Разработка Табеля форм документов Главной задачей совершенствования процессов документирования управленческой деятельности является упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям. Наиболее целесообразным подходом к решению этой задачи следует считать разработку Табеля форм документов, представляющий собой перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. Табель форм документов предназначен для: • оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе; • классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности; • унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в организации; • унификации форм документов организации; • упорядочения документной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности. В Табель форм документов включаются: • формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти и т.д.; • применяемые в организации формы документов, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации; • внутренние формы документов, утвержденные нормативно-правовыми актами организации; • формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившейся традиции (после анализа целесообразности их применения и проведения соответствующей унификации). Подготовленный проект Табеля форм документов согласовывается со всеми подразделениями организации, после чего утверждается руководителем организации и вводится в действие. Разработка Табеля форм документов - это первый шаг на пути совершенствования состава и форм документов организации. Следующим шагом должна быть подготовка Альбома форм документов, применяемых в организации. Альбом форм документов организации - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации. Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации. Альбом форм документов должен включать формуляры всех применяемых в организации документов в виде: • унифицированных форм, утвержденных постановлениями соответствующих ведомств, если форма входит в унифицированную систему документации (УСД); • шаблонов, схем, примерных форм документов, не включенных в состав УСД и разрабатываемых организацией по своему усмотрению с учетом рекомендаций государственных стандартов и других нормативно-методических документов. Формирование Сборника примерных, типовых и трафаретных текстов документов Третьим шагом в совершенствовании состава и форм документов организации должно стать формирование Сборника примерных, типовых и трафаретных текстов документов, создаваемых в соответствии с Табелем и Альбомом форм. Сборник должен отражать специфику деятельности организации и помогать работникам быстро, качественно и с минимальными трудозатратами составлять и оформлять служебные документы по любым возникающим вопросам. Важной задачей службы ДОУ является постоянное обновление и пополнение Сборника новыми образцами текстов, а также отдельными примерами правильного употребления языковых оборотов, составляющих основу делового стиля, которым должны быть написаны официальные документы. Сборник примерных, типовых и трафаретных текстов документов разрабатывается службой ДОУ и утверждается руководителем организации. Все описанные документы (Табель, Альбом и Сборник) как локальные нормативные акты в области документационного обеспечения управления должны быть приложены к Инструкции по делопроизводству в организации.
