В число заступників головного редактора у деяких виданнях номінально входить, а в деяких – не входить відповідальний секретар. Проте така посада існує в редакції будь-якої газети і є другою за важливістю після головного редактора. Відповідальний секретар очолює секретаріат редакції, у складі якого в найменших виданнях є лише двоє-троє осіб, а в найсолідніших щоденних газетах – десятки працівників.
Секретаріат і відповідальний секретар персонально відповідають за формування кожного конкретного номера газети, за перетворення купи журналістських текстів на відповідним чином оформлені газетні шпальти, які переводяться на плівки, на основі котрих, своєю чергою виготовляються друкарські форми і здійснюється друк газети на папері. В усіх редакціях, крім найменших, є заступник відповідального секретаря – випусковий редактор, який займається макетуванням всіх шпальт газети, особисто чи з допомогою макетувальників. Якщо окремого випускового редактора в газеті немає, то його функції виконує сам відповідальний секретар.
У складі секретаріату є відділи коректури, літературного редагування та верстки. Перші два відділи часом об’єднані в єдиний підрозділ, кожний працівник якого здійснює водночас і коректуру, і літературне редагування відповідних шпальт. Якщо видання, особливо щоденне, має велику кількість шпальт і випусковий редактор сам-один не спроможний змакетувати їх усі, створюється спеціальний відділ макетування. До складу секретаріату входить і більд-редакція на чолі з більд-редактором, яка займається виготовленням та добором ілюстративних матеріалів до журналістських матеріалів. У більд-редакції працюють фотокореспонденти, а також газетні художники. Ілюстрації, як фотографії, так і малюнки та карикатури, фото- та мальовані колажі, спеціально створюються більд-редакцією до конкретного журналістського тексту або добираються з редакційного архіву чи нині, дедалі частіше, з мережі Інтернету.
Комп’ютерний відділ, який займається обслуговуванням комп’ютерів та іншої редакційної електронної техніки, може входити до складу секретаріату або бути окремим підрозділом, підпорядкованим безпосередньо головному редакторові чи комусь із його заступників. Журналісти газети, окрім головного редактора та його заступників, працюють у тих чи інших галузевих відділах редакції.
