Унифицированная система документации (УСД) - это созданная с использованием методов унификации документации совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, отвечающих единым требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские унифицированные системы документации, отраслевые (ведомственные) унифицированные системы документации, унифицированные системы документации организаций. Другими словами можно сказать, что это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Таким образом, если системы документации формировались исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированные системы документации являлись результатом проведения унификации документов этой системы. В итоге многолетних усилий по совершенствованию документации было унифицировано свыше трех с половиной тысяч форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Общероссийский классификатор управленческой документации предназначен для решения следующих задач:
1. регистрация форм документов;
2. упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;
3. сокращение количества применяемых форм;
4. исключение из обращения неунифицированных форм документов;
5. обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
6. контроль за составом форм документов и исключение дублирования информации, применяемой в сфере управления;
7. рациональная организация контроля за применением унифицированных форм.
В настоящее время в Российской Федерации в соответствии с постановлением Госстандарта № 299 от 30.12.93 г. имеются следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации:
• резерв (фактически в ОКУД включено девять УСД);
• Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
• Унифицированная система первичной учетной документации;
• Унифицированная система банковской документации;
• Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• Унифицированная система отчетно-статистической документации;
• