Информационно-справочные документы (ИСД) сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления. В состав ИСД входят протокол, акт, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, заявление, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень, все разновидности переписки. Протокол заседания - это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.. Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию. Ответственность за подготовку и правильность записей несет секретарь. Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступавших и краткую запись о теме выступления. Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - "ПРОТОКОЛ" или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: 08,10, 11, 12, 18, 22. Текст состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников больше 15 человек делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня. Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особых случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления. Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. Акт - это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. Обязательными реквизитами акта являются: 08, 10, 11, 12, 14, 16(ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ), 18, 22. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт" (Акт списания материальных ценностей). Датой акта является дата события (ревизии, экспертизы и т.д.). Текст состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации; внутренние записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Реквизиты: 08, 10, 11, 12. 14, 15, 18, 22. Текст состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Предложение - служебный документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Текст предложения может состоять из двух частей: обоснования и заключения (перечня предложений) или только из одной части - конкретных предложений. Реквизиты предложения: наименование структурного подразделения (наименование организации), 10,11, 12, 15, 18, 20, 22. Служебная записка - это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. . Обязательные реквизиты:08, 10, 11, 12, 18, 15, 22. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей - обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения. Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизиты объяснительной записки: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой является дата ее составления и подписания. Заявление - это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др. Заявление адресуется руководителю организации и оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов:08, 10, 11, 12, 15, 22. Текст состоит из двух (обоснование и заключение) или одной (заключение) части. Содержит изложение существующего вопроса (прошу перевести, предоставить и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса. Заявление может иметь приложения - документы, подтверждающие обоснованность просьбы (к заявлению о приеме - подлинники и копии документов об образовании, автобиография и т.д.) Заявление подписывается составителем. Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние справки - для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Текст состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Справка, содержащая сведения финансового характера, подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем. Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров) и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом. Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний и т.д.). В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Обязательными реквизитами являются: 08, 10, 11, 12, 15, 18, 20, 22.. Текст допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается руководителем подразделения или составителем, при ее направлении в другую организацию - руководителем организации. Заключение - это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы. Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителем) или на стандартных листах бумаги (если оно подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Обязательные реквизиты: 10, 11, 12, 15, 18, 20, 22. Текст состоит из двух частей: в первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.. Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм и требований. Если перечень является самостоятельным документом, он оформляется с титульным листом, на котором указываются 10, 11, 14, 16, 18, 20. Текст перечня, как правило оформляется в виде таблицы. Утверждаются перечни руководителем организации или вышестоящим органом. Список - это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении. Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости - руководителем организации. Списки, являющиеся приложениями к распорядительным документам, визируются составителем. Особую группу в ИСД составляет переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования: • письмо оформляется на бланке письма и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией; • письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений; • независимо от содержания письмо должно излагаться официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы. Телеграмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования. Срок прохождения обыкновенной телеграммы составляет до 6 часов, срочной - до 3 часов. Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя (условный или полный), текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой). Факсограмма - это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Она составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются для оперативной передачи информации служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.). Обязательные реквизиты: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы. В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Для записи целесообразно использовать специальные бланки. Электронное сообщение - это документ, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей), заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится.
