Обов'язковий реквізит будь-якого документа. Підписують, як звичайно, перший примірник документа. До складу підпису входять:
- найменування посади (з лівого боку);
- підпис (між назвою посади і прізвищем);
- ініціали й прізвище особи, яка підписала документ (праворуч).
У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.
Якщо надсилають документ одночасно кільком установам, що належать до сфери управління установи, підписують тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилають засвідчені канцелярією примірники.
Два підписи і більше ставлять на документах, за зміст яких відповідає кілька осіб (грошово-фінансових документах, угодах тощо).
Підписи кількох службових осіб на документах розташовують один під одним у послідовності, що відповідає посаді,
Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні,: В актах, висновках та подібних документах, які уклала група або комісія, зазначають не посади осіб, які підписали документ, а розподіл їхніх обов'язків у конкретній комісії,
У вищих навчальних закладах та академічних наукових установах у назвах посад вказують науковий ступінь і наукове звання (професор, доцент, кандидат філологічних наук, доктор економічних наук тощо),
Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, яка тимчасово виконує ЇЇ обов'язки, або заступник. Тоді обов'язково зазначають посаду (в.о., заст. ініціали та прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять чорнилом або машинописним способом).
Не допускається підписання документа з прийменником за чи з похилою рискою перед найменуванням посади.
Документ колегіальних органів (протокол, рішення тощо) підписує голова та секретар колегіального органу.
