При проведении проверки сохранности основных средств могут проверяться следующие аспекты обращения организации с основными средствами:
– проведение инвентаризаций основных средств;
– закрепление основных средств за материально-ответственными лицами;
– выявление фактического наличия основных средств.
В первую очередь в организациях проверяется наличие приказов о проведении инвентаризации и назначении комиссии по проведению инвентаризации материальных ценностей, при этом в состав комиссии не должно входить материально-ответственное лицо.
Должны быть в наличии подписи всех членов комиссии по инвентаризации, в случае их отсутствия результаты проведения инвентаризации можно признать недействительными. Также должны быть в наличии визы председателя комиссии по инвентаризации на всех документах.
Инвентаризационные описи заполняются четким почерком, не допускаются помарки и зачеркивания. Описи должны содержать на каждой странице порядковые номера материальных ценностей, а также общее количество прописью. Незаполненные строки в описях не оставляются, а на последней странице они должны быть прочеркнуты.
На следующем этапе проверяется порядок оформления документов, ведение книг и карточек складского учета, имеющихся у материально-ответственных лиц. Обращают внимание на наличие на складе неучтенных излишков материалов и сырья. Обычно, при хищениях, неучтенные излишки материалов хранятся отдельно от учтенных, поэтому их легко обнаружить при осмотре склада.
Большое значение при предупреждении хищений материальных ресурсов имеет наличие и работоспособность пропускной системы в местах их хранения. При проведении аудита проверяется наличие и ведение книг регистрации пропусков, а также наличие сообщений охраны и полиции о вывозе и выносе материальных ресурсов с территории предприятия без оформления документов.
В этих случаях издаются приказы о принятии мер по устранению выявленных нарушений. После обследования склада могут быть проведены контрольные аудиты поступления материалов и их вывоза за пределы предприятия, а также проведены проверочные инвентаризации некоторых материалов или сырья.
Если материальная ответственность распределена между несколькими работниками, то это должно быть зафиксировано во внутреннем документе организации по распределению ценностей. В противном случае, при взыскании ущерба в случае хищения, могут возникнуть проблемы с распределением компенсации нанесенного вреда.
При проверке проведения инвентаризаций проверяются описи и карточки учета, полнота их заполнения и соответствие данным бухгалтерского учета. Также необходимо убедиться в наличии договоров купли-продажи, в которых должна быть указана первоначальная цена и присутствовать акты приема-передачи и протоколы договорных цен.
Для полноты проверки необходимо изучить перечень основных средств, которые числятся на балансе организации во время составления отчета, в том числе и ряд дополнительных документов (договоров, счетов-фактур, полисов, писем), подтверждающих движение основных средств, которые отражены по счету 01 «Основные средства».
Аудиторы также сопоставляют данные по одинаковым объектам основных средств в различных документах. Например, сравниваются данные инвентарных карточек, оборотных ведомостей, учетных книг и журналов по операциям.
При проведении инвентаризации недвижимости аудитор проверяет, в первую очередь, документы на помещение и земельный участок, а также документы, на основании которых указанные объекты были поставлены на баланс учреждения. Все данные по участкам земли сравниваются с данными, отраженными в государственном кадастровом учете, в государственном земельном кадастре, а также в копиях документов, которые хранятся в кадастровом деле. При выявлении неправильных данных комиссия включает в опись корректные показатели и необходимые данные по этим объектам.
В частности, по зданию указывается его назначение, материалы, из которых оно построено, объем, занимаемая площадь, количество этажей (без учета подвалов), год его постройки. В случае, если в учете не отражены работы по капитальному ремонту (надстроены этажи, пристроены новые помещения) или частично ликвидированы строения и сооружения (сломаны отдельные конструктивные элементы), это расценивается как искажения данных отчетов.
При проверке инвентаризации механизмов и другого оборудования, средств передвижения, инвентаря различных видов необходимо обратить внимание на существование технического паспорта и других документов. Часто этот документ находится в ненадлежащем виде, либо отсутствует в организации. Возникает ситуация, когда комплекс объектов основных средств учтен под одним инвентарным номером, но на составных частях комплекса данный номер не указан.
Часто отсутствуют данные о составных частях комплекса в инвентарных карточках. В таких случаях необходимо наличие технического паспорта этого основного средства. Именно поэтому бюджетные учреждения должны ответственнее подходить к сохранению данных документов.
При проведении инвентаризации запасов материалов проверяется, в первую очередь, порядок заполнения документов аналитического учета. Материально-ответственное должностное лицо должно вести книги по учету, в которых зафиксированы приход и расход материалов, а также отражен их остаток на конец месяца.
Книги учета заполняются по установленному образцу, прошнуровываются, страницы пронумерованы и проверены бухгалтером организации. Часты случаи, когда книги не ведутся или ведутся не правильно. Данные в книгах учета могут вноситься некорректно, нет контроля бухгалтера, что может привести к расхождению данных в книгах, бюджетном учете и наличием материалов по факту, а также к недостаче.
Исходя из изложенного выше, можно сделать вывод, что организациям следует уделить большее внимание учету материальных ценностей в целях уменьшения случаев нарушения законодательства.
