Документи з високим рівнем стандартизації складають за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка1.
Кожний документ складається з окремих елементів, що називаються реквізитами.
Склад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі називається формуляром. Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосовування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити. Він передбачає такі реквізити та порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах:
01 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;
02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);
03 - зображення нагород;
04 - код організації;
05 - код форми документа;
06 - назва організації вищого рівня;
07 - назва організації;
08 - назва структурного підрозділу організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва виду документа;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний індекс документа;
13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
14 - місце складання або видання документа;
15 - гриф обмеження доступу до документа;
16 - адресат;
17 - гриф затвердження документа; 18-резолюція;
19 - заголовок до тексту документа;
20 - відмітка про контроль;
21 - текст документа;
22 - відмітка про наявність додатків;
23 - підпис;
24 - гриф погодження документа;
25 - візи документа;
26 - відбиток печатки;
27 - відмітка про засвідчення копії;
28 - прізвище виконавця і номер його телефону;
29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;
31 - відмітка про надходження документа до організації;
32 - запис про державну реєстрацію.
Розрізняють два основних види формулярів - з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних видах документів склад реквізитів неоднаковий і залежить від змісту, призначення і способу опрацювання. Кожний реквізит має чітко визначене місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття і спрощує їх опрацювання.
Бланк документа - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.
Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.
