Спробуємо уявити організацію процесу редагування, за можливості, розчленувати на кілька етапів зміст і послідовність роботи редактора над оригіналом. При цьому, однак, слід пам'ятати, що таке членування є суто умовним. Означена нижче послідовність у кожному конкретному випадку залежатиме від кількох чинників: виду і складності оригіналу, ступеня його підготовленості, досвідченості редактора, організації редакційно-видавничого процесу в конкретній редакції чи видавництві.
Етапи редагування умовно визначаємо такі:
• перше, наскрізне, читання;
• доведення (спільно з автором) оригіналу до комплектності;
• робота над структурою (архітектонікою);
• робота над заголовками;
• визначення єдиного стилю подання тексту;
• робота із вступною, заключною та службовою частинами видання;
• редакційна правка (із застосуванням різних видівредагування).
Робота над структурою (архітектонікою) оригіналу. Це відповідальний етап, від виконання якого залежатиме якість змістової частини майбутнього видання. Йдеться передусім про структурну організацію всього тексту, логічну співмірність усіх його частин, незалежно від того, це — журналістський твір чи книжкове видання. Ясна річ, що в останньому випадку робота редактора над структурою потребуватиме особливої уваги.
Досвідчений і небайдужий редактор, отримавши від автора у цілому читабельний, але ретельно не структурований оригінал, добре попрацює над тим, аби майбутнє видання було зручним для користування читачем. Надто ж тоді, коли йдеться про підручник, посібник, науково-популярне видання чи монографію. Безумовно, структура видання виграє, коли окремі розділи його будуть поділені на параграфи, а ті, в свою чергу, на "ліхтарики" чи підпараграфи. Тобто, йдеться про детальний поділ складових елементів оригіналу і однаковий порядок їх розміщення в межах кожного розділу. Редактор зобов'язаний помітити, що в оригіналі далеко не співмірними, скажімо, за обсягом є окремі частини, що один розділ поділений на підрозділи, а інший — ні, що зміст одного параграфа аж "проситься" поділити його, бо в ньому йдеться про зовсім різні речі.
Знову ж таки, лише редактор зможе підказати авторові, що в цьому оригіналі бракує, для прикладу, контрольних запитань і завдань після кожної теми; що книга виграє від того, коли в ній буде подано переднє слово відомого фахівця з цієї проблематики; що ілюстрований матеріал слід урізноманітнити, а не подавати лише портрети; що до іменного покажчика варто додати ще й предметний та географічний. І цей ряд редакторських пропозицій щодо удосконалення структури видання можна продовжувати.
Робота над заголовками. Немало досвідчених редакторів можуть без перебільшення ствердити, що вибір влучного заголовка журналістського матеріалу, а надто ж — підбір і редагування заголовкового комплексу, який цементує все видання, є чи не найскладнішою справою. Як неминучими є муки творчості, так не уникнути відповідальному редактору і мук заголовків.
Найбільша робота над заголовками чекає редактора у книжковому, добре структурованому, виданні. Адже назв тут потребують усі підрозділи книги (частини, розділи, параграфи, "ліхтарики"), структурні частини рубрик (допоміжних покажчиків, таблиць, окремих видів текстівок). Заголовки виконують у тексті кілька важливих функцій:
• полегшують роботу читача з виданням;
• організовують процес читання;
• дають змогу читачеві осмислено працювати з окремими частинами видання;
• готують читача до сприйняття нового, відносно закінченого, цілого;
• забезпечують зручність у пошуку вибіркової інформації;
• дають можливість глибше засвоїти матеріал.
Постійно тримаючи в полі зору весь заголовковий комплекс, редактор під час редагування має знати супідрядність заголовків та особливості розстановки розділових знаків як за місцем розміщення їх на шпальті (сторінці), так і стосовно тексту: шмуцтитул, шапка, у спусковому пробілі, у підбір з текстом, у розріз із текстом (без відбивок або лише з верхньою відбивкою), "втоплений", ліхтарик, кватирка. Редакторська обробка заголовків необхідна не лише для визначення їх ієрархії в основній частиш видання, а й для позначення їх графічного відтворення на шпальтах чи сторінках.
Головним завданням редактора на цьому етапі є досягнути найоптимальнішої відповідності заголовків із змістом текстових фрагментів, що обрамлюють ці заголовки.
