Начальным источником любой информации является объект реального мира. За счет процесса отражения наблюдатель выявляет характеристики этого объекта, которые и составляют основу информации. Процесс отражения может протекать естественным образом путем наблюдения либо с использованием современной методологии, основанной на широком применении методов математического моделирования и вычислительного эксперимента. При математическом моделировании исходный объект заменяется математической моделью и процесс отражения реализуется как изучение математической модели с помощью вычислительно-логических алгоритмов на компьютере. Математическая модель может быть проиграна в любых реальных и нереальных условиях.
Независимо от характера эксперимента непосредственно либо опосредованно наблюдатель пытается оценить характеристики объекта, как проявление его свойств во времени. Эти характеристики находят свое отражение в информации, которая далее накапливается и затем подвергается преобразованию. В ЭВМ информация хранится и перерабатывается в некоторой символьной форме – форме данных. Под данными понимаются факты и идеи, представленные в формализованном виде, который позволяет передавать и обрабатывать эти факты и идеи с помощью соответствующих технических и программных средств. Т.е. при вводе информации в компьютер реализуется процесс преобразования информации в данные. Если данные нужно преобразовать в информацию, их необходимо актуализировать и придать им смысловое содержание.
Данные имеют определенный жизненный цикл актуального существования, который в обобщенном виде можно представить следующей схемой.
Цикл начинается с процесса формирования данных, т.е. преобразования информации в формализованный вид, затем осуществляется запись данных на носитель и после этого хранение данных. Следующие этапы – поиск требуемых данных, оценка данных с точки зрения их старения и содержательности. Большое значение имеют экономические аспекты хранения данных: стоимость хранения должна быть соизмерима с их ценностью. Поэтому необходимо регулярно выполнять следующие этапы: сортировку данных, обработку в соответствии с реальными вычислительными задачами, синтез данных – получение новых данных на основе объединения отдельных элементов и анализа, воспроизведение данных в удобной для использования форме, т.е преобразования их в информацию, необходимую для принятия решений. При потере актуальности данные удаляются .
Все этапы в автоматизированной информационной системе (АИС) реализуются с использованием разных методов и подходов. Например, формирование данных на базе ССОД (систем сбора и обработки данных) или непосредственного ввода документов.
