На построение организационных структур управления оказывают влияние ситуационные факторы:
(1) состояние внешней деловой среды, т.е. всего того, что окружает предприятие;
(2) технология работы на предприятии;
(3) стратегический выбор руководства предприятия в отношении его целей.
Все перечисленные факторы могут по отдельности или в комбинации влиять на решение по проектированию предприятия через те компоненты, которые заключены в каждом из них.
Организационная структура - это и поведенческая система, люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач. Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов - либо формальных, либо неформальных. Поэтому необходимо сочетание научных методов и принципов формирования структур (системного подхода) с большой экспертно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта.
Процесс формирования организационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.
Весь этот процесс можно проводить по трем большим стадиям:
(1) формирование общей структурной схемы, которое во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики предприятия, а также направления, по которым должно быть осуществлено более углубленное проектирование как организационной структуры, так и других важнейших аспектов системы (способность переработки информации);
(2) разработка состава основных подразделений и связей между ними. Предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно-целевым блокам, но и вплоть до самостоятельных (базовых) подразделений аппарата управления, распределения конкретных задач между ними и построения внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями понимаются самостоятельные структурные единицы (отделы, бюро, управления, секторы, лаборатории), на которые организационно разделяются линейно-функциональные и программно-целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою структуру;
(3) регламентация организационной структуры. Включает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности: (а) определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей); (б) определение проектной численности подразделений; (в) распределение задач и работ между конкретными исполнителями; (г) установление ответственности за их выполнение; (д) разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях; (е) расчеты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектированной организационной структуры.
Каждое предприятие создаст собственную, специфическую структуру, учитывая при этом:
(1) масштабы производства:
(2) структуру и емкость занимаемого рынка;
(3) особенности потребительского контингента;
(4) свойства и широту ассортимента выпускаемой продукции;
(5) тенденции и перспективы развития конкуренции.
В последние годы наблюдается активная реорганизация управленческих структур как в крупных межотраслевых комплексах, так и в средних организациях, функционирующих в пределах одной отрасли или рыночной сферы. Важнейшими факторами, определяющими подобную реорганизацию, являются:
(1) активизация инновационных процессов в различных областях производственно-рыночной деятельности;
(2) развитие предпринимательства, предполагающего конструктивное использование творческой инициативы членов коллективов предприятий и организаций;
(3) внедрение информационных технологий, видоизменяющих управленческий процесс;
(4) усилие конкуренции.
Образование новой компании, полное или частичное преобразование деятельности хозяйствующих субъектов, реструктуризация предприятий, разработка и реализация инвестиционных проектов требуют предварительного проектирования, чтобы создать эффективный механизм управления предприятиями. Формирование такого механизма должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования.
