Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя та діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.
Довідки бувають особисті та службові. Особисті довідки підтверджують той чи інший юридичний факт конкретної особи.Службові довідки складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи чи організації. Довідки про виробничу діяльність установ, можуть бути зовнішніми та внутрішніми.Реквізити довідки: 1. Назва організації, що видає довідку. 2. Дата видачі й номер довідки. 3. Прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка. 4. Текст довідки. 5. Призначення довідки (куди подається). 6. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.
Доповідна записка — документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з повідомленням про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.
Групи: Звітні.· Інформаційні.· Ініціативні.Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп'ютері.
Реквізити:· адресат;· прізвище;· ініціали посадової особи та назва посади;· назва виду документа (доповідна записка);· заголовок (стислий зміст тексту);· текст;· додаток (якщо є);· підпис;· дата.Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи з підписом керівника.
Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.
Пояснювальна записка поділяється на групи:· службові – текст відтворюється на бланку;· особисті – текст відтворюється на аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора.Оформлюється аналогічно доповідній записці.
Оголошення - офіційне повідомлення, оповіщення, інформація про масовий захід: про час і зміст проведення нарад, засідань, зборів; про виконання роботи; про можливість посісти вакантну посаду шляхом участі у конкурсі; про час проведення концерту, конкурсу, цікавої чи важливої зустрічі; про захист курсової, дипломної роботи чи дисертації на здобуття наукового ступеня; про підприємницьку діяльність тощо.Текст оголошення формулюється коротко й точно в усній (по радіо, телебаченню) чи письмовій формах. В оголошенні обов'язково зазначається, хто й про що повідомляє; дата виділяється іншим шрифтом; формулювання в тексті стислі.За формою оголошення бувають писані, мальовані, друковані в газетах, журналах, на окремих аркушах. До останніх належать афіші, які рекламують вистави, кінофільми, концерти тощо.В оголошеннях, крім чіткої мови, важливості теми, цікавості змісту, велике значення має оформлення; написання слів більшими й меншими літерами, добір кольорів, симетричність розташування повідомлень, а по радіо й телебаченню - час повідомлення, чіткість вимови, оригінальність композиції тексту.
Запрошення -документ, який адресується конкретній особі й містить пропозиції взяти участь у події або заході.
За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа й оголошення про майбутню подію. Оформлюється цей документ на окремих бланках із цупкого паперу або картону.Запрошення бувають іменні (вони потребують пред'явлення документа, який засвідчує особу) та неіменні - офіційна листівка (запрошення) є вхідною перепусткою на урочисті збори, засідання з певного приводу, наукову конференцію, святкову подію, на концерт або вечір відпочинку.
Лист - узагальнена назва різних за змістом документів, об'єднаних способом передавання тексту - пересиланням поштою.Службові листи - поширений вид документації в системі управління, засіб спілкування між підприємствами, організаціями та приватними особами. Завдяки листуванню ведуть переговори про предмет виробничої зацікавленості, уточнюють певні питання, висувають претензії та вимоги, з'ясовують ділові стосунки, вносять пропозиції) повідомляють про певні заходи, висловлюють подяку тощо.
За функціональними ознаками ділові листи поділяють: на листи, що потребують відповіді: запити, рекламаційні, листи-претензії, супровідні, заохочувальні, спонукальні, інформаційні, рекламні, гарантійні, ініціативні, листи-запрошення, листи-пропозиції, листи-вимоги; листи, що не потребують відповіді: листи-підтвердження, листи-відповіді, листи-розпорядження (циркулярні), листи-нагадування, рекомендаційні, листи-вітання, повідомлення, листи-подяки, листи-відмови від акцепту.
За кількістю адресатів і адресантів листи поділяють: на циркулярні - письмові звернення, розпорядження, які розсилаються підвідомчим установам або підлеглим посадовим особам; колективні - листи, які надходять від колективу авторів до певної установи, організації чи її керівника (найчастіше - листи-прохання, пропозиції, звертання);звичайні - листи, які надсилаються однією особою (організацією) одній інстанції. Текст листа - лаконічний, стримано-емоційний. Складається з двох логічно пов'язаних між собою частин: у першій подається опис фактів або подій, які стали підставою для написання листа, а в другій викладаються висновки, пропозиції, прохання, рішення щодо його змісту.
Адреса - це точна вказівка на місце проживання чи перебування кого-небудь або місцезнаходження чого-небудь, складена за певною формою.Правила, встановлені Міністерством зв'язку, забезпечують якнайшвидше пересилання, зберігання і доставку поштових відправлень.
На всіх адресах зазначається1) прізвище, ім'я та по батькові адресата або назва організації (у давальному відмінку);2) назва вулиці, номер будинку і квартири;3) назва населеного пункту (села, селища міського типу, міста);4) назва району;5) назва області;6) поштовий індекс, присвоєний кожному відділенню зв'язку. Цей індекс призначений для машинного сортування кореспонденції. 7)Над адресою зазначається вид і спосіб пересилання. 8) Зворотна адреса також пишеться повністю. Прізвище відправника кореспонденції пишеться в називному відмінку.
План - заздалегідь підготовлена програма заходів, що передбачає порядок, обсяг і термін їх здійснення.
За терміном виконання плани поділяють на:перспективні (охоплюють декілька років);річні (календарний, фінансовий, навчальний); піврічні (семестрові); квартальні; місячні; тижневі; щоденні.Зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Кожен пункт плану складається з трьох обов'язкових частин:а) зміст роботи;б) термін виконання;в) відповідальні за виконання.
Плани підписуються особами, що відповідають за їх виконання, або керівником установи.Затверджується план колегіальним органом або керівником установи (структурного підрозділу). Затверджені плани групуються у справах.
Протокол - один із найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відображаються всі виступи з розглядуваних питань і рішення, прийняті в результаті обговорення.
Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени президії. За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на: 1) стислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації,кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою "Слухали" - назва питання, хто виступив;2) повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. До повного протоколу заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення;3) стенографічні,в яких всі виступи, репліки, запитання й відповіді фіксуються дослівно.Слово "Слухали" друкують великими літерами, ставлячи після нього двокрапку. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку) й тему доповіді. Далі викладають основний зміст доповіді або зазначають, що текст додається.Так само оформлюють пункт "Виступили".У пункті "Ухвалили" повністю записують прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформлюють окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначають склад комісії, в другому - результати голосування.
Крім повного протоколу є ще коротка форма (витяг з протоколу). У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.
Телеграма - це вид кореспонденції з гранично стислим текстом, призначений для термінового інформування когось про щось. Текст телеграми містить лише словесну інформацію. Телеграма пишеться суцільним текстом, без абзаців і переносів. Складаючи текст телеграми, слід вибирати короткі слова, службові слова пропускати. Розділові знаки ставлять лише тоді, коли їх відсутність може змінити зміст; їх пишуть скорочено, малими літерами "крп", "км", "лпк" (крапка, кома, лапки). Числа у тексті пишуться літерами. Заперечну частку не не вилучають. Окрім цього, добираючи слова, треба бути особливо уважним не лише через економію мовних засобів, а й з метою дотримання норм літературної мови.
Службові телеграми пишуться у двох примірниках. Перший примірник надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) підшивають до справи. Переважна більшість телеграм пишеться на спеціальних бланках і лише з лицьового боку. Телеграми бувають звичайні, термінові, урядові.
Телефонограма - це термінове повідомлення, що передається адресату по телефону (текст записується під диктовку). Це найпростіша і найшвидша форма передачі службових документів. Реквізити:1) назва документа - заголовок;2) номер і дата (слово "Телефонограма", її номер і дата надходження пишуть у першому рядку.
Дата телефонограми - дата її передачі);3) назва організації і службової особи - відправника телефонограми;
4) назва організації і службової особи - одержувача;5) текст телефонограми (як і текст телеграми, він має бути стислим, не більше ніж 50 слів);6) підпис посадової особи - керівника організації або його заступника.7) посади, ініціали, прізвища тих, хто передає і хто приймає, які зазначають у графах "Передано" і "Прийнято".У багатьох установах для запису телефонограм використовують спеціальні бланки.
Факс - це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.
Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат - це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефакса, з якого передано інформацію, кількість сторінок.Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа "RESULTS", в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється "OK"; якщо були збої, - то "NG".Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.
Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.
Анотація - стисла характеристика змісту книги, статті. Вона допомагає, наприклад, під час першого ознайомлення з книгою, а також під час добору та вивчення літератури з певного питання.У кінці анотації обов'язково зазначають коло читачів, яким рекомендовано роботу.
Рецензія - це критичний відгук на художній, науковий або інший твір з метою рекомендації його до друку, захисту. Вона обов'язково містить зауваження, пропозиції та висновки фахівця щодо поданої на розгляд роботи.
Відгук - це висновки уповноваженої особи (кількох осіб) про наукові роботи, фільми, вистави.
За формою рецензія і відгук дуже близькі й мають такі реквізити:1) назва документа;2) заголовок, що містить:- повну назву роботи;- прізвище та ініціали її автора;- видавництво та рік публікації;
- кількість сторінок;3) текст, що містить:- загальну характеристику теми, проблеми, роботи, яка є предметом аналізу, обгрунтування її актуальності;- стислий виклад змісту роботи;- критичні зауваження, висновки з пропозиціями;4) підпис, що завіряється печаткою;5) дата.
Наукова робота - це текст, в якому науковець повідомляє про результати власних наукових досліджень. Обсяг наукових робіт залежить від їх змісту: Так у статті аналізується лише один або кілька аспектів певного питання, тоді як в дисертації чи монографії проблема розглядається всебічно й різнопланово. У тексті наукової праці вчений обов'язково вказує на актуальність, мету, завдання, об'єкт дослідження та на методологічні засади, визначає наукову новизну, теоретичне значення та практичну цінність розвідки, висвітлює апробацію та впровадження результатів роботи, повідомляє про публікації з теми, про структуру роботи та висновки. Найпоширенішими жанрами студентських наукових досліджень є наукові статті, курсові й дипломні роботи.
Основні реквізити титульної сторінки наукової роботи: назва міністерства або відомства; повна наша установи; назва структурного підрозділу; тема наукової роботи; назва документа; відомості про автора (посада, прізвище, ім'я та по батькові); відомості про наукового керівника (науковий ступінь, посада, прізвище, ім'я та по батькові); назва міста, де була виконана робота; рік написання.
Реферат - письмовий виклад наукової статті, монографії, результатів наукового дослідження, змісту книги. Цей термін може вживатися й у такому значенні: доповідь на будь-яку тему, написана на основі критичного огляду літератури. Реферат належить до документів із низьким рівнем стандартизації.
Провідними елементами будь-якого реферату є: назва, тема, текст, висновки та список використаних джерел.
Основні реквізити титульної сторінки реферату: назва міністерства або відомства; повна назва установи; назва структурного підрозділу; тема реферату; назва документа; відомості про укладача реферату (посада, прізвище, ім'я та по батькові); назва міста, де був написаний реферат; рік написання.
Стаття - це науковий або публіцистичний твір невеликого розміру в збірнику, журналі, газеті. Вона є результатом мисленнєвого процесу, в якому поєднуються аналіз, структурування, формулювання та висловлення думок.
Під час написання статті можете скористатися такими порадами:o чітко з'ясуйте, яка остаточна мета вашої статті;o стаття має грунтуватися на переконливих фактах, уникайте сумнівних прикладів;o найважливіше й найголовніше повідомляйте на початку статті (підзаголовок під основним заголовком);o поділіть текст на абзаци, оскільки суцільний текст погано сприймається читачем;o будуючи речення, уникайте однієї й тієї ж структури. Одноманітність ніколи не була привабливою:o намагайтесь уникати іншомовних слів;o дотримуйтесь норм літературної мови;o намагайтесь уникати надто довгих речень;o всередині тексту подайте заголовки та підзаголовки;o зробіть широкими береги та відстань між рядками - це дасть змогу надалі робити помітки, виправлення;o якщо це стаття в газету, звертайтесь у тексті до читачів, використовуючи слова ви, ми, добродії, друзі;o написавши статтю, дайте "сирому" тексту відлежатися хоча б один день, потім критично перечитайте його й відредагуйте.
