Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах (ОПД), содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. К ОПД относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, регламенты работы аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, по документационному обеспечению управления), должностные инструкции работникам, правила, памятки и др. Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов в конкретной сфере. ОПД в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом, руководителем структурного подразделения. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиального органа. Обязательными реквизитами являютя: 08, 10, 11, 12 18, 22, 16. Текст состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В процессе подготовки ОПД в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителями руководителя организации. Учредительные документы - это документы, на основании которых действуют юридические лица. В учредительных документах юридического лица должны содержаться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения. Учредительный договор - это правовой акт, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным документом, т.к. вступает в силу после достижения соглашения между сторонами. документом. Учредительный договор может состоять из следующих разделов:
1. Вводная часть
2. Цель заключения договора
3. Наименование и правовая форма организации
4. Предмет деятельности
5. Место нахождения организации
6. Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица
7. Порядок образования имущества
8. Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица
9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков
10. Порядок управления делами юридического лица
11. Права и обязанности участников (учредителей)
12. Ответственность за нарушение договора
13. Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов
14. Порядок рассмотрения споров
15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.
Устав - правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, предприятием, регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности. В уставе организации должны определяться: статус, наименование юридического лица, место его нахождения, организационная структура, цели, характер и порядок управления деятельностью, а также содержаться другие сведения. Устав может состоять из следующих разделов:
1. Общие положения
2. Акционерный капитал (уставный капитал)
3. Порядок деятельности
4. Управление
5. Учет и отчетность
6. Распределение прибыли
7. Прочие накопления
8. Прекращение деятельности.
В устав могут включаться и другие разделы, отражающие специфику деятельности организации. На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждения устава учредителями или участниками (вверху справа). На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава. Статья 52 Гражданского кодекса РФ определяет, что юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида.
Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета. Юридическую силу положение об организации получает после утверждения его вышестоящей организацией. Обязательными реквизитами положения об организации являются: гриф утверждения вышестоящего органа, название вида документа, составляющее одно целое с заголовком к тексту. Гриф утверждения заверяется печатью вышестоящей организации. Текст положения об организации может включать следующие разделы: 1. "Общие положения". Содержатся официальные полное и сокращенное наименования организации, определяются цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта, указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати и официальные бланки имеет. 2. "Основные задачи". Формулируются цели деятельности организации или проблемы, которые призвана решать организация и которые определяют характер и основные направления ее деятельности. 3. "Функции". Перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач. 4. "Права и обязанности". Содержится перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций. 5. "Руководство". Устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также сфера его компетенции. 6. "Взаимоотношения". Устанавливается круг организаций и должностных лиц, с которыми организация осуществляет взаимодействие на информационном и документационном уровнях. 7. "Контроль, проверка и ревизия деятельности". Устанавливается, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов. 8. "Реорганизация и ликвидация". Устанавливается, в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации.
Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) - правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия. Различаются положения о структурных подразделениях; о коллегиальных и совещательных органах (комиссия, совет, правление, совещание). Положения о структурных подразделениях оформляются на общем бланке организации, утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения или, соответственно, руководителем коллегиального или совещательного органа. Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) являются:08, 10, 14,16, 18, 20, 22,24. Текст положения о подразделении состоит из следующих разделов: 1. "Общие положения". Указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати. 2. "Основные задачи". Формулируются цели, стоящие перед подразделением, или проблемы, которые призвано решать подразделение в своей деятельности. 3. "Функции". Устанавливаются виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения. 4. "Права и обязанности". Перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций. 5. "Ответственность". Устанавливаются виды дисциплинарной, административной и, при необходимости, уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей. 6. "Взаимоотношения". Регламентируются информационные и документационные потоки подразделения, основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность. Проект этого документа по поручению руководителя организации готовится отделом кадров, визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается руководителем организации. Структура и штатная численность организации, как правило, утверждается на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации. Текст документа имеет табличную форму. В нем указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.
Штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. В штатном расписании фиксируются сведения: • структурное подразделение (наименование и код); • профессия (должность); • количество штатных единиц; • оклад (тарифная ставка); • надбавки; • месячный фонд заработной платы; • примечания. Ответственность за подготовку расписания несут планово-экономическое подразделение и служба персонала. Проект визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации. Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, их подразделений, должностных лиц. Инструкции оформляются на общем бланке организации. Обязательными реквизитами инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы. В заголовке обозначаются объект и круг вопросов, на которые распространяются ее требования. Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", где излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т.п. В процессе подготовки инструкция визируется руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя. Подписывается инструкция руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, утверждается руководителем организации. Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый для регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении. Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: 10, 14, 16, 18, 22. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов: 1. "Общие положения". Включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям и навыкам. 2. "Должностные обязанности". Устанавливается конкретное содержание деятельности работника: участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов); виды работ, выполняемых работником (не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: "руководит", "готовит", "утверждает", "рассматривает", "исполняет", "обеспечивает" и т.п.). 3. "Права". Устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей: право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции и т.д. 4. "Ответственность". Устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной. 5. "Взаимоотношения". Указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.
Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент определяет статус этого органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений; ведение протокола заседания; оформление решений; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний. Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Реквизиты регламента: наименование учреждения, наименование коллегиального или совещательного органа, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, текст, подпись, гриф утверждения. Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой. Правила - это постановление, предписание, устанавливающее тот или иной порядок в исполнении чего-либо, норма. Правила различаются в зависимости от сферы своего действия: общие (по технике безопасности) и отраслевые (правила приема в ВУЗы). Правила могут быть составлены по самым различным причинам и направлениям деятельности ("Основные правила работы архивов организаций", "Правила внутреннего трудового распорядка", "Правила составления и оформления документов" и т.д.), поэтому содержание и структура правил различны, но все они обычно начинаются с раздела "Общие положения", в котором указывается, на какой круг работников они распространяются и решению каких задач способствуют. Обязательными реквизитами правил являются: наименование организации, место издания, гриф утверждения, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы.
