ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:
- органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;
- підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності25.
Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування їх; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомоги друкувальних засобів. Вимоги його щодо оформлювання реквізитів можуть бути поширені на всі класи уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.
Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.
Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів:
01 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим.
02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування).
03 - зображення нагород.
04 - код організації.
05 - код форми документа.
06 - назва організації вищого рівня.
07 - назва організації.
08 - назва структурного підрозділу організації.
09 - довідкові дані про організацію.
10 - назва виду документа.
11 - дата документа.
12 - реєстраційний індекс документа.
13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.
14 - місце складення або видання документа.
15 - гриф обмеження доступу до документа. 16-адресат.
17 - гриф затвердження документа.
18 - резолюція.
19 - заголовок до тексту документа.
20 - відмітка про контроль.
21 - текст документа.
22 - відмітка про наявність додатка.
23 - підпис.
24 - гриф погодження документа.
25 - візи документа.
26 - відбиток печатки.
27 - відмітка про засвідчення копії.
28 - прізвище виконавця і номер його телефону.
29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
30 - відмітка про наявність документа в електронній формі.
31 - відмітка про надійдення документа до організації від адресата.
32 - запис про державну реєстрацію.
Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа; хід виконання.
У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення і способу оброблення документа. Кожному реквізиту відведено певне місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання. Подаємо схеми розта-шованості реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового і поздовжнього бланка (рисунок А. 1, 2).
Документи, що іх складають в установі, організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити:
назва організації (07);
назва виду документа (10) (не зазначають у листах); дата (11);
реєстраційний індекс документа (12); заголовок до тексту (19); текст документа (21); підпис (23).
Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних доісументів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, використовують
¿7,2о, 29, ЗО, 31,32.
Зразок оформлювання документа подано на рисунку Б. 1.
У Документах, що їх оформлюють на двох і більше сторінках, реквізити 22-28 оформлюють після тексту (21), а 29-31 - на нижньому оерезі першої сторінки.
Про погодження третьої редакції і проекту державного стандарту
Методична комісія Державного комітету архівів України 29 травня 2002 р. розглянула третю редакцію проекту Державного стандарту України "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення". За результатами обговорення було прийнято рішення погодити третю редакцію проекту стандарту (протокол № 6). Окремим пунктом рішення Методкомісм відзначена неможливість прийняття пропозиції Технічного комітету стандартизації науково-технічної термінології щодо заміни терміна "забезпечення збереженості документів" на "забезпечення збережності документів". Зауваження та пропозиції до змісту третьої редакції стандарту додаються.
