Библиотечный фонд — упорядоченное собрание документов, которое хранится в библиотеке[1]. Библиотечный фонд — это произведения печати (книги, периодические издания), а также другие документы (диафильмы, микрофильмы, электронные документы). В библиотечном фонде документы собраны не произвольно, а подобраны на основе стандартного их отбора, в соответствии с задачами библиотеки и потребностями её читателей.
БФ- это подсистема библиотеки в целом. Много веков понятия библиотека и БФ не различались. Ранее употребляли значения книжная коллекция, собрание книг. Слово фонд появилось в 20-е годы. В 30-е годы стали говорить собирательно-фонды. В 70-е фондохранилище. Григорьев определил БФ как подсистему библиотек.
В систему библиотека входят еще подсистемы (взаимодействующие с БФ)
- Контингент абонементов
- библиотечный персонал
- МТБ
Функции:
Внешнесистемные- систематизация и сохранение
Внутрисистемные- БФ как основа всей библиотечной деятельности. Подсистемные функции- утилитарная – использование фонда, технологическая – обработка фонда)
Документ – фондообразующий элемент. Документ – любая информация, зафиксированная на материальном носителе в целях ее использования, передачи и хранения.
Каждый из содержащихся документов в БФ сочетает в себе различные видовые признаки. Так например печатное издание по материальной конструкции может быть книжным изданием, по знаковой природе информации – текстовым изданием. По периодичности и структуре – непереодическим многотомным и тд
Правильная классификация определение ведущего и последующих признаков, чрезвычайно помогают во многих процессах и операциях работы с БФ.
В отличие от отдельных документов БФ должен обладать целым рядом специфических признаков, таких как множественность документов, подобранных в определнном порядке, организация его не только в целом, но и отдельных частей по определенным признакам, удоюным для большинства читателей и работников библиотеки.
Структура БФ создается несколькими признаками, находящимися в иерархической связи:
- по связям документов между собой(универсальные, образовательного характера, научного и тд)
- по форме документов( произведения печати, репродукция – факсимильное копирование, по регулярности выхода- периодические,непериодические, по целевому назначению- учебные,научные, популярные и тд, по материалу носителя – бумага фото и тд
- по его связям с подсистемами и библиотеками
- с фондами других библиотек
Признаки БФ:
- наличие документа
- БФ-множество документов
- Профиль(охват документов по разновидностям)
- упорядоченность
- предназначенность для абонентов
- готовность к использованию
Свойства:
- целостность
- открытость
- информативность
- динамичность
- статичность
- гибеость
- концентрация документа
- вероятность
- управляемость
Принципы:
- селективности, согласно которому основу современного комплектования составляет отбор документов, т.е. определение в процессе комплектования библиотечного фонда целесообразности приобретения и хранения уже имеющихся документов
- конгруэнтности(закон соответствия)
- Профилирование( пропорциональное соотношение всех частей фондов) и координирование(учет профилей других библиотек общей системы)
- систематичность(соблюдение последовательности выполнения операций)
БФ является частью (подсистемой) более общей, чем он сам, системы — библиотеки в целом. К этому выводу библиотековедение пришло не сразу.
Отождествление БФ с библиотекой в целом. Эмпирическое, т. е. вне системного подхода, осознание нашими предшественниками того факта, что без фонда библиотека существовать не может, предопределило в свое время возникновение самого слова «библиотека». В переводе с греческого оно дословно означает «книгохранилище». Аналогичный смысл в это слово вкладывается во всех языках мира. На протяжении многих веков понятия «библиотека» и «библиотечный фонд» не различались. Под библиотекой подразумевалось «более или менее обширное собрание книг» (Любовь Борисовна Хавкина, 1904). Концепцию библиотеки как собрания книг в России и СССР развивали или разделяли И. -Д. Шумахер, В. Н. Татищев, В. И. Соболыдиков, В. Г. Анастасевич, Л. Б. Хавкина, Н. А. Рубакин, А. А. Покровский, В. Н. Денисьев, Д. Д. Иванов и многие другие. Этой же концепции придерживались и продолжают придерживаться многие зарубежные ученые.
