Під установчими документами слід розуміти документи, які фіксують волевиявлення на створення юридичної особи, її правовий статус як юридичної особи, мету, для досягнення якої вона створюється, права та обов'язки засновників та членів організації, умови її припинення, склад та компетенцію органів юридичної особи, взаємовідносини з третіми особами.
Особливість установчих документів та їх відмінність від інших документів, необхідних для створення та легалізації юридичної особи полягає в тому, що установчі документи визначають правовий статус організації та за своїм характером є локальними нормативними актами. Норми установчих документів (якщо вони не суперечать закону) обов'язкові не лише для учасників, але й для інших осіб. Установчі документи - це своєрідний Закон для конкретної юридичної особи.
Установчі документи юридичної особи готуються та затверджуються на початковій стадії створення організації. Для створення юридичної особи її учасники (засновники розробляють установчі документи, які викладаються письмово і підписуються всіма учасниками (засновниками), якщо законом не встановлений інший порядок їх затвердження. Установчі документи повинні містити відомості про вид товариства, предмет і цілі його діяльності, склад засновників та учасників, найменування та місцезнаходження, розмір та порядок утворення статутного фонду, порядок розподілу прибутків та збитків, склад та компетенцію органів товариства та порядок прийняття ними рішень, включаючи перелік питань, по яких необхідна одностайність або кваліфікована більшість голосів, порядок внесення змін до установчих документів та порядок ліквідації і реорганізації товариства, а також відомості про види акцій, що випускаються, їх номінальну вартість, співвідношення акцій різних видів, кількість акцій, що купуються засновниками, наслідки невиконання зобов'язань по викупу акцій, строк та порядок виплати частки прибутку (дивідендів) один раз на рік за підсумками календарного року.
В залежності від організаційно-правової форми юридичної особи, необхідними для нього установчими документами є:
- статут (акціонерні товариства, товариства з обмеженою відповідальністю, товариства з додатковою відповідальністю, кооперативи, державні комерційні підприємства, казенні підприємства, комунальні унітарні підприємства, приватні підприємства статутні об'єднання підприємств);
- засновницький договір (повні товариства, командитні товариства, договірні об'єднання підприємств);
- індивідуальний або спільний установчий акт (установа за ЦК).
Законодавчі акти України встановлюють деякі спеціальні вимоги щодо форми та змісту рішення про створення юридичної особи. Так, ст. 142 ЦК встановлює вимоги щодо договору про заснування товариства з обмеженою відповідальністю, який не є установчим документам.
Це договір, за яким сторони (засновники) зобов'язуються створити юридичну особу, визначають порядок сумісної діяльності по створенню юридичної особи, умови передачі їй свого майна та участі в її діяльності. В договорі визначаються також умови та порядок розподілу між засновниками прибутку та збитків, управління діяльністю юридичної особи, виходу засновників з його складу.
Ст. 88 ЦК та ст. 57 ГК встановлюють вимоги до змісту установчих документів юридичної особи. В установчих документах повинні бути зазначені найменування та місцезнаходження юридично особи, мета і предмет господарської діяльності, склад і компетенція його органів управління, порядок прийняття ними рішень, порядок формування майна, розподілу прибутків та збитків, умови його реорганізації та ліквідації, якщо інше не передбачено законом.
Установчі документи господарського товариства повинні містити також відомості про вид товариства, предмет і цілі його діяльності, склад засновників та учасників, склад і компетенцію органів товариства та порядок прийняття ними рішень, включаючи перелік питань, з яких необхідна одностайність або кваліфікована більшість голосів, інші відомості, передбачені законом (ст. 82 ГК)
У засновницькому договорі відповідно до ч. 3 ст.57 ГК засновники зобов'язуються утворити юридичну особу, визначають порядок спільної діяльності щодо його утворення, умови передачі йому свого майна, порядок розподілу прибутків і збитків, управління діяльністю та участі в ньому засновників, інші умови діяльності суб'єкта господарювання, які передбачені законом, а також порядок його реорганізації та ліквідації відповідно до закону.
Статут відповідно до ч. 4 цієї статті повинен містити відомості про найменування і місцезнаходження, мету і предмет діяльності, розмір і порядок утворення статутного та інших фондів, порядок розподілу прибутків і збитків, про органи управління і контролю, їх компетенцію, порядок прийняття ними рішень, порядок про умови реорганізації та ліквідації суб'єкта господарювання, а також інші відомості, пов'язані з особливостями організаційної форми юридичної особи, передбачені законодавством. Статут може містити й інші відомості, що не суперечать законодавству. На відмінну від засновницького договору, статут є локальними нормативним актом, призначення якого полягає у визначенні статусу та обсягу правоздатності юридичної особи, структури управління, визначення умов припинення діяльності юридичної особи.
Можна виділити декілька ознак статуту як локального акту: визначає правовий статус конкретної юридичної особи має індивідуальний характер; за колом осіб поширює свою дію на засновників (учасників), працівників юридичної особи; затверджується, змінюється самою юридичною особою; не повинен суперечити закону, але може містити також норми, які не суперечать закону; набирає законної сили з моменту державної реєстрації.
Статут акціонерного товариства повинен містити також відомості про види акцій, що випускаються, їх номінальну вартість, співвідношення акцій різних видів, кількість акцій, що купуються засновниками, строк та порядок та виплати дивіденства наслідки невиконання зобов'язань по викупу акцій.
Статут товариства з обмеженою відповідальністю, крім відомостей, зазначених у частині другій цієї статті, повинен містити відомості про розмір часток кожного з учасників, розмір, склад та порядок внесення ними вкладів.
Статутом може бути встановлено порядок визначення розміру часток учасників залежно від зміни вартості майна, внесеного як вклад, та додаткових внесків учасників.
Засновницький договір повного товариства і командитного товариства повинні також визначати розмір частки кожного з учасників, форму їх участі у справах товариства, розмір, склад і порядок внесення ними вкладів. Стосовно вкладників командитного товариства в засновницькому договорі вказуються тільки сукупний розмір їх часток у майні товариства та розмір, склад і порядок внесення ними вкладів.
У статуті виробничого кооперативу визначаються: найменування кооперативу, його місцезнаходження, предмет і цілі діяльності, порядок вступу в кооператив і виходу з нього, права та обов'язки членів кооперативу, його органи управління і контролю, їхня компетенція, порядок утворення майна кооперативу і розподілу доходу (прибутку), підстави і порядок виключення з кооперативу, умови реорганізації і припинення діяльності кооперативу. До статуту можуть включатися інші положення, пов'язані з особливостями діяльності кооперативу, які не суперечать законодавству.
У статуті сільськогосподарського виробничого кооперативу визначаються: найменування кооперативу та його місцезнаходження; предмет і мета діяльності: порядок вступу до кооперативу і виходу з нього; порядок визначення розміру та порядок внесення вступного внеску і паю; склад засновників кооперативу; права і обов'язки членів кооперативу; органи управління, порядок їх формування і компетенція; формування неподільного та інших фондів; форми трудової участі та оплати праці членів виробничого кооперативу, умови реорганізації і припинення діяльності тощо.
