Назначение и состав вспомогательного аппарата к архивным справочникам
Архивные справочники (описи, каталоги, обзоры, путеводители) снабжаются вспомогательным справочным аппаратом, значительно повышающим его информационную ценность. Основная часть – собственно справочник, являясь вторичной информацией, раскрывает содержание какого-либо комплекса документов в определенном разрезе и по строго установленной для данного справочника форме. Вспомогательная часть – справочный аппарат, являясь информацией третьей степени, служит пособием к основному справочнику. Справочный аппарат, с одной стороны, содержит дополнительные данные о материалах (их составе, истории фондов и фондообразователей), а с другой стороны, облегчает пользование справочником, помогает быстро получить все имеющиеся в справочнике сведения о документах. Основными элементами вспомогательного аппарата архивных справочников являются: заглавный лист, историко-археографическое предисловие, список сокращений, указатели, оглавление. Справочник может содержать и дополнительные элементы (библиографию, терминологический словарь, переводную таблицу).
Титульный лист
Титульный лист – первая страница архивного справочника, содержащая основные сведения о нем: название справочника, название архива (архивного учреждения), в котором подготовлен архивный справочник, год. Титульный лист, с одной стороны, озаглавливает и оформляет справочник, а с другой – содержит дополнительные сведения справочно-ориентирующего назначения.
Предисловие
По своему характеру предисловие к архивному справочнику историко-археографическое – это вступительная часть справочника, предназначенная для того, чтобы помочь исследователю получить общие сведения о составе, содержании, происхождении и состоянии комплекса документов, вошедших в справочник. Предисловие должно нацелить пользующегося справочником на критическое изучение документов. В нем необходимо дать политически правильное объективное освещение содержания материалов, отметить неправильное изображение событий прошлого в литературе, а иногда и неточные показания документов, если они имели место.
Предисловие обычно представлено в архивном справочнике двумя частями: исторической и археографической. В исторической части предисловия характеризуется тема, разработке которой посвящен справочник (для справочников тематического характера), история фондообразователей, материалы которых охвачены справочником, а в некоторых случаях (для путеводителей) – история архивов, хранящих эти материалы. Отмечается научное и политическое значение справочника, его значение для дальнейшей разработки соответствующих научных проблем и расширения использования материалов.
Вторая часть предисловия к архивным справочникам – археографическая – посвящается истории и характеристике материалов, вошедших в справочник, а также построению справочника.
Список сокращений
Список сокращений – это краткий перечень сокращенных слов и понятий, употребляющихся в справочнике. Список не выполняет самостоятельной информационной функции. Его основное назначение – уменьшить объем справочника и унифицировать приемы описания в тексте справочника, что способствует лучшему восприятию информации.
В список вносятся те понятия, которые часто встречаются в тексте, читаются с затруднениями и приняты только в данном справочнике. Общеупотребительные сокращения, а также устойчивые аббревиатуры – наименования организаций (например, ЦК профсоюза) в список не включаются.
В списке в порядке алфавита первых четырех букв помещаются сокращенные слова и понятия (слева) и через тире – их расшифровка (справа).
Список сокращений разрабатывается для каждого архивного справочника отдельно, с учетом особенностей его содержания и терминологии. Однако при составлении таких списков используется единый список основных сокращений, подготавливаемый в каждом архиве с учетом особенностей его материалов.
Список сокращений дается после предисловия к архивному справочнику.
Указатели, их виды и формы
Указатель к архивному справочнику представляет перечень предметов (ключевых слов), встречающихся в справочнике, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Он составляется для того, чтобы быстрее ориентироваться в содержании сведений о лицах, географических наименованиях, предметах, вошедших в справочник.
Ориентируя в сведениях из документов, вошедших в архивный справочник, указатели вместе с тем дают представление и о содержании определенного комплекса материалов. Указатели могут быть различных видов: именные, географические, предметные. В некоторых случаях возможно составление хронологического и других видов указателей.
Именной указатель. Понятиями в именном указателе служат фамилии, имена, псевдонимы, прозвища, партийные клички и другие наименования лиц. В зависимости от конкретного назначения архивного справочника именной указатель может быть общим, т. е. включающим всех участников тех или иных событий, всех действующих лиц, охарактеризованных в справочнике, и специальным, включающим имена лишь одного рода (именной указатель архитекторов, именной указатель участников конкретного события). Наибольшее применение в архивных справочниках получил общий указатель. Однако составляются и специальные именные указатели.