В XIX в и вплоть до 1930-х гг. би6лпотеками называли учреждения с небольшими и средними фондами, а с более крупными — книгохранилищами. Весьма характерно в этом отношении заглавие первого документа Советского правительства по библиотечному делу — декрета Совнаркома «Об охране библиотек и книгохранилищ» (1918).
При таком понимании естественно было считать, что фонд составляет самую сущность библиотеки. Библиотековедение рассматривалось как наука о создании и функционировании библиотечного фонда, а некоторые видные библиотековеды (проф. И. М. Фрумин) и книговеды придерживаются этого взгляда и сейчас. На этом основании последние считают библиотековедение составной частью своей науки.
Эмпирические воззрения на библиотеку как на собрание книг в сочетании с главным, как тогда казалось, ее назначением — хранить эти книги — положительно воздействовали не теорию и практику библиотечного дела. Они способствовали многосторонней разработке вопросов, связанных с отбором и особенно сохранностью фондов. В значительной мере благодаря представлениям о том, что призвание библиотеки — бережно хранить все попадающие в нее книги, наши современники стали обладателями культурного наследия прошлого. Библиотекари наших дней с успехом пользуются практичными приемами учета, размещения и сохранности фондов, выработанными их предшественниками. Несомненная польза состоит и в развитии архитектурно-планировочной мысли в области строительства библиотечных зданий.
Однако, несмотря на исключительную важность фонда для функционирования буквально всех частей любой библиотеки, ставить знак равенства между ним и библиотекой в целом неправомерно: это все же преувеличивает его роль в системе «библиотека» и одновременно сужает представление о библиотеке как социальном институте. Собирание книг и их хранение как самоцель библиотечной деятельности привело к хнигохранилишному кризису в библиотечном деле, к недооценке библиотеками главного смысла своей деятельности — обслуживания своих абонентов.
Вместо термина «библиотечный фонд» ранее употребляли словосочетания «книжная коллекция», «библиотечное отделение», «собрание книг», «книжное имущество» и т. п. Точное слово — «фонд» — впервые появилось в советском библиотековедении относительно недавно, н 20-е гг. Но уже вскоре, в 30-е гг., обобщающее понятие «фонд», к сожалению, вытеснилось менее строгим — «фонды», т. е. не обобщающим, а собирательным. К 40-м гг. большинству специалистов стало ясно, что фонд — только часть библиотеки, и каждое из этих слов приобретает собственное, более точное значение. Книгохранилищем стали называть часть библиотечного помещения, в котором хранится обособленный основной фонд. В середине 70-х гг. на смену этому названию приходит еще более точное — фондохранилище.
Лишь в 70-е гг., в основном благодаря трудам Ю. В. Григорьева, библиотечному фонду было найдено верное место в системе «библиотека» как одной из равноправных се подсистем. Такое рассмотрение БФ плодотворно сказывается на развитии и библиотечного фон-доведения, и библиотековедения в целом.
Библиотечный фонд - упорядоченное собрание документов, предназначенное для хранения и общественного использования в целях удовлетворения научных, культурных и образовательных потребностей физических и юридических лиц.
Библиотечный фонд – подсистема библиотеки
Упорядоченная совокупность документов и их собраний образует подсистему "библиотечный фонд" — органическую, неотъемлемую часть библиотеки. Без него библиотека утрачивает специфику учреждения, созданного специально для организации, формирования и использования фонда документов, перестает существовать как библиотека.
Библиотечный фонд — неоднородное образование. Его структура определяется объемом и содержанием находящейся в нем постоянно и поступающей в него непрерывно разнообразной документальной информации. Можно предположить много типологических структур библиотечного фонда в зависимости от основного системообразующего признака. Библиотечный фонд характеризуется тематической и видовой структурой, количественным и качественным составом носителей информации и т. п. в статике и динамике. По главному назначению фонды дифференцируются на основные, подсобные, справочно-библиографические, обменные, запасные (резервные, страховые) и др. Группировка фондов по комплексам, обеспечивающим специализированное библиотечно-информационное обслуживание читателей и особые условия хранения, производится по следующим признакам:
- вид документа (газеты, картографические материалы, нотные издания, изоматериалы);
- ценность документа (редкие и особо ценные издания, рукописи);
- форма носителя информации (микроформы); хронология (текущие периодические издания).
