Учет библиотечного фонда – это фиксирование по установленным правилам сведений о величине, стоимости, составе, движении фонда и их накопление для количественной и качественной характеристики его состояния. К учету отнесены все операции по организационному оформлению принадлежности документов к фонду с момента их поступления в библиотеку.
Учет является формой документированного наблюдения за состоянием библиотечного фонда, которое осуществляется с целью контроля его качества и сохранности.
Цели учета:
накопление фактической информации о фонде для дальнейшего управленческого анализа и принятия решений по его совершенствованию.
Составление реальных моделей библиотечного фонда, необходимых для сравнения их с идеальными моделями и оценки на этой основе качества библиотечного фонда.
Слежение за движением документов для обеспечения их сохранности
Требования к учету:
Полнота и достоверная информация.
Обязательность учета для всех фондов и подфондов.
Точность и тщательность учета.
Документное оформление каждого документа и партии документов.
Надежность и совместимость.
Оперативность и своевременность.
Непрерывность.
Унификац. и стабильность учетных единиц.(экз, назв.)
Основные единицы учета.
Экземпляр – это каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.
- отдельная книга, номер журнала или газеты – для печатных изданий;
- диск – для грампластинок, компакт-дисков, электронных документов;
- катушку, кассету – для магнитных фонограмм;
- рулон – для диафильмов;
- комплект – для комплекса диапозитивов;
- бобину – для кинофильмов;
- кассету – для видеофильмов.
2) Название – каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающийся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.
Дополнительные единицы учета используются для более полной характеристики фонда, а также для решения дополнительных прикладных задач.
Годовой комплект;
Переплетная единица или комплект (подшивка);
Метрополка.
Виды учета:
Суммарный учет. Его назначение – дать количественные представления о структуре, величине, темпах обновления фонда в целом и отдельных его частей. Позволяет отвечать на вопросы: «сколько документов в фонде и подфонде?», «сколько документов поступило и/или выбыло за определенный период?». Объектом суммарного учета является партия.
Индивидуальный учет предназначен для того, чтобы давать информацию о каждом документе в фонде, его наличии в том или ином подфонде или о его списании. Объектом индивидуального учета являются отдельные экземпляры и названия.
Государственный статический учет – это общенациональная система сбора, регистрации, обобщения и интерпретации количественных данных в масштабе отрасли, экономического региона или страны в целях содействия принятию государственными органами власти и управления эффективных управленческих решений.
Проверка (переучет) библиотечного фонда – это переодическая сверка данных индивидуального учета с наличными документами с целью контроля сохранности фонда.
Плановая – раз в 5 лет.
Если до 50 тыс. – рекомендуется ежегодная.
Если свыше, от 7 до 10 лет.
Внеплановая проверка – при смене мат. отв. лица.
В случае стихийных бедствий.
При выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи документов.
При реорганизации и ликвидации библиотеки.
Способы проверки библиотечного фонда:
Сверка фонда с учетным документом;
Сверка фонда с географическим каталогом;
Проверка при помощи контрольных талонов и индикаторов;
В электронных каталогах, как правило, существует специальный модуль проверки фонда.
Автоматизация.
В настоящий момент наибольшую сложность представляет собой учет документов, не имеющих индивидуального материального носителя. Речь идёт об электронных документах, хранящихся на жестком диске компьютера, и сетевых документах. В настоящее время ориентиром в учете сетевых электронных ресурсов является Проект «Инструкции по учету библиотечных фондов», в которой приводятся все учетные формы сетевых электронных ресурсов - индивидуальные и суммарные. Руководствуясь данным проектом инструкции, библиотека имеет право разработать собственную форму учета электронных ресурсов.
«Руслан», MARC 21, RUSMARС, ИРБИС.
Обработка документов.
В процессе фондовой обработки документ приобретает внешние признаки принадлежности к данному фонду и получает ссылки на постоянную адресацию для поиска по запросу.
