Назва організації відтворюється на бланку в повному розгорнутому найменуванні. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті.
Назва виду документа - обов'язковий реквізит будь-якого документа, крім листів. Назва є на бланку або вдруковується угорі ліворуч. Залежно від виду документа визначаються перелік необхідних для його оформлювання реквізитів, побудова тексту й ступінь обов'язковості виконання його положень.
Для здійснення розрахунково-грошових операцій у бланках вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку.
Наприклад: Розрахунковий рахунок № 3467059
в Києво-Святошинському УСБ м. Києва МФО 322034
Іще одним обов'язковим реквізитом усіх документів є дата. Документ датується днем його підписання (для наказів) або затвердження (для інструкцій). Акти і протоколи датуються днем здійснення документованих у них подій. Дату проставляє власноручно особа, яка підписує або затверджує документ.
До складу дати входять число, місяць і рік, які проставляються в одному рядку арабськими цифрами.
Наприклад: 12.07.2007 (тобто 12 липня 2007 р.).
У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 11 червня 2007р. Дату документа ставлять нижче від його назви поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.
Реєстраційний індекс складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації Індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.
Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з них і проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.
Місце складання або видання документа. Цей реквізит вказує на назву міста чи населеного пункту, де видано документ.
Адресат. Листи, доповідні записки, довідки, повідомлення та інші документи адресуються до організацій, установ, структурних підрозділів, службових або приватних осіб. Назва установи й структурного підрозділу подається у називному відмінку, а назва посади та прізвище - у давальному.
Якщо документ адресовано керівникові установи, ЇЇ назва входить до складу назви посади й пишеться у давальному відмінку.
До реквізиту "адресат" може також входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо документ адресовано до установи, поштова адреса вказується після її назви, а також назви структурного підрозділу і прізвища посадової особи. Кожний елемент реквізиту друкується з нового рядка.
Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.
Підпис - це обов'язковий реквізит будь-якого документа, що свідчить про відповідальність особи за його зміст. Підпис є одним із реквізитів, що надає документу юридичної сили.
Юридична сила документа - властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання і (або) управлінські функції. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища. Підписує документи, як правило, керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Керівник установи або його заступник підписує документи, що надсилаються до вищих організацій. Керівники структурних підрозділів підписують документи у межах своєї компетенції.
Підписується, як правило, перший примірник документа. Якщо документ надруковано на бланку установи, зазначається тільки посада та ініціал(и) і прізвище особи, яка його підписує (повна назва установи не повторюється).
Якщо документ надруковано не на бланку, то вказується повна назва установи, посада, ініціал(и) та прізвище особи, яка його підписує.
Документи колегіальних органів (протоколи, постанови, рішення) підписують дві особи - голова та секретар колегіального органу. При цьому зазначаються обов'язки осіб, які підписали документи, а не їхні посади.
Підпис ставиться праворуч під текстом через два-три рядки після його закінчення. Назва посади пишеться ліворуч від прізвища, яке вказується на рівні останнього рядка посади.
Гриф затвердження документа. Після підписання документ затверджується, тобто засвідчується, його дія на певне коло організацій, структурних підрозділів чи приватних осіб. Реквізит затвердження містить: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назву посади, особистий підпис, ініціал(и) та прізвище особи, яка затвердила документ, і дату затвердження.
Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО" назви (у називному відмінку), дати, номера затверджу вального документа.
Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа й пишеться великими літерами. Після затвердження документ набуває юридичної сили.
Резолюція - напис посадової особи на документі - коротке рішення щодо виконання документа.
Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати.
Якщо резолюція вказує на кількох виконавців, то обов'язково зазначається особа, відповідальна за виконання документа. Відповідальний виконавець має право скликати співвиконавців та отримувати від них потрібну інформацію.
Як правило, в резолюції керівник висловлює своє рішення щодо суті розглянутих питань. Проте якщо жодних вказівок немає, рішення має приймати виконавець. Конкретні вказівки передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова. Загальні вказівки виражають так: До виконання; До керівництва; До відома.
Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче від реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.
Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках.
Заголовок до тексту документа. Кожний службовий документ, незалежно від його змісту, призначення й виду, має заголовок, який відображає головну ідею документа (крім повідомлення й телефонограми). Він друкується у лівому верхньому куті під датою і номером документа. Заголовок має бути лаконічним, точним і максимально повно розкривати суть документа. Наявність чітких заголовків скорочує час на ознайомлення з документом та період проходження його через посадових осіб і структурні підрозділи до реального виконавця.
Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.
Гриф погодження документа свідчить про згоду установи, її підрозділу чи посадової особи (що не є автором документа) з його змістом. Є дві форми погодження - внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит проставляють після попереднього розгляду чи оцінювання проекту документа перед його розповсюдженням в установі. Оформлюють його під текстом документа, після підпису або на окремій сторінці. Він складається із:
- слова ПОГОДЖЕНО;
- назви посади особи, з якою погоджується документ, та назви установи;
- особистого підпису;
- його розшифрування; -дати.
Віза документа - це напис, зроблений посадовою особою, яка висловлює згоду або незгоду зі змістом документа. Віза складається з:
- назви посади особи, яка підписує документ;
- підпису та його розшифрування;
- лаконічного рішення (зауваження); o - дати візування.
Якщо доповнення та зауваження особи, яка візує документ, мають розгорнутий характер, вони викладаються на окремому аркуші, а на першій сторінці документа зазначається:
У внутрішніх документах віза проставляється на першому примірнику документа, а у зовнішніх - на примірнику, що залишається в організації.
Відбиток печатки. Документи, які потребують особливого засвідчення, завіряють відбитком печатки. Ставлять ЇХ на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів і матеріальних цінностей, а також на тих документах, де наявність відбитка печатки передбачено правовими актами.
Печатка має накладатися на частину назви посади й підпису особи, яка підписала документ.
Відмітка про наявність додатків. Якщо документ має додатки, то в лівому куті під текстом з нового рядка зазначається:
Додаток: на 4 арк. у 2 пр.
Після слова Додаток можна перелічити назви документів, що додаються:
Додатки:
1. Акт оцінки вартості використаних матеріалів на 2 арк. в 1 пр.
2. Акт прийому нових будівельних матеріалів на 3 арк. у2пр.
За великої кількості додатків їх опис складається окремо, а в документі після тексту зазначається:
Додаток: згідно з описом на 10 арк.
Відмітка про виконавця. Цей реквізит обов'язковий лише у вихідних документах (листах, довідках, висновках) і складається з прізвища виконавця та номера його службового телефону. Ці відомості проставляються на останній сторінці документа у нижньому лівому куті (лицьової сторони).
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи містить такі відомості: коротку довідку про виконання, якщо немає документа, що засвідчує це; вказівку на номер справи, до якої буде підшито документ; дату направлення документа до справи; назву посади і підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.
Відмітка про виконання вміщується в лівій частині нижнього берега першого аркуша документа.
Відмітка про надходження документа до організації. Цей реквізит містить: скорочену назву організації, що надіслала документ; реєстраційний індекс документа; дату його надходження.
Відмітку про надходження роблять праворуч на нижньому березі першої сторінки документа за допомогою реєстраційного штампа.
Запне про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до Державного реєстру відповідно до Указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади".
Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.
Під час оформлювання документів слід дотримуватися основних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів та їх розміщення на бланку документа. Дотримання цих вимог надає документу юридичної сили.
