Комплектование библиотечного фонда.

Комплектованием (от лат. completus - полный) называется создание и постоянное обновление библиотечного фонда документами, отвечающими задачам библиотеки и интересам абонентов. Значение комплектования состоит в том, что, являясь входной подсистемой ФБФ, оно практически определяет собой не только остальные его процессы, но и вообще всю библиотечную работу. Комплектование направлено на создание фонда как системы, комплекта документов.

Комплектование как двусторонний процесс:

Процесс комплектования направлен на то, чтобы в соответствии с моделями фонда собрать все необходимые документы, из которых и будет складываться библиотечный фонд.

Конечным результатом процесса комплектования является состав библиотечного фонда, который соответствует заданному профилю и уровню необходимой полноты.

Однако комплектование – это не только собирание документов, но и постоянное обновление фонда – как за счет его пополнения новыми документами, так и через исключение из него документов, которые уже не могут удовлетворять потребности пользователей.

В результате библиотечный фонд обновляется и его состав остается актуальным поступательным запросам.

Существует три вида комплектования:

текущее - пополнение библиотечного фонда выходящими в свет, а также вышедшими в предыдущий год документами. В ходе его библиотеки получают до 80-90 % всех новых, т. е. наиболее актуальных поступлений.
ретроспективное - пополнение библиотечного фонда недостающими названиями и экземплярами за прошлые годы, т.е. происходит восполнение лакун. Образуются они в результате недочетов текущего комплектования; в связи с изменением профиля фонда; в связи с износом или утратой документов.
рекомплектование - освобождение фонда от устаревших, изношенных, непрофильных и излишне дублетных документов. Рекомплектованию - подвергают неиспользуемые и малоиспользуемые документы.

Фактически все виды комплектования происходят одновременно, в процессе текущей работы. Фонд при этом непрерывно обновляется, постоянно приводится в соответствие с новыми задачами, интересами абонентов, функционирует и развивается.

Методика комплектования: теория и практика процессного подхода.

Комплектованием (от лат. completus - полный) называется создание и постоянное обновление библиотечного фонда документами, отвечающими задачам библиотеки и интересам абонентов. Комплектование БФ - процесс постоянного включения новых и исключения ненужных библиотеке документов. Основными показателями качества БФ являются, с одной стороны, интенсивность его использования абонентами: чем она выше, тем фонд ценнее, и наоборот; с другой стороны, степень влияния БФ на духовное обогащение абонентов, развитие различных сфер жизни обслуживаемой зоны.

Общая методика комплектования БФ состоит из ряда последовательных специфических операций, проводимых по учитывающей двойственный характер процесса технологии. Эти операции делятся на обеспечивающие пополнение фонда и направленные на его очищение и доукомплектование. Каждому типу операций присущи свои задачи.

Операции, обеспечивающие пополнение фонда - текущее комплектование:

Изучение внешних информационных потоков для выявления и первичного отбора документов в фонд библиотеки. Изучение системы учреждений распространения документов.
Первичный отбор документов - то есть отбор во внешнем потоке необходимых для приобретения документов.
Предварительный заказ отобранных документов для приобретения.
Плановое приобретение документов, использование системы снабжения библиотек документами.
Контроль текущего комплектования фонда. Прием новых поступлений.

Операции, обеспечивающие очищение фонда, ликвидацию пробелов в нем:

Изучение фонда библиотеки для выявления пробелов (лакун) и неиспользуемых читателями документов.
Вторичный отбор документов - осуществляемый в фонде библиотеки по результатам изучения его состава и использования с целью докомплектования и освобождения от непрофильных и устаревших документов.
Составление списков исключаемых документов и картотеки до укомплектования фонда.
Исключение из фонда ненужных документов.
Приобретение документов путем доукомплектования фонда. Контроль за дополнительным комплектованием.

Библиотечный фонд — упорядоченная совокупность документов, собираемых в библиотеке в соответствии с ее функциями и задачами для хранения и представления их читателям.

Важнейшие функции библиотечного фонда:

кумулятивная;
мемориальная;
коммуникационная.

Комплектование фонда, являясь составной частью его формирования, представляет собой отбор, заказ и приобретение документов, соответствующих функциям библиотеки, информационным потребностям и читательскому спросу ее абонентов.