Цель фондовой обработки документов – подготовка документов к дальнейшему хранению и использованию.
Основные процессы обработки фондов:
Процесс библиографической обработки (синонимы: научная/ аналитико-синтетическая/ адресно-поисковая обработка документов, каталогизация).
Процесс технической (библиотечной) обработки документов.
Цель процесса библиографической обработки документов заключается в создании их поисковых образов, чтобы на этой основе создать реальные библиографические модели библиотечного фонда в целом. Конечным результатом этого процесса является библиографическая запись о документе из фонда с обязательным указанием его шифра хранения.
Алгоритм процесса фондовой обработки документов:
Первичная обработка документа.
Библиографическая обработка документа.
Окончательная обработка документа.
Размещение библиотечного фонда.
Процесс размещения призван обеспечить одновременно и оперативный поиск , и доставку документов из фонда по запросу пользователя, и защиту фонда от хищений и влияния вредных факторов.
Ведущая целевая функция фонда:
-мемориальная (должно обеспечивать максимум сохранности, даже за счет ограничения доступности и оперативности доставки докуметов).
- утилитарная (должно быть направлено на создание максимальной доступности и удобства предоставления документов, даже в ущерб сохранности некоторых документов.
- информационная (призвано обеспечить оперативность и комфортность поиска информации в документах по запросу).
Способы размещения библиотечных фондов:
Фонд открытого доступа. Поиск ведется пользователем, поэтому ему гарантирован максимум доступности документов.
Недостатки:
- проблема сохранности – потери неизбежны и превышают аналогичные показатели при других способах размещения;
- проблема оперативности в получении нужного документа – поиск в больших массивах вызывает затруднение у неопытного пользователя;
- обилие застановок – пользователь, взяв документ с полки, не всегда возвращает его на то же место.
Практикуется использование невысоких стеллажей, обеспечивающих просматриваемость зала. Они служат и как стол для просмотра документа. Здесь же следует оставлять издание после просмотра.
Закрытый подсобный фонд. Максимально приближен к пунктам выдачи документов, но надежно отгорожен от пользователей. Поиск в нем по устной или письменной заявке потребителя ведет сотрудник, обслуживающий пользователей.
Преимущества:
- оперативно ведется разыскание документа в фонде;
- реже встречаются застановки.
Недостатки:
- сложно выполняются неопределенные запросы, поскольку работник не имеет достаточно полного представления ни о предпочтениях пользователя, ни об уже прочитанных им произведениях или материалах.
Подсобные фонды занимают среднее положение по доступности и сохранности фонда между другими способами размещения фонда.
Закрытый фонд основного хранилища. Поиск в нем ведет сотрудник отдела хранения фондов по письменной заявке пользователя. Доступ других сотрудников и пользователей в помещение хранилища исключается.
Преимущества:
- обеспечивает максимум сохранности документов;
- обеспечивает более рациональное использование помещений (на единицу площади приходится большее количество хранимых документов);
- позволяет создать подходящие условия для длительного хранения документов.
Недостаток:
- неоперативность предоставления документа по запросу пользователя: требуется заполнение письменной заявки на документ с указанием шифра хранения, уточнение которого требует обращения к каталогу; время выполнения читательского требования увеличивается за счет доставки сначала письменного требования в хранилище, затем – документа из хранилища.
Упорядочение документов внутри подфонда называется расстановкой фонда. В отличие от способов размещения, расстановка всегда нацелена на удобное и быстрое выявление в фонде отдельного документа или подборки документов по запросу.
Типы расстановок фонда:
- формальные расстановки, в основе которых лежат признаки формы документа;
- семантические расстановки, т.е. упорядочение документов с учетом их содержания.
Классификация расстановок библиотечного фонда.
