2. Оформлення сторінки
Управлінські документи оформляють на папері формату А4 (297x210мм) та А5 (148x210мм) Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля — ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм, верхнє — 20 мм; нижнє — 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).
Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні — на чистих аркушах паперу.
Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту Також не бажано:
1) відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;
2) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;
3) переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку
Нумерація сторінок, У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.
Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10мм від краю. Слово "сторінка" не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.
3. Оформлення титульної сторінки
Титульна сторінка — перша (іноді третя) сторінка книги, наукової роботи, реферату, яка містить відомості про автора, тему, призначення, місце і рік видання, назву видавництва тощо. Титул слугує для початкового знайомства з працею, тому важливо, щоб на ньому були зафіксовані відомості, які характеризують її.
Титул може містити такі елементи:
1) прізвище та ініціали автора;
2) назву установи, від імені якої видається праця;
3) заголовок, що характеризує тему;
4) підзаголовок, який уточнює тематику;
5) рік видання (написання);
6) серію, до якої належить друкована праця;
7) вказівку про тип видання (рекомендації, посібник тощо);
8) номер частини, тому, випуску;
9) черговість видання, починаючи з другого;
10) вказівку, з якої мови перекладено працю, прізвище перекладача і редактора перекладу;
11) прізвище автора вступної статті або післямови, укладача коментарів;
12) рекомендації відповідних установ ("Рекомендовано Міністерством освіти України як навчальний посібник"; "Затверджено до друку вченою радою Інституту мовознавства імені О.О.Потебні НАН України").
У збірниках статей прізвища авторів на титулі не зазначають, а друкують перед статтею або після неї.
Якщо праця написана колективом авторів, то їх прізвища зазначають на звороті титульної сторінки під анотацією або в передмові.
Ще на звороті титульної сторінки можуть зазначатися:
1) вказівки, за яким виданням друкується книга;
2) відомості про постанову вченої ради тощо;
3) повідомлення про матеріали, на основі яких укладено книгу;
4) першоназва книги, яка в іншому виданні вийшла зі зміною заголовка;
5) вказівка про присудження автору почесного звання за цей твір;
6) повідомлення про додатки на вкладних аркушах;
7) відомості мовою оригіналу про видання, що є основою для перекладача (місце видання, назва видавництва тощо).
Традиційно відомості на титульній сторінці оформляються посередині аркуша.
Якщо титул починається із ініціалів та прізвища автора, то їх пишуть на межі верхнього поля. Якщо ж на титулі є назва серії або інші відомості, то на межі верхнього поля пишуть їх, а прізвище автора зазначають через п'ять інтервалів від цих даних.
Назва книги пишеться великими буквами на 30-му інтервалі від верхнього зрізу сторінки. Якщо у заголовку декілька рядків, то кожний рядок пишеться через два інтервали.
Назва видавництва, місце і рік видання пишуться на межі нижнього поля маленькими літерами.
4. Рубрикація тексту
Рубрикація — це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.
Абзац — це відступ управо початковому рядку, яким починається виклад нової думки у тексті, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.
Типовий абзац має три частини:
1) зачин (формулюється мета абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова);
2) фраза (міститься основна інформація абзацу);
3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці).
Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4—6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак, якою б не була його довжина, слід пам'ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле.
Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації — традиційна й нова.
Традиційна — базується на використанні знаків різних типів — римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову:
А. Б. В. Г. Д
І. II. III. IV. V
1 2. З 4. 5
1) 2) 3) 4) 5)
а) б) в) г) ґ)
Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф (§), глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються. При рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:
1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;
2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;
3) дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації;
4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки. Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи її, слід враховувати:
1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;
2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:
розділи — 1.; 2.; 3.;
номери підрозділів включають в себе також номери розділів — 1.1.; 1.2.; 1.3.;
номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту — 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.
Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа.
4.1. Правила оформлення заголовків та підзаголовків
Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків. Не дозволяється у заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий, то його ділять (за змістом) на декілька рядків:
ТЕРМІНИ ТА ЇХ МІСЦЕ В ДІЛОВОМУ МОВЛЕННІ
У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо передує їй.
Наприклад:
ПОЛОЖЕННЯ
про Раду з питань мовної політики
при Президентові України
Про внесення доповнень до Положення про порядок реалізації, обліку торговельних патентів і контроль за їх використанням.
ПОСТАНОВА
Текст від заголовка пишеться через 3—4 інтервали.
Розміщується заголовок посередині рядка або на початку рядка біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо немає місця для тексту, краще перенести його на наступну сторінку.
Короткі заголовки пишуться у розрядку, тобто з проміжком в один знак між буквами в межах одного слова, наприклад:
З М І С Т
Підзаголовки пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком — два інтервали, а від підзаголовка до тексту — три чи чотири. Якщо підзаголовок містить декілька рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом.
4.2. Оформлення приміток, додатків і підстав до тексту
Примітки слугують для того, щоб пояснити незрозумілі місця у тексті або такі, які вимагають додаткових пояснень і матеріалів, без яких певне поняття буде неповним, однобоким.
Примітка — додаткова помітка, пояснення до тексту.
Додаток — подання додаткової інформації (документа) після тексту.
Підстава — причина, достатній привід, які виправдовують дію, вчинок. На підставі — виходячи з чого-небудь, спираючись на щось.
Правила оформлення приміток
1. Слово "Примітка" пишеться малими літерами (перша літера — велика) біля лівого поля без абзацу, після слова ставиться крапка або двокрапка.
2. Текст примітки друкується справа, у стовпчик. Наприклад:
Примітка . Абзац повинен бути однаковим і дорівнювати п'яти знакам.
3. Якщо приміток декілька, то вони нумеруються арабськими цифрами з крапкою. Між нумерованими абзацами робиться проміжок у два інтервали. Після кожного абзацу ставиться крапка. Слово "Примітки" пишеться у множині. Наприклад:
Примітки: 1. Номенклатури справ установ, які не здають свою
документацію на державне зберігання, узгоджуються із вищими установами відповідного рівня.
2. Після затвердження зведеної номенклатури справ керівником установи структурні підрозділи отримують витяги відповідних її розділів для використання у роботі.
4. Примітки відмежовуються від тексту 2—4 інтервалами.
5. Якщо текст примітки не вміщується на одній сторінці, то його слід перенести на наступну, відступивши від лівого поля 10 знаків (8 знаків у слові "Примітка" і 2 знаки — двокрапка та відступ).
9.Вимоги до тексту документа
Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються українською мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві можна складати мовою відповідної національної меншини, поряд із державною мовою. Документи, що надсилають закордонним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
Основою службового документа є текст - головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.
Текст - це сукупність речень, об'єднаних у тематичну і структурну цілісність за правилами певної мовної системи.
Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба переділити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.
Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.
Текст переділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.
У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.
Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:
o Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвачила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться...
o Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
o Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
o Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, з огляду на, на підставі, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку, залежно від. Повторювані в текстах мовні штампи треба видозмінювати, наприклад: відповідно до угоди - згідно з угодою - на виконання угоди, щодо органів виконавської влади -стосовно представників бізнесу.
o Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; На підставі вказівки ...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...
o Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши. ..; Вважаючи...; Користуючись нагодою...
o Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
o Послуговуватися в текстах питомою українською лексикою, уникаючи слів іншомовного походження (синоніми-дублети): бігборд -стенд, екзитпол - опитування на виході, пресинг-тиск, провайдер-постачальник, тренінг-вишкіл, фан- уболівальник тощо.
o Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова - на початку речення).
o Називаючи виконавця дії, потрібно вживати двоскладне речення: Верховна Рада ухвалила законопроект; Ви не висловили пропозицій. Форми на -но, - то виражають результативну дію без зазначення її виконавця.
|
Правильно |
Неправильно |
|
Ректор університету підписав наказ про зарахування. |
Наказ про зарахування підписано ректором університету. |
|
Вправу виконано. |
Вправу виконано учнями. |
|
Законопроект прийнято (ухвалено) |
Законопроект прийнято (ухвалено) Верховною Радою. |
Отже, помилковим є вживання у контекстах на -но,-то іменників чи займенників в орудному відмінку, що вказують на виконавця дії.
o Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників, підготувати обґрунтування, координувати роботу. Інфінітив у текстах ділових паперів уживають із суфіксом -ти, а не -ть.
o У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...
o Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.
o Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомоги слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...
o Нову інформацію в тексті розпочинати з абзацу.
