Деловая беседа - это речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.
Беседа будет эффективна, если она будет подготовлена заранее. Т.е следует обдумать цели, задачи, тактику и психологию предстоящего делового контакта, затем подобрать необходимые вспомогательные материалы, которые, возможно, пригодятся в ходе беседы.
Прежде чем приступить к разговору, надо решить, какие вопросы и в какой последовательности ставить перед своим собеседником. Целесообразно подготовить их перечень в письменном виде и положить его перед собой во время беседы.
Так же в процессе подготовки будет не лишним поразмышлять над тем, как себя вести, если собеседник:
- Во всем согласится с вами или решительно возразит;
- Перейдет на повышенный тон или не отреагирует на ваши доводы;
- Проявит недоверие к вашим словам, мыслям или попытается скрыть свое недоверие.
Категорически нельзя:
- Вступать в разговор на деловую тему на ходу в коридоре;
- Начинать разговор фразами вроде «Послушайте, я хочу с вами поговорить», «Вы располагаете несколькими минутами? У меня к вам дело», «Хорошо, что мы встретились. Я давно собирался с вами побеседовать» и т.п.;
- Вести себя так, чтобы собеседник понял, что его не ждали;
- Совмещать беседу с другими формами работы (разговор по телефону, просмотр бумаг, подготовка к какому-либо другому делу и т.д.).
Успех зависит от первого вопроса. Его необходимо тщательно подготовить: он должен быть коротким, интересным, но не дискуссионным. Это определит положительный эмоциональный тон собеседников.
Руководитель должен ясно и правильно изъясняться. Должны быть сведены к минимуму «слова-паразиты», поскольку они свидетельствуют о необразованности и некомпетентности речи на родном языке. (Однако «слова-паразиты» психологически призваны оттянуть время, прежде чем собеседники приступят к обсуждаемой теме)
Деловое совещание - деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. На результаты делового совещания серьезное влияние оказывают такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление.
Одним из организующих моментов делового совещания является правильно составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам и содержащий следующую информацию:
- Тема совещания;
- Цель совещания;
- Перечень обсуждаемых вопросов;
- Время начала и окончания совещания;
- Место, где оно будет проходить;
- Фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов;
- Время, отведенное на каждый вопрос;
- место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.
Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.
Рекомендуется рассаживать участников делового общения — переговоров, совещаний и т.п. — так, чтобы они видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга, так как это способствует лучшему восприятию информации.
Длительность совещания не должна превышать 1,5 - 2 часа.
Руководителю делового совещания важно:
- Начать его вовремя;
- Сообщить о регламенте;
- Согласовать правила работы, уточнить повестку дня;
- Назначить ответственного за регламент и протокол;
- Если используется критика, то требовать ее конструктивности;
- Жестко вести совещание по пути к намеченным целям;
- Регулировать направленность и деловитость выступлений;
- Соблюдать корректность дискуссии;
- Использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;
- Подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;
- Завершить точно в назначенное время