Именной указатель может быть глухим и развернутым. В составе статей глухого именного указателя упоминаются только фамилии (псевдонимы, партийные клички), инициалы лиц и ссылочные данные без каких-либо пояснений.
Географический указатель. Предметами в географическом указателе являются названия стран, городов, областей, районов, морей, рек, озер, гор, островов, населенных пунктов и т. п. Географические наименования располагаются в указателе в алфавитном порядке или систематическом (согласно административно-территориальному делению). Географический указатель может быть только развернутой формы. В статью географического указателя входят: обозначения названий географического пункта, его краткое определение и ссылочные данные.
Предметный указатель. Понятиями этого вида указателя являются предметы (научные понятия, исторические факты и явления, названия учреждений).
Предметный указатель, как и именной, в зависимости от конкретного назначения архивного справочника может быть общим, включающим понятия различного характера, и специальным, включающим однородные понятия.
По форме предметные указатели могут быть глухими и развернутыми. Глухой указатель содержит понятия и ссылочные данные.
Развернутый указатель содержит понятия, их определения и ссылочные данные.
Содержание
Оглавление – перечень глав либо других составных частей справочника. Его назначение – точно отразить состав и построение архивного справочника, а также указать, на каких страницах начинаются те или иные составные части справочника. В оглавление включаются названия всех элементов как собственно справочника, так и его вспомогательного аппарата.
В тех случаях, когда этот элемент справочного аппарата кроме перечня основных частей или глав справочника включает в свой состав подглавы или более мелкие деления, его называют содержанием. К архивным справочникам целесообразно составлять не оглавление, а содержание, так как оно по сравнению с оглавлением значительно более информативно.
Как правило, та часть содержания, которая относится к собственно справочнику, должна раскрывать основные деления его классификационной схемы в археографической части предисловия (не случайно оглавление к описи иногда называют указателем разделов описи). Названия разделов и всех других делений классификационной схемы должно воспроизводиться в содержании в полном соответствии их со всеми ступенями схемы. Воспроизводится также индексация делений схемы, которая принята в справочнике. Поскольку справочник предназначен для выборного чтения, содержание должно помещаться в начале справочника.
Библиография
Библиография в простейшем значении этого слова – описание книг. Из различных видов библиографии (информационная, критическая, рекомендательная) к архивным справочникам составляется рекомендательная прикнижная библиография. Ее назначение – помочь лицам, пользующимся архивным справочником, получить сведения о книгах, относящихся к описываемым документам и их использованию. В библиографию рекомендуется помещать наиболее значительные работы по составу и содержанию материалов, особенно по истории фондообразователей и истории фондов, вошедших в справочник, публикации по материалам фондов, крупнейшие исследовательские работы, архивные методические работы.
Примечания
Примечаниями называются краткие сведения пояснительного характера к непонятным местам текста архивного справочника. Назначение примечаний – уточнить названия мест и событий, дат и фактов, если неправильно названы в документах и, следовательно, в описании, объяснить специальные или малоупотребляемые слова и понятия.
Терминологический словарь
Терминологический словарь – это краткий справочник, содержащий объяснение и толкование специальных терминов, малоупотребляемых понятий и перевод иностранных слов, встречающихся в описании. Назначение терминологического словаря – освободить архивный справочник от подстрочных и иных примечаний, помочь пользующемуся справочником быстрее отыскать необходимые сведения о незнакомых словах.
Описательная статья терминологического словаря содержит предметное понятие, т. е. специальный термин, малоупотребляемое или иностранное слово и его объяснение, толкование или перевод. Предметные понятия располагаются в терминологическом словаре строго по алфавиту. Никаких других элементов описания: порядкового номера, ссылочных данных и других – терминологический словарь, как правило, не содержит.
Переводная таблица
Переводной называется таблица, устанавливающая соотношение старых и новых шифров единиц хранения в пределах фонда. Эти таблицы составляются только к описям в случаях, когда состав материалов фонда претерпел изменения либо фонд подвергся дополнительной обработке и был перешифрован, а старая нумерация единиц хранения была заменена новой. Таблица состоит из вертикальных колонок цифр. Цифры, содержащиеся в левой колонке, обозначают шифры единиц хранения по старой нумерации. Цифры правой колонки указывают новые шифры тех же единиц хранения.
Переводная таблица помещается в конце описи, материалам которой она соответствует, а в издаваемых справочниках – в приложениях. Если на фонд составлено несколько описей, то помимо таблиц к каждой описи составляется общая переводная таблица по фонду. Она образует отдельный экземпляр и помещается после заключительной описи.