В качестве признака может быть предложена сравнительная частота обращения читателей к тем или иным видам информации, хранящимся в библиотечном фонде.
Тогда можно представить библиотечный фонд как образование, состоящее из двух основных частей — используемой и неиспользуемой. Первая часть включает в себя документы, активно используемые, вторая — те, которые в течение длительного времени никого не заинтересовали и остаются мертвым грузом, балластом в библиотечном фонде.
Чрезвычайно важно и в теоретическом, и в практическом плане изучать эту неиспользуемую часть. Выявление закономерностей формирования информационного балласта помогает в борьбе с омертвлением части библиотечного фонда, позволяет избавиться от документов, мешающих функционированию библиотеки, а также принять меры по прекращению поступления в библиотеку балластной информации.
Итак, библиотечный фонд в общем случае можно разделить на используемую (динамическую) и неиспользуемую (статическую) части. Но деление на основе учета используемости на этом не кончается, динамическая часть тоже может быть дифференцирована по степени активности ее использования. Могут быть выделены блоки активно, наименее активно используемых документов. В соответствии с Федеральным законом РФ о библиотечном деле, библиотечные фонды, комплектуемые на основе системы обязательного бесплатного экземпляра документов, а также содержащие коллекции общенационального и республиканского значения, являются культурным достоянием народов Российской Федерации и регистрируются в перечне национального культурного достояния. Эти библиотечные фонды находятся на особом режиме охраны, хранения и использования.
Представления о библиотечном фонде связаны с диахронным, непрерывно развивающимся информационным процессом, с селекцией (отбором) документальной информации, установлением ее соответствия информационным потребностям, накоплением, старением и отмиранием. Библиотечный фонд складывается постепенно и непрерывно.
Элемент "документ" теснейшим образом связан с другими элементами библиотеки. Составом, структурой, величиной, назначением библиотечного фонда определяются основные характеристики читательского контингента библиотеки. С другой стороны, состав читателей, их информационные запросы, использование ими библиотечного фонда определяют его качественные и количественные характеристики.
Не менее важна связь документа с библиотекарем. Документ влияет на библиотекаря, его специализацию, количество работников. Однако есть и обратная связь: именно библиотекарь формирует, организует использование документов и т. д. Документ связан с материально-технической базой. Величина и дифференциация библиотечного фонда влияют на помещение, его планировку, объем, оборудование и др. 2.1.2.
Взаимодействие библиотечного фонда с подсистемами «контингент абонентов», «библиотечный персонал», «материально-техническая база»
Воздействие БФ на остальные элементы (подсистемы) библиотеки и библиотеку в целом. Количество и содержание документов в библиотечном фонде прямо влияют на характеристики КА(контингент абонентов): их число, состав, потребности. Большой, но по содержанию в должной мере не соответствующий интересам абонентов фонд не найдет большого количества желающих его освоить. Фонд, соответствующий составу и интересам абонентов, но недостаточно большой по величине, также не привлечет всех возможных абонентов, так как из-за наличия очередей на нужные документы не сможет оперативно удовлетворять запросы. Изменение профиля фонда незамедлительно сказывается на контингенте абонентов. Документ не всегда присутствует в библиотечном фонде непосредственно: часть постоянно отсутствует, находясь в пользовании. По телеканалам связи можно предоставить документ из фонда другой библиотеки, не трогая его при этом с места и не включая и фонд данной библиотеки. Необходимость соответствия между элементами Д и А предстает в виде девиза библиотеки «Каждой книге — своего читателя». Это означает, что в фонде не должно быть документов, не нужных абоненту в данный момент или в перспективе.
