенням зв'язку в одному населеному пункті, а доставляються до іншого;
o місцеві - ті, що приймаються та доставляються в межах одного населеного пункту.
Усі телеграми залежно від напрямку переділяються на:
o вихідні - ті, що приймаються від відправників у відділенні зв'язку;
o вхідні - ті, що доставляються адресатам відділенням зв'язку;
o транзитні - ті, що проходять через відділення зв'язку транзитом.
За категоріями телеграми поділяються на:
o поза категорією;
o позачергова; Президент України;
o вища урядова;
o термінова.
Телефонограма - це термінове повідомлення, що передається адресату по телефону (текст диктується і записується). Це найпростіша й найшвидша форма передання службових документів.
Зазвичай телефонограми оформлює і передає секретар-референт або інший працівник підприємства за дорученням керівництва. Оформлюють її на загальному чи трафаретному бланку або на чистих аркушах паперу.
Телефонограма має такі реквізити:
1. Назву організації.
2. Назву виду документа.
3. Дату (датою телефонограми є дата її передавання).
4. Реєстраційний індекс документа.
5. Адресат.
6. Текст документа.
7. Підпис.
8. Прізвище та номер телефону особи, яка передала документ, а також прізвище і номер телефону особи, яка прийняла документ.
Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають їх список із зазначенням номерів телефонів.
Обсяг тексту телефонограми не повинен перевищувати 50 слів. Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил:
^ привітатися, відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону;
^ назвати вид документа;
^ продиктувати текст телефонограми та переконатися у правильності запису його абонентом;
^ назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;
^ записати назву посади, прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.
Після прийняття та оформлення телефонограму передають для ознайомлення посадовій особі, на ім'я якої вона адресована.
Про передавання-приймання телефонограми роблять відповідний запис у журналі реєстрації телефонограм, а бланк з текстом телефонограми підшивають до папки поточних справ
Факс - це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що надходять до установ, організацій, фірм за допомогою спеціального апарата (телефаксу) телефонними каналами зв'язку.
Факс - це ксерокопія документа, що передається до організації. Наразі цей зв'язок використовують як засіб листування між агенціями, фірмами та установами.
Реквізити факсу такі:
1. Назва документа .
2. Дата.
3. Назва адресанта, установи, яка передає факс.
4. Прізвище, посада особи, що підписала документ.
5. Назва адресата, органвації та службової особи - одержувача факсу.
6. Тема.
7. Текст.
8. Кількість сторінок.
Текст факсу складається без скорочень.
Після закінчення передавання факсу адресант має одержати підтвердження (CONFIRMATION RETORT) про те, що адресат отримав інформацію.
Реквізити підтвердження такі:
1. Назва (код) фірми-одержувача.
2. Номер телефаксу,
3. Дата.
4. Кількість одержаних сторінок (р).
