В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц.

Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. N 1 и введены в действие 26 марта 2004 г. Они являются обязательными для всех российских предприятий. Формы, которые содержатся в первой части постановления "По учету кадров", ведут все фирмы вне зависимости от формы собственности. Это унифицированные формы приказов и распоряжений о приеме, переводе, прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков и другие документы по оплате труда.

Для расчета и выплаты заработной платы работникам организации применяется расчетно-платежная ведомость типовой унифицированной формы N 49.

Порядок заполнения типовых унифицированных форм регулируется Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, являющегося приложением к постановлению Госкомстата России.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации при применении расчетно-платежной ведомости по форме N Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам N Т-51 и Т-53 не составляются.

Расчетно-платежная ведомость составляются в одном экземпляре в бухгалтерии организации.

Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов (табелей учета рабочего времени, нарядов и т.д.)

В графах "Начислено" проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости (формы N Т-49) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указывается сумма выплаченной и депонированной заработной платы.

В расчетно-платежной ведомости (форме N Т-49) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графе 23 делается отметка "Депонировано".

В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.