Комплектование библиотечного фонда проходит следующие этапы:

анализ внешнего документного потока;
отбор документов из него;
заказ отобранных документов для приобретения;
приобретение документов и включение их в фонд.

Информационная обеспеченность:

Традиционное понятие "комплектование библиотечных фондов" в последнее десятилетие изменяет свое значение и становится одной из составляющих работы по информационному обеспечению пользователей. Все больший интерес вызывают издания в электронном формате. Происходят изменения на издательском рынке - увеличивается доля электронных изданий, которые доступны как на CD-ROM, так и в режиме on-line. Такая ситуация требует пересмотра политики комплектования библиотек; их задачей становится не только создание собственных фондов, но и предоставление прав доступа к удаленным ресурсам, преимущественно через Интернет. Поэтому актуальным направлением исследований в библиотековедении становится изучение и разработка методов оценки электронных изданий, сочетаемости способов комплектования фондов печатными ресурсами и приобретением прав доступа к электронным документам.

Главная цель использования системы библиографических пособий в комплектовании - совершенствование качества библиотечных фондов. Любая цель достигается посредством выполнения системой определенных функций. В качестве функций, присущих этой системе, рассматриваются следующие:

поисковая;
информационная;
подытоживающая;
моделирующая;
оценочная;
управленческая.

Однако для реализации этих функций необходимо, чтобы библиографические издания в помощь комплектованию обладали определенными качественными характеристиками. В результате проведенного исследования были выделены следующие качества, которыми долены обладать библиографические пособия, использующиеся в комплектовании:

полнота информации, представленной в пособии;
оперативность библиографического издания;
перти-нентность библиографической информации, содержащейся в пособии;
информативность библиографических записей, включаемых в пособие;
достоверность представленной в библиографическом указателе информации.

Источники, способы и формы документоснабжения.

Источник - объект, откуда поступают документы. Им может быть учреждение, организация, отдельное лицо.

К источникам документоснабжения можно отнести книжные магазины, издательства, дарителей, спонсоров.

Самым важным моментом является выбор источника документоснабжения и установление с ним деловых контактов. К самому главному виду источников можно отнести библиотечные коллекторы разных видов. В коллекторы направляются структурные модели фонда общедоступной библиотеки и сотрудники коллекторы самостоятельно составляет список необходимой литературы, также коллекторы обязуются систематически снабжать библиотеку вновь выходящей литературой и оказывать консультационно-библиографическую помощь при отборе литературы.

Документоснабжение — это обеспечение библиотек необходимым материалом из различных источников комплектования.

Основными способами пополнения библиотечных фондов печатными и другими документами являются:

покупка;
подписка;
книгообмен;
репродуцирование;
бесплатное получение (дар);
получение книг от читателей взамен утраченных или возмещение стоимости документа (замена).

Главным отличием современного состояния документоснабжения библиотек является:
• расширение путей комплектования за счет:

расширения круга источников документоснабжения;
создания корпоративных центров по документоснабжению библиотек;
изменения традиционной технологии комплектования в связи с появлением новых технологий и возможностей использования информационных ресурсов сети Интернет;
появления способов дополнительного комплектования с использованием экономического партнерства библиотек с издательствами и книготорговыми организациями в условиях ограниченного бюджетного финансирования;

• самостоятельный и осознанный выбор библиотеками источников комплектования..

Покупка

Приобретение у поставщика документов с оплатой документа по установленной цене. Относится к числу двусторонних возмездных договоров, поэтому отношения с поставщиком регулируют законодательно. К нарушению договора можно применить соответствующие санкции, например, взыскание неустойки, уплату пени, замену некачественного товара или безвозмездное устранение его недостатков, возмещение убытков и др.

Процесс приобретения документов управляем, существует возможность отбора документов из обширного потока документов.

Подписка

Соглашение о регулярной доставке документов в течение определенного периода времени с выплатой заранее установленной суммы. Как правило, подписка используется для приобретения сериальных изданий, которые выходят в течение какого-либо времени несколькими или многими выпусками (томами, частями). К ним относятся:

периодические издания (газеты и журналы);
продолжающиеся и многотомные издания;
документы, выходящие в серии.

Технология подписки используется издательствами для того, чтобы собрать заранее средства, необходимые для выпуска соответствующих изданий.