Виды формальных расстановок:
Алфавитная расстановка — размещение документов в алфавите фамилий авто‑ ров или (если не указаны) заглавий. Алфавитная расстановка известна с X века. Применяется как самостоятельная и вспомогательная. Чтобы установить место книги в алфавитном ряду, пользуются таблицей авторских знаков. Авторским знаком называется условное обозначение начального буквосочетания первого слова библиографического описания документа. Авторский знак складывается из заглавной буквы первого слога и двузначного или трехзначного числа, соответствующего данному буквенному сочетанию. На‑ пример, авторский знак фамилии Пушкин — П 91, а фамилии Столяров — С 81.
Хронологическая расстановка, предложенная американским ученым Уильямом Бискоу в 1885 году, предполагает расположение документов на полке по годам из‑ дания в прямом хронологическом порядке. Шифром в этом случае является год издания документа и порядковый номер его поступления. Например: 2000 год —6379. Сочетание хронологического признака с форматным дает очень экономич‑ ную расстановку для редко спрашиваемых изданий. Например, для депозитарных и обменных фондов.
Географическая расстановка — расположение документов по алфавиту мест их издания (страны, города) или территорий, о которых говорится в документе. Дан‑ ный вид расстановки очень удобен для фонда краеведческой литературы.
Языковая расстановка — расположение документов по языкам, на которых они изданы.
Форматная расстановка предложена в середине XVIII века французским ученым Ришаром де Фурнивалем. Данный вид расстановки позволяет экономить до 40% полезной площади книгохранилища. Документы разделяют на несколько групп по высоте их материальной основы (по традиции, их называют форматами), а в пределах каждой группы расставляют по авторским знакам, порядковым номерам или другим признакам. Эта расстановка оправдана для фондов, имеющих более 300 тысяч томов.
Нумерационная расстановка введена А.Н. Олениным, первым директором Императорской публичной библиотеки, в 1809 году. Расстановка предусматривает расположение документов на полке в порядке их поступления в библиотеку. Она более других подходит для автоматизированной доставки документов. Эта расстановка имеет несколько разновидностей: ● собственно нумерационная; ● инвентарная (в порядке возрастания инвентарных номеров); ● крепостная (осуществляется по шифру, указывающему постоянное место хранения документа). Например, шифр «23‑4‑7»: 23 — номер зала, 4 — номер шкафа или стеллажа, а 7 — порядковый номер документа в шкафу или на стеллаже.
Виды семантических расстановок:
1)В основе систематической расстановки лежат таблицы классификации, учитывающие содержание документов. Внутри каждого подраздела документы группируют по алфавиту авторов и заглавий.
2) Тематическую расстановку применяют в тех случаях, когда есть необходимость в рамках одной темы собрать литературу из различных областей знания. Например: валеология будет представлена документами по биологии, анатомии, медицине, физической культуре, педагогике и т. п. В школьных библиотеках тематическая расстановка широко применяется для организации фонда для младших школьников, поскольку у этой группы читателей преобладает именно тематический спрос.
3)Предметная расстановка, предложенная немецким ученым Иоганном Франке в 1769 году, — более узкая по содержанию разделов фонда, и, собственно, представлена в разделе области знания. Предметная расстановка распространена меньше систематической и тематической и удобна при кратковременном повышении спроса по определенному вопросу, например компьютерной грамотности. Кроме очевидных достоинств расстановки семантического типа имеют недостатки. К основным недостаткам относятся: ● семантические расстановки не обеспечивают многоаспектного раскрытия фонда библиотеки, так как один документ по содержанию может быть одновременно отнесен к различным разделам, а имеет постоянное место только в одном; кроме того, разные виды документов (журналы, газеты, документы на новых типах носителей), как правило, выделяют в отдельные фонды; ● шифр присваивают группе документов родственного содержания, что исключает внедрение механизации в операции поиска и расстановки возвращенных документов; ● неэкономно расходуется кубатура фондохранилища, так как рядом стоят документы различных форматов и расстояние между полками определяется по самому большому формату; ● на каждой полке нужно оставлять место для вновь поступивших документов.
