Особливістю укладення договорів управліннями Пенсійного фонду є та обставина, що відповідно до Закону України «Про здійснення державних закупівель» від 10 квітня 2014 року р. він може бути укладений після проведення тендеру. Дана процедура передбачає створення тендерного комітету безпосередньо в організації, який вирішує всі питання витрачання коштів в порядку, передбаченому даним законом.
Під час укладення Пенсійним фондом (його органів) договорів, в тому числі щодо здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти юридична служба:
- надає консультаційну допомогу заінтересованим структурним підрозділам Пенсійного фонду (його органів);
- приймає участь у підготовці, укладенні та контролі за виконанням господарських договорів (контрактів) з іншими підприємствами, установами та організаціями, дає правову оцінку їх проектам;
- перевіряє під час підготовки та укладення договорів (контрактів) додержання вимог законодавства про закупівлю товарів,робіт і послуг за державні кошти;
- у разі необхідності розробляє пропозиції щодо внесення до проекту змін та доповнень, готує обґрунтований висновок звсебічною оцінкою проекту;
- контролює здійснення обліку договорів, укладених Пенсійним фондом та їх зберігання.
Візування договорів здійснюється після візування проекту керівником заінтересованого структурного підрозділу та головним бухгалтером Пенсійного фонду. Якщо договір укладається з результатами рішення тендерного комітету Пенсійного фонду, до проекту договору обов'язково додається зазначене рішення, а в тексті договору робиться посилання на зазначене рішення.
Після підписання договору він обов'язково реєструється юридичною службою в спеціальному журналі, в якому зазначаються –черговий номер запису, дата реєстрації договору, назва та короткий зміст документа (включаючи відомості про додатки) із зазначенням кількості сторінок та додатків, дата укладення договору, реєстраційний номер документа, найменування контрагента, його адреса та контактні телефони, банківські та інші реквізити, посада, прізвище, ім'я та по батькові осіб, що підписали договір, термін дії договору,сума договору, відомості про внесення змін до договору (із зазначенням назви, дати, реєстраційного номеру документу, яким вносяться зміни до договору), особа, відповідальна за виконання документу(ПІБ, посада), найменування структурного підрозділу, де зберігається оригінал договору, відмітка про виконання, розірвання, визнання недійсним, продовження, закінчення терміну дії документу. Запис в журналі реєстрації скріпляється підписом особи, що зареєструвала документ, із зазначенням прізвища, ім'я, по батькові та посади.
Укладений договір завіряється печаткою Пенсійного фонду після реєстрації договору відповідною юридичною службою.
Структурні підрозділи Пенсійного фонду, відповідальні за виконання договорів, є відповідальними за подання юридичній службіінформації про виконання, розірвання, закінчення або продовження терміну дії договорів. Зазначена інформація подається юридичній службі протягом трьох робочих днів з дня виникнення відповіднихобставин.
Оригінали договорів, пов'язаних з витрачанням коштів Пенсійного фонду або належних йому матеріальних цінностей, зберігаються в структурному підрозділі з фінансування органів Пенсійного фонду (бухгалтерії), договори з питань виплати і доставки пенсій – в структурних підрозділах, на які покладено відповідні функції, в юридичній службі – решта договорів.
Перевірка додержання вимог законодавства при укладенні та виконанні, повноти реєстрації, стану виконання договорів здійснюється в міру потреби, але не рідше одного разу на квартал.