Гарантом качества документов являются авторитет издателя, автора, главного редактора, журналистского коллектива и т.п.

Репродуцирование документов

Создание копий документов , приобрести которые в оригинале не представляется возможным. В настоящее время в связи с развитием и внедрением новых информационных технологий этот способ пополнения фонда используется все более широко.

При репродуцировании документов используются технологии оцифрования, микрофильмирования и микрофиширования, фото- и ксерокопирования, а также копирования («скачивания») сетевого ресурса и др.

Главный фактор, ограничивающий использование данного способа – правовая защита авторских прав от несанкционированного создания полной копии документа без согласия автора.

Допускается репродуцирование библиотеками и архивами правомерно опубликованного произведения в единственном экземпляре без извлечения прибыли для восстановления, замены утраченных или испорченных экземпляров произведений и для предоставления экземпляров произведения другим библиотекам, утратившим их по каким-либо причинам их своих фондов.

Дары

Дары могут существенно пополнить фонд, увеличить экземплярность уже имеющихся изданий и восполнить лакуны, образовавшиеся в ходе формирования фонда.
Существуют ряд постановлений, определяющих процесс пополнения фонда посредством даров. Издания, принятые в дар штампуются . На штампе указывается имя дарителя и фиксируется факт передачи издания по собственному желанию. Этот процесс служит моральным поощрением и формой рекламы подобного рода общественного начинания.
Дарственные поступления бессистемны, случайны.

Виды заказа документа:

текущий заказ – это заказ на документы, уже вышедшие в свет и готовые к распространению. Срок их выполнения поставщиком не велик – от 3 – 5 дней до месяца с учетом доставки.

предварительный заказ – это заказ на документы, запланированные к изданию в течение определенного периода (1-2 года). Предварительные заказы делаются на подписные издания, на издания, анонсированные в проспектах, тематических планах издательств и т.д. Выполнение этого вида заказа требует продолжительного времени, в зависимости от планов выпуска издания. Поэтому для контроля выполнения текущих и предварительных заказов создаются отдельные картотеки или базы данных.

Замена

Получение книг от читателей взамен утраченных или возмещение стоимости документа.

Книгообмен

Передача документов в постоянное пользование из одних библиотечных фондов в другие безвозмездно или на заранее оговоренных условиях. Возможны следующие виды обмена документами:

обмен собственными изданиями и информационными продуктами (сборниками, периодическими изданиями, базами данных и пр.);
передача малоиспользуемых, непрофильных или излишне дублетных документов в те библиотечные фонды, где они необходимы, путем прямого обмена или через обменные фонды;
обмен комплектами национальной издательской продукции (международный книгообмен).

Основные источники пополнения фонда библиотеки:

Книжная торговля

На сегодняшний день активно процветает процесс интеграции библиотек в сферу книжной торговли. Это направлено на достижение полного взаимодействия книжной торговли с библиотеками. Органическое единство отраслей необходимо обеим сторонам, так как приумножаются ресурсные возможности обеих сторон - библиотеки повышают оптимизацию объема и структуры поставок книжной продукции, а предприниматели - информационно-маркетинговое обеспечение библиотеками экономического роста книгоиздания. Также библиотеки позволяют оптимизировать книжный выпуск, обеспечивающий удовлетворение читательского спроса.
На главном секторе книжного дела - книгоиздании сказывается множество неблагоприятных факторов, влияющих на производство, а соответственно и на процесс комплектования библиотек. Рост цен на бумажную продукцию и полиграфические услуги, неопределенность государственного управления книжной отраслью. Производство брошюр и книг государственными издательствами резко падает, соответственно падает и поставка книг для общественных нужд. Таким образом, целиком перерастая в частный бизнес, процесс книгораспространения начинает налаживаться, но тут встает вопрос о ценообразовании на книжную продукцию, которое недозволительно для библиотек. Негосударственный сектор, активно овладевающий современными технологиями , стал стремительно зажимать и осваивать те рыночные ниши, которые издавна были прерогативой государственного книгоиздания.

