Процес комунікації – процес передачі, обміну інформацією, результатом якого є усвідомлення інформації для прийняття відповідних рішень, наприклад, мотивації певної поведінки.
Перед тим, як комунікація відбудеться, її мета відображається у формі повідомлення. Повідомлення передається від відправника до одержувача. Спочатку повідомлення кодується (конвертується), передається за допомогою певного каналу, а потім декодується (ретранслюється).
Таким чином, модель процесу комунікації можна представити як взаємодію п'ятьох елементів:
Відправник – індивід, який хотів би донести свою ідею чи концепцію до інших людей, передати інформацію, висловити думки чи емоції.
Одержувач інформації – індивід, якому адресовано повідомлення.
Повідомлення – відповідний код, група символів, що уособлюють інформацію для передачі.
Канал зв'язку – засіб, за допомогою якого відбувається передача повідомлення (письмовий звіт, лист, телефонний дзвінок, зустріч віч-на-віч).
Петля зворотного зв'язку – забезпечує контроль успішності передачі повідомлень, дає змогу виявити, чи було досягнено розуміння.
Повідомлення передається відправником у закодованому вигляді через певний канал, яким надходить одержувачу. Одержувач декодує символи повідомлення та інтерпретує для себе їхнє значення. Процеси кодування та декодування є потенційними джерелами помилок. У ході цих процесів знання, стосунки та минуле кожної людини відіграють роль фільтрів, створюючи "перешкоди" адекватному сприйняттю символів. Останнім елементом процесу комунікації є зворотний зв'язок, який забезпечує контроль успішності передачі повідомлень і дає змогу виявити, чи було досягнено розуміння. За відсутності реакції у відповідь процес комунікації має однобічний характер; наявність зворотного зв'язку означає, що повідомлення йдуть в обидва боки. Зворотний зв'язок – потужний засіб підвищення ефективності комунікацій, тому що він приносить відправнику свідчення того, наскільки правильно було інтерпретовано його вихідне повідомлення. Менеджери, які мають хороші комунікативні навики, добре усвідомлюють замкнену природу процесу комунікації.