Существует органическая связь не только между элементом Д и элементом А, но также между элементом Д и элементом Б («библиотекарь»). В зависимости от количества документов меняется количество необходимых библиотекарей.
Соответственно существуют связи между подсистемами, образуемыми этими элементами.
Связь с МТБ документ нуждается в спец помещении.
Внешнесистемные функции библиотечного фонда Как и всякую социальную систему, общество создаёт и содержит фонд лишь постольку, поскольку он выполняет необходимые функции. Задача сбора и сохранения документов ставится перед библиотечным фондом учредителем и обществом, т.е. внешней по отношению к фонду средой. Чтобы эту задачу выполнить, фондосуществляет по отношению к внешней мезо- и макросреде кумулятивно-мемориальную функцию. Собираемые и сохраняемые документы нужны для того, чтобы использовать их в общественно полезных целях и в настоящее время, и в неопределённом будущем. Библиотечный фонд выполняет роль коллективной памяти человечества (Бернард Шоу), он доступен всему населению страны и, согласно программе ЮНЕСКО о всеобщей доступности информации, шире – всего мира. Но для того чтобы фонд смог выполнять функцию памяти, или мемориальную (лат. memorialis- памятный), его предварительно нужно собрать, т.е. аккумулировать (лат: accumulation- накопление, собирание в кучу). Поэтому кумулятивная составляющая предшествует мемориальной. Таким образом, кумулятивно-мемориальная функция двуедина.
По отношению к библиотеке в целом библиотечный фонд выполняет базисную функцию (др.- греч. basis– основа), поскольку служит базой, основой всей её деятельности. Без фонда существование, функционирование библиотеки невозможно. Следовательно, базисная функция фонда входит в интегральную библиотечную функцию и является одновременно и общефондовой, и общебиблиотечной.. Это влияние выражается в функции, которую правомерно именовать диктатной, или диктатусной (от лат. diktatus- предписанный). Эти предписания для каждой подсистемы различны в силу их специфики и потому диверсифицируются следующим образом
Для пользователей библиотечный фонд выступает как система, обеспечивающая с помощью документов возможность удовлетворять информационные и духовные потребности, т.е. он выполняет «обеспечивательную», суппедитную функцию (от лат. suppeditio- обеспечение). Возможно, правильнее её именовать провайдерной (от лат. provider– поставщик, заготовитель) – это вопрос для обсуждения библиотековедческой общественностью. Исходя из языковой практики можно предположить, что второй термин нам более привычен.
Материально-технической базе библиотечный фонд «предписывает» обеспечивать оптимальные условия своего содержания, хранения и доставки по заявкам пользователей. Фонд нуждается в защите от неблагоприятных условий внешней среды, для этого служат помещения фондохранилищ; для размещения фонда требуется библиотечное оборудование – стеллажи, шкафы, выставки и т.д.; для его перемещения в крупных библиотеках необходимы транспортные системы – от ручных тележек до конвейеров и подъёмников разных конструкций. Структура и величина фонда непосредственно влияют на архитектурно-планировочное решение библиотечного здания и его помещений. Зачастую при проектировании библиотек в основу кладут именно фондовые показатели, так как фонд выполняет в библиотеке базисную функцию. Чтобы оперативно доставлять документы пользователям, требуется иметь соответствующие механические, электрические, электромеханические и электронные средства. Иначе говоря, по отношению к материально- технической базе библиотечный фонд выполняет эксплуативную функцию.
От библиотечного персонала фонд требует соответствующей квалификации, позволяющей его формировать, сохранять, искать и доставлять. Величина и специфика размещения фонда определяют численность штата фондистов, организационную структуру библиотеки. Фигурально выражаясь, библиотечный фонд ставит библиотечному персоналу условия его трудовой деятельности, т.е. выполняет по отношению к нему кондитивную (от лат. conditio– условие) функцию. По отношению к своим многочисленным моделям фонд выполняет прототипную функцию, т.е. требует от них быть своим подобием. Составляющие библиотечный фонд документы с их индивидуальными характеристиками служат объектом библиографических описаний для каталогов и картотек, систематизации и предметизации записей в регистрационных книгах, книжных формулярах и т.п.
Внутрисистемные функции библиотечного фонда Основная функция фонда по отношению к самому себе – гомеостазисная.Она заключается в стремлении к самосохранению (гомеостазису). Поэтому фонду присущ некоторый консерватизм. Фонд – самая статичная, наиболее медленно меняющаяся подсистема библиотеки. Важно, чтобы гомеостазисная функция обеспечивала стабильность всей библиотеки как социального института, но не входила в противоречие с её поступательным развитием, не мешала оперативно откликаться на постоянно меняющиеся условия внешней среды. По отношению к собственным подсистемам и элементам (подфондам и отдельным документам) библиотечный фонд выполняет организационную функцию, заключающуюся в их всестороннем упорядочении.
Документ- материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, в том числе в машиночитаемой форме, предназначенной для распространения во времени и пространстве.
Официальная формулировка в законодательстве России:
Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения
Роль документа в образовании библиотечного фонда. Документ имеет ряд особенностей.
1. Заключенная в нем информация не уменьшается по мере ее потребления, она способна быть переданной в пространстве и во времени неограниченному числу лиц, одновременно сохраняясь в прежнем объеме. Следовательно, как бы активно ни использовался библиотечный фонд, объем содержащейся в нем информации не уменьшится, интенсивное потребление фонда скажется лишь на физическом состоянии составляющих его документов.
2. Каждый отдельно взятый документ имеет ограниченное количество информации, как правило, совершенно недостаточное для достижения поставленной потребителем задачи. Недостающая информация имеется в других документах, и задача библиотекаря-комплектатора — собрать в БФ такую их совокупность, которая была бы достаточна для удовлетворения и развития непрекращающихся информационных потребностей пользователей.
3. Библиотечный фонд — это сосредоточенная в документах информация в диалектическом единстве ее покоя (фондохранение) и движения (фондоиспользование). Т.е. перед библиотекарем стоит двуединая задача — обеспечить в библиотеке оптимальные условия как для хранения, так и для использования документов. Без должного хранения не может быть и должного использования, но хранение, не ориентированное на использование, бессмысленно, а использование, не обеспеченное хранением, невозможно.
4. Документ являетсяединственнымродообразующим библиотечный фонд элементом. Некоторые библиотековеды рассматривают в качестве элементов БФ еще библиотекаря (комплектатора, обработчика и фондохранителя), поисковый образ документа и иные компоненты, что по сути отождествляет БФ с библиотекой.
С точки зрения библиотеки как системы БФ является ее однородной подсистемой. Если же рассматривать как систему сам БФ, то, поскольку он не имеет ограничений ни по содержанию, ни по форме документа, он является системой разнородной, разнообразной, или гетерогенной.
5. Документ фиксирует знания, накопленные человечеством во всех сферах его бытия, т. е. знания, связанные как с отражением действительности (духовная деятельность), так и с ее преобразованием (материальная сфера); всеми сторонами человеческих взаимоотношений — естественных (природных), общественных и личных. Поэтому любой социальный институт нуждается в библиотечном фонде, а наличие библиотеки в таком институте выступает как объективный социальный закон его функционирования. Кроме того, эта особенность предопределяет необходимость иметь фонды самого различного содержания и назначения.
Возникновение документа
С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.
Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало как раз "свидетельство", "доказательство". Важно заметить, что термин "документ" более старый, нежели термин "информация". К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.
В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ" выделялось прежде всего его правовоеназначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага".
Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство".
К середине 20 века получил определённость ещё один важнейший аспект документа - исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы "Словаря современного русского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили "исторические документы - летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.".
В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия "информация", которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий "документ" и "информация". Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия "информация" не могли не отразиться также и на определении понятия "документ". Каким образом?
Таким образом, к настоящему времени понятие "документ" вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.
Вместе с тем определение понятия "документ" в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте.
Классификация документов
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
Виды документов по происхождению:
§ личного происхождения;
§ официальные.
Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.
Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.
Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):
§ Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
§ Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
§ Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
§ Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
§ Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
§ Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
§ Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
§ Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
§ Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
§ Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
§ Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.
Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:
§ входящие (поступившие в организацию);
§ исходящие (отправляемые из организации);
§ внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
§ Совокупность этих документов образует документооборот организации.
Виды документов по числу затронутых вопросов:
§ простые;
§ сложные.
Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции).
По ограничению доступа документы разделяются на:
§ секретные;
§ для служебного пользования;
§ несекретные (простые).
Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».
Виды документов по способу изложения текста:
§ индивидуальные;
§ трафаретные;
§ типовые.
В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.
В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).
Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.
По степени подлинности документы делятся на:
§ подлинники (оригиналы);
§ копии;
§ дубликаты.
Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающийюридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).
Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа
Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».
Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.
По срокам хранения документы делятся на:
§ документы постоянного;
§ долговременного (свыше 10 лет);
§ временного (до 10 лет) хранения.
Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.
По способу передачи документов различают:
§ письма;
§ телеграммы;
§ телексы;
§ факсограммы;
§ электронные сообщения.
Классификация документов в библиотечном фонде:
Для классификации и систематизации документов в библиотеках широко используются универсальные таблицы классификации по всем отраслям знаний. В мире существуют следующие классификации: ББК, УДК, ДКД .(Десятичная классификация Дьюи) и другие, и др. Универсальные таблицы классификации публикуют в вариантах с различной степенью детализации (полные, средние, сокращенные) и назначения (для библиотек научных, массовых, детских и др.).
Универсальная десятичная классификация (УДК). Создатели УДК – бельгийские ученые Поль Отле и Анри Лафонтен, основатели Международного библиографического института. УДК возникла в 1927г. на основе значительной переработки «Десятичной классификации» американского библиотековеда Мелвилла Дьюи. Она построена по систематическому принципу. Следует отметить многоаспектность этой таблицы. В УДК один и тот же предмет встречается в разных местах в зависимости от отрасли знания и от аспекта, в котором он рассматривается. Например, НЕФТЬ: 547 – как органическая химия, 553 – месторождение полезных ископаемых, 622 – добыча нефти в горном деле, 662 – взрывчатые вещества и нефть, как топливо.
Система таблиц УДК включает полные отраслевые и сокращенные издания. УДК состоит из основных таблиц, вспомогательных таблиц определителей, знаков для образования индексов новых понятий, АПУ и методических рекомендаций. Основные таблицы имеют 10 разделов (классов), каждый из которых подразделяется еще на 10 более мелких и т.д. Для удобства чтения после 3 знаков ставится точка. 10 разделов основного ряда:
0 – общий отдел
1 – философские науки
2 – религия
3 – общественные науки
4 – языкознание
5 – математика
6 – прикладные науки, медицина, техника
7 – искусство, фото, музыка спорт
8 – литература
9 – география, история, биографии.
Вспомогательные таблицы включают общие определители, повторяющиеся для многих предметов. Они бывают специальные и общие. Например: 52 – определитель, обозначающий автоматизацию: 621-52; 621.9-52; 669.1-52 и др. Общие определители отражают признаки (время, место, форма, учебники, переводы). Например, для обозначения справочников – (083), энциклопедий – (03), словарей – (038), промышленных каталогов – (085), переводов – т.
Библиотечно-библиографическая классификация (ББК)
Национальная классификационная система России, наиболее распространенная в ее библиотеках.
Разрабатывалась с 30-х годов XX века на протяжении нескольких десятилетий. Первое издание таблиц ББК для научных библиотек в 25 выпусках (30 книгах) было опубликовано 1960— 1968 годах. На основе полной версии созданы варианты для научных, массовых, детских библиотек и др.
Таблицы ББК достаточно глубоко отражали уровень развития классификационной теории своего времени, обладали комбинационными свойствами, развитой системой общих и специальных типовых делений. ББК получила признание как одна из крупнейших универсальных систем. В 1981 году группе разработчиков ББК была присуждена Государственная премия СССР в области науки.
Изменения в научных знаниях и обществе потребовали серьезной переработки ББК. В 2001 году начат выпуск Средних таблиц, которые сейчас являются основными.
ББК используется как основная библиотечно-библиографическая классификация в крупных универсальных, публичных библиотеках, а также в библиотеках гуманитарного профиля.
Функции федерального межведомственного координационного центра, ответственного за издание и использование ББК, возложены на Научно-исследовательский центр развития ББК (НИЦ ББК), работающий в Российской государственной библиотеке. Официальный издатель ББК — ООО «Издательство "ЛИБЕРЕЯ"».
ГОСТ 7.4—95 включает индекс ББК в число основных элементов выходных сведений, определяя ему место на обороте титульного листа издания вверху слева отдельной строкой под индексом УДК.
Десятичная классификация Дьюи.
В середине 19 в. большинство библиотек пользовались собственными классификационными системами для организации своих собраний. При этом классификация, как правило, позволяла лишь самую общую характеристику тематики книги, закреплявшую за ней постоянное место на полке. Ситуация резко изменилась с внедрением десятичной системы, разработанной в 1873 Мелвилом Дьюи, когда он был еще студентом Амхерстского колледжа. В 1876 новая система была впервые опубликована им в книге Классификация и предметный указатель для каталогизации и расположения книг и брошюр в библиотеке.
Разрабатывая свою систему, Дьюи использовал десятичные индексы для обозначения тематики издания. Такой подход позволил представить иерархические отношения разделов, а также дать возможность введения новых делений. Хотя наименование основных разделов с течением времени менялось, их суть осталась неизменной. Вот десять основных разделов классификации Дьюи:
000–090 Общий раздел
100–190 Философия и психология
200–290 Религия
–390 Общественные науки
–490 Язык
–590 Естественные науки и математика
–690 Технология (прикладные науки)
–790 Искусство
–890 Литература и риторика
–990 География и история
Как явствует из названия системы Дьюи, основой классификации является десятичный принцип. Так, каждый из 10 основных разделов может быть разбит на 10 подразделов, те еще на 10 и т. д. Например, раздел 500 (естественные науки и математика) имеет следующие подразделы:
–509 Естественные науки
–519 Математика
–529 Астрономия
–539 Физика
–549 Химия и прикладные науки
–559 Науки о Земле
–569 Палеонтология; палеозоология
–579 Науки о жизни; биология
–589 Ботаника
–599 Зоология
Каждый из этих подразделов может быть разбит на десять подгрупп. Так, подраздел 540 имеет следующие деления:
Химия и прикладные науки
Физическая и теоретическая химия
Технология, оборудование и материалы
Аналитическая химия
Качественный анализ
Количественный анализ
Неорганическая химия
Органическая химия
Кристаллография
Минералогия
Каждую из этих подгрупп можно разбить еще на 10 делений и т.д. На каждой ступени иерархии добавляется тематическая группа от 1 до 9. Так, раздел 500 (естественные науки и математика) имеет подраздел 540 (химия и прикладные науки), делением которого является 541 (физическая и теоретическая химия), в свою очередь имеющий деление 541.3 (физическая химия) и т.д.
Систематический каталог (СК) – это библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются по отраслям знаний в соответствии с определенной классификационной системой (УДК). СК раскрывает фонд по содержанию и предназначен для тематического поиска.
Алфавитный каталог (АК) – это библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке фамилий индивидуальных авторов, наименований коллективных авторов или заглавий документов. Алфавитный каталог в НТБ ОАО «ММК» ведется с 1930 года и содержит более 260 тысяч карточек. Ежегодно АК пополняется более чем на 3 тысячи карточек.
С помощью АК библиотеки можно проводить поиск по следующим типам запросов:
1.
Имеется ли произведение известного Вам автора в фондах библиотеки и, если имеется, то каков его адрес (шифр);
2.
Какие произведения известного Вам автора имеются в библиотеке;
3.
Какие переиздания известного произведения имеются в фондах;
4.
В каких изданиях то или иное лицо участвовало в качестве соавтора, составителя, редактора;
5.
Какие выпуски входят в ту или иную серию;
6.
Запрос на библиографическое уточнение касающийся тех или иных элементов библиографической записи, например, в каком году вышло данное издание, каково место издания, было ли оно переработано и дополнено.
7.
Формирование библиотечного фонда: это деятельность по созданию, постоянному развитию и поддержанию документного фонда в работоспособном состоянии.
Цель формирования БФ – создать целостное упорядоченное собрание документов, способное удовлетворять поступающие информационные запросы по своему профилю. Конечный результат – библиотечный фонд, удовлетворяющий качественным требованиям и сформированный с оптимальными затратами.
Закон соответствия (адекватности):
Первые установки на то, чтобы при комплектовании библиотечного фонда принимались во внимание запросы читателей, относятся к появлению самых первых фондоведческих обобщений [1. С. 13–153]. К началуXX в. относятся первые попытки сформулировать необходимость соответствия между составом фондов и запросами читателей как закономерность. Одним из первых это предпринял болгарский библиотековед Я. Хлебаров (1887–1951) [2. С. 193]. Н. А. Рубакин видел основную задачу общеобразовательных библиотек в удовлетворении запросов читателей [3. C. 3]. «Сокровенную сущность книжного дела»он усматривал в том, чтобы уметь находить книгу«самую нужную, самую подходящую для данного читателя, в данный момент, в данной обстановке его личной, а также общественной и исторической жизни» [4. С. 129]. Поэтому первым принципом книжного дела он считал «примат личности» над книгой и всю свою творческую жизнь посвятил библиопсихологии, т.е. поиску соответствия нужной книги личным устремлениям читателей. Отметим, однако, что Н. А. Рубакин обходился без термина соответствие, а в обеспечении соответствия видел то сущность, то принцип.Слово соответствие в рассматриваемом контексте встречается в трудах специалистов 1920–1930-х гг. К примеру, в 1927 г. Л. Б. Хавкина писала: «Ещё одно важное условие – соответствие книжного состава по количеству и качеству той читательской среде, которую данная библиотека обслуживает »[5. С. 83]. Термин закон применительно к изучаемой теме широко использовал выдающийся индийский библиотековед Ш. Ранганатан; в середине 1930-хгг. он ввёл пять широко известныхзаконов библиотековедения(фактически – библиотечного дела). Среди них к этому случаю более всего подходят два: «Каждой книге – её читателя» и «Каждому читателю – его книгу». Однако законами в строгом смысле слова эти постулаты не являются. Они звучат как призывы, девизы, максимы и т.п. Поэтому в дальнейшем будем говорить о них как о девизах. В них отражена мысль о необходимости устанавливать двустороннюю связь между книгой и читателем. О соответствии именно как о законе первым прямо сказал Ю. В. Григорьев в 1968 г., и хотя впоследствии он сам себя поправил – стал именовать открытый им закон принципом [7. С. 23–29], с тех пор теория соответствия воспринимается и разрабатывается именно в понятиях научных законов или закономерностей. Сферу действия закона соответствия Ю. В. Григорьев распространял только на область формирования библиотечного фонда, утверждая, что суть закона сводится к тому, чтобы по всем своим параметрам библиотечный фонд соответствовал, с одной стороны, решаемым библиотекой задачам, а с другой – читательским интересам и потребностям. М. Я. Дворкина в 2001 г. расширила спектр применения закона, подчеркнув, что он действует во всех информационных системах. Кроме того, она уточнила формулировку, предложив именовать его законом поддержания соответствия между общественными потребностями в информации и способностью системы удовлетворять их[8. С. 18]. Автор этих строк пошёл дальше, определив в 2002 г. этот закон как закон обеспечения соответствия между общественными потребностями в информации и способностью системы удовлетворять их [9. С. 133]. Важно подчеркнуть, таким образом, что закон рассматривается отныне не просто как фондоведческий, а значительно шире – как общебиблиотековедческий и общеинформатический.