Обязательный экземпляр

Формой гарантированного обеспечения крупных общедоступных библиотек является обязательный экземпляр произведений печати. Он представляет собой часть тиража каждого издания, выпускаемого каждым издательством, в обязательном порядке направляемую в определенные государством библиотеки.
Предоставляя право на получение обязательного экземпляра, государство гарантирует библиотекам надежность, полноту и своевременность доставки литературы в предусмотренном законом объеме и в соответствии с типом и профилем библиотеки. Посредством получения обязательного экземпляра в библиотеки поступают малотиражные издания, о существовании которых библиотеки могли бы узнать слишком поздно для того чтобы совершить заказ. Получение обязательного экземпляра дает библиотеке уверенность в том, что она будет иметь все необходимую литературу, ей остается проверить лишь полноту доставки вновь издаваемых произведений печати и позаботиться о приобретении добавочных экземпляров, необходимых для удовлетворения запросов установленного количества пользователей.
Пополнения фондов библиотек посредством предоставления обязательного экземпляра регламентируется законом «Об обязательном экземпляре» и рядом государственных постановлений.

Книгообмен

Значение МКО очень велико. Показатели его эффективности напрямую зависят от числа стран, с которыми библиотека ведет обмен, от ценности предоставляемой на обмен литературы и запрашиваемой.

В периоды спада таких показателей, как число стран, с которыми ведется обмен, очень сложно говорить о росте показателей отправляемой и получаемой литературы. Из МКО по разным причинам постоянно выбывает определенное количество партнеров.
Так как МКО является одним из наиболее выгодных способов комплектования, то необходимо устранять все негативные факторы, препятствующие развитию МКО. Но также стоит отметить необходимость в активности библиотек по отношению к потенциальным партнерам. Общедоступная библиотека должна мочь самостоятельно налаживать взаимовыгодные связи для продолжения своего функционирования.
Можно выделить такую категорию партнеров, которые работают в одну сторону, то есть готовы пересылать ненужные им издания, но взамен не хотят брать ничего, в таком случае библиотека должна прорекламировать свои ресурсы, периодически высылая библиографические списки вновь поступивших изданий, созданных баз данных. Это необходимо делать потому, что любой партнер, видя активность работы библиотеки, сможет порекомендовать ее в качестве партнера другим организациям, которые, в свою очередь, будут готовы работать на взаимовыгодных условиях.

Коллектор библиотечный -

в СССР специализированное книготорговое учреждение, вфункции которого входят снабжение библиотек литературой и предметами библиотечной техники,библиотечная обработка книг, оказание консультационно-библиографической помощи библиотекам вкомплектовании их фондов.Начало деятельности К. б. положено в 1920 декретом СНК «О централизации библиотечного дела в РСФСР». Первая сеть коллекторов-распределителей, созданная в системеГлавполитпросвета, включала Центральный библиотечный коллектор и К. б. на местах, которыеосуществляли централизованное бесплатное распределение литературы между библиотеками поразнарядкам. С начала 1921 в связи с введением платности произведений печати и организациейкниготорговли большинство коллекторов-распределителей прекратило деятельность. Издательства,профсоюзы и др. организации стали создавать свои К. б. В постановлении ЦК РКП (б) «О деревенскихбиблиотеках и популярной литературе для снабжения библиотек» (1925) предусматривалась организациякнижных баз для комплектования сельских библиотек платной литературой. Становление современнойцентрализованной сети К. б. связано с постановлением ЦК ВКП (б) «Об издательской работе» (1931),установившим новый порядок книгораспространения через созданное в системе ОГИЗа Книготорговоеобъединение государственных издательств (КОГИЗ), в которое вошла сеть К. б. Дальнейшее развитие К. б.осуществлялось в системе органов управления книжной торговли. С 1964 сеть К. б. находится в веденииВсесоюзного объединения книжной торговли «Союзкнига». На 1972 в СССР имелись 153 К. б. Основнымтипом К. б. является областной (краевой, республиканский) коллектор, обслуживающий все местныебиблиотеки, независимо от их вида. Кроме того, существуют К. б. для технических, школьных и детскихбиблиотек, а также Центральный коллектор научных библиотек (Москва), снабжающий научные испециальные библиотеки полным или дробным платным обязательным экземпляром.В 1971 К. б. страны комплектовали фонды свыше 221 тыс. библиотек (только за этот годотправлено 150 млн. экземпляров книг на сумму 65 млн. руб.). В капиталистических странах подобного родакниготорговых предприятий не существует.

