Претензія - вимога про усунення недоліків в кількості і якості поставленого товару, відшкодування збитків, сплати боргів і штрафів. У комерційній практиці пред’явлення претензії є зазвичай першим кроком у вирішенні суперечок, що виникають між контрагентами. І лише після відмови в задоволенні претензії (або отримання відповіді на неї у встановлені терміни) пред’являється позов. Останній є зверненням в судові органи за захистом порушеного права або іншого інтересу, що охороняється законом.
Згідно з вимогами підпункту 12 пункту 10 Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів від 26 листопада 2008 року № 1040, юридична служба організовує претензійну ро¬боту та здійснює контроль за її проведенням.
Для належної організації претензійної роботи доцільно, з урахуванням специфіки діяльності підприємства, його функціональних особливостей та структури, видати наказ чи затвердити положення (інструкцію) про порядок ведення претензійної роботи, де визначались би підрозділ або посадова особа, що має готувати претензію в разі порушення договору. Цей підрозділ або посадова особа мають право вимагати від інших підрозділів матеріали, необхідні для висунення претензій або підготовки відповіді на неї.
До функцій юридичної служби входять: контроль за правильністю висунення претензій і відповідей на них; узагальнення результатів претензійної роботи; підготовка керівництву пропозицій щодо усунення недоліків у претензійній роботі підрозділів і посадових осіб.
Також, на кожному підприємстві повинна організовуватись належна реєстрація і облік претензій. Як правило, на підприємстві реєструють претензії юридичні служби шляхом журнальної форми ведення обліку. В одному журналі ведеться облік претензій, висунутих підприємством, у другому - висунутих до підприємства.
Діяльність державної виконавчої служби визначена Законом України «Про державну виконавчу службу» від 24 березня 1998 р. Позовна робота, представлення інтересів Пенсійного фонду та його органів в судах та інших органах під час розгляду правових питань і спорів передбачена п. 2.4 Положення.
До претензійно-позовної роботи належить:
• підготовка, одержання та складання документів, необхідних для пред'явлення і розгляду претензій та позовів;
• пред'явлення і розгляд претензій та підготовка позовів;
• підготовка відповідей (відзивів) та заяв про перегляд рішень, ухвал, постанов суду в апеляційному та касаційному порядку;
• захист інтересів Пенсійного фонду при розгляді майнових, переддоговірних та інших спорів в судах;
• здійснення організаційно-технічних заходів (реєстрація, облік, зберігання та відправка претензійно-позовних матеріалів);
• забезпечення контролю за претензійно-позовним провадженням;
• розгляд, аналіз, узагальнення результатів претензійно-позовної роботи;
• підготовка висновків, пропозицій щодо поліпшення претензійно-позовної роботи.
Під час виконання завдань, покладених на юридичну службу у зв'язку з захистом інтересів Пенсійного фонду та його органів в судах та інших органах під час розгляду правових питань і спорів, юридична служба:
• здійснює первинну правову оцінку претензійних та позовних матеріалів, організовує та координує розгляд цих матеріалів структурними підрозділами, до компетенції яких відносяться порушені в цих матеріалах питання, та підготовку за ними письмових висновків, проведення звірки розрахунків, службової перевірки та інших дій, що забезпечують врегулювання спору;
• у разі, коли переданих зазначеними структурними підрозділами та у разі необхідності – регіональними і територіальними органами Пенсійного фонду документів виявляється недостатньо чи вони будуть неналежно оформлені, юридична служба зобов'язана у письмовому висновку встановити строк для усунення недоліків;
• з урахуванням пропозицій відповідних структурних підрозділів готує проект відповіді про відхилення або визнання (повне, часткове) вимог із зазначенням мотивів, з яких вимоги відхиляються, з посилання* на відповідні нормативні акти;
• аналізує наслідки розгляду претензій, позовів і судових справ, вносить пропозиції щодо удосконалення правового забезпечення цієї діяльності;
• веде журнали обліку претензій та позовних заяв, пред’явлених Пенсійним фондом (його органом) та до нього;
• забезпечує зберігання претензійних та позовних матеріалів;
• бере участь у підготовці матеріалів та в порядку, передбаченому законодавством, в судових засіданнях, в т. ч. у разі розгляду в апеляційній та касаційній інстанціях справ, однією з сторін в яких є, відповідно, Пенсійний фонд, його регіональні і територіальні органи;
• залучає у разі необхідності до участі у судових засіданнях працівників та керівників інших структурних підрозділів Пенсійного фонду (його органів), до компетенції яких належать питання, що є предметом розгляду в судових засіданнях.
Юридична служба узагальнює результати судової практики за участю органів Пенсійного фонду, доводить результати цього узагальнення до заінтересованих структурних підрозділів відповідних органів Пенсійного фонду та/або підвідомчих органів.
У разі надходження до центрального апарату Пенсійного фонду позовних матеріалів (скарг), відповідачем (суб'єктом оскарження) за якими є Кабінет Міністрів України, юридичне управління Пенсійного фонду забезпечує в установлений Міністерством юстиції термін подання необхідних матеріалів, документів, висновків та пояснень, а також у разі потреби бере участь у розгляді судами справ відповідно до законодавства.
