Основные трудности внутреннего мониторинга на предприятии

Система внутреннего контроля, как бы хорошо она не была организована, не может безусловно предотвращать любые негативные тенденции в силу влияния ряда ограничений, присущих любой системе контроля:

• Возможность ошибки.
• Возможность злоупотребления, в том числе сговора между контролируемыми и контролирующими лицами.
• Ненадлежащее вмешательство руководства в работу системы внутреннего контроля. (например, в компьютерную программу встроено средство защиты, блокирующее введение суммы, превышающей определённую величину, и требующее специального подтверждения верности операции. Бухгалтер не понимает назначения блокировки, воспринимая её как сбой программы, приглашает программиста, который снимает блокировку).
• Отсутствие адекватной реакции на информацию, представляемую системой внутреннего контроля. (например, в компьютерной программе предусмотрена функция подготовки специального отчёта об операциях, превышающих определённую сумму, или о необычных операциях; но руководство не интересуется этим вопросом или вообще не знает о такой возможности).

Типичные ошибки в организации внутреннего контроля:

• Контроль «по случаю» — не постоянный и всеобъемлющий, а приуроченный к каким-либо событиям или (в худшем случае) по итогам уже возникшей критической ситуации.
• Тотальный контроль — руководитель, решивший контролировать всё и вся, не повышает ответственность сотрудников, а освобождает от неё.
• Скрытый контроль — неблагоприятное воздействие на морально-психологическую атмосферу в коллективе, задушение инициативы. (Позор, чувство вины — не то, на чём можно строить нормальные отношения в коллективе; скрытый контроль вызывает чувство досады, и это его единственный ощутимый результат).
• Контроль любимого участка — чаще того, в делах которого руководитель чувствует себя специалистом.
• Контроль-проформа — видимость контроля по причине безусловной презумпции добросовестности сотрудников.
• Контроль-недоверие — оценка успешности контроля по количеству выявленных нарушений.
• Контроль без обратной связи — придерживание результатов контроля для различных целей (например, при разговоре о повышении заработной платы).
• Поверхностный контроль (например, контроль прихода и ухода с работы вместо контроля её результатов

Трудности внутреннего мониторинга и требования к организации мониторинга можно разделить на следующие группы:

1. Большой объем внутреннего движения материальных и финансовых потоков, причем каждый факт движения должен найти отражение в системе мониторинга. Как следствие, система внутреннего мониторинга для предприятий должна разрабатываться с учетом способности обрабатывать большой поток хозяйственных операций.

2. Территориальная удаленность отдельных подразделений значительно осложняет документооборот. Повысить оперативность документооборота возможно применением электронных средств документооборота. Кроме того, электронный документооборот позволит автоматически отражать факты хозяйственных операций в системе мониторинга.

3. Следствием большого объема хозяйственных операций является сложность составления отчетности. Обработка больших объемов информации о хозяйственной деятельности предприятия становится трудоемкой задачей. Кроме того хранения большого объема информации и оперативная обработка информации являются взаимоисключающими задачами. Для решения этой проблемы система мониторинга строится двухуровневой – на (первом) оперативном уровне обрабатывается текущая информация, уровень (второй) долгосрочного анализа предназначен для обработки информации за длительный период с целью выявления долгосрочных тенденций в функционировании предприятия.