Подписные агенства.

Связующее звено между издательством и библиотекой. Удовлетворение потребностей библиотек в комплектовании литературой (зарубежные издания, монографии, учебная литература, информация в электронной форме и т.д.) относится к основным направлениям его работы. При необходимости многие агенства осуществляют для библиотек все виды комплектования: начальное, текущее и ретроспективное.

Интернет-технологии в комплектовании БФ. Поиск, оценка и заказ необходимых документов.

Важным направлением в деятельности Библиотеки по естественным наукам (БЕН) РАН становится изучение эффективности использования электронных ресурсов, и рассматриваются методы их оценки с точки зрения обеспечения текущих, перспективных и ретроспективных запросов пользователей. (проект реализуется при поддержке РФФИ - грант № 90144в). В настоящее время большая часть электронных ресурсов предоставляется зарубежными организациями и основными способами доступа в ним являются следующие:

Дополнение к включенным в подписку печатным версиям изданий (доступ в режиме online);
Участие в библиотечных консорциумах (доступ в режиме online);
Получение изданий на локальных носителях (на CD-ROM).
Получение прав доступа в качестве дополнения к печатной версии осуществляется при оформлении подписки, однако, библиотеке в ряде случаев приходится вести длительную переписку с издательствами для получения такой возможности. Обратная связь, т.е. статистика обращения к электронным версиям предоставляется лишь отдельными издательствами, и проводить изучение спроса в этом случае неэффективно.

Участие в библиотечных консорциумах предполагает права доступа к массиву электронных документов, часть которых не представляет интереса для пользователей организации. Условия участия в консорциуме в значительной степени снижают стоимость журналов по сравнению со стоимостью подписки на отдельные названия, и поэтому приобретение прав доступа к массиву изданий может быть более целесообразно с экономической точки зрения. Каждой организации требуется определить, насколько удовлетворяется потребность читателей, и какая часть изданий из предложенного консорциумом списка соответствует их потребностям. Еще одним позитивным свойством такого вида доступа к электронным изданиям является возможность использования обратной связи. Большинство консорциумов предоставляют организациям их пользовательскую статистику, что дает возможность изучить информационную ценность документов в электронном формате.

Издания на локальных носителях (на CD-ROM) можно рассматривать и изучать как объект традиционного комплектования, т.к. этот вид документов должен быть включен в состав фонда и его оценка как электронного документа, в первую очередь, определяется графическими и техническими характеристиками.

Для библиотек важно определить, какие издания представляют наибольший интерес для пользователей в электронном формате, и какие печатные издания в перспективе могут быть переведены на электронную подписку. Поэтому при разработке методики оценки и отбора электронных изданий требуется рассмотреть следующие характеристики:

Тематическое соответствие интересам пользователей и профилю комплектования библиотеки. Следует обратить особое внимание на оценку группы изданий, предлагаемых в рамках консорциума; на оценку баз данных;
Количество и характер обращений к конкретным изданиям пользователей организации;
Возможность доступа к ретроспективным выпускам изданий;
Условия сохранения прав доступа после окончания срока подписки;
Условия доступа к ресурсу (по IP-адресам, по паролю);
Поисковые возможности системы;
Наличие дополнительных услуг (возможность доставки документов по электронной почте, сохранение поисковых запросов, опережающее информирование подписчиков о новых материалах и т.д.).
Оценка ресурсов должна осуществляться по указанным характеристикам последовательно, в иерархическом порядке: каждый последующий признак рассматривается при условии допустимой оценки предыдущего. Для оценки всех характеристик должны быть предложены формализованные способы её выражения. Такая система позволит сделать обоснованное заключение о целесообразности приобретения ресурса или прав доступа к нему.

Ретроспективное комплектование – приобретение документов прошлых лет издания.

Осуществляется, когда:

востребованный, по-прежнему актуальный и ценный документ был испорчен и утрачен;
издание, ошибочно пропущено при текущем или первоначальном комплектовании;
Ретроспективное комплектование всегда связывают с восполнением лакун – пробелов в фонде.
комплектуется конкретный документ, соответствующий известным библиографическим сведениям;
документы прошлых лет поступают из иных источников, нежели новые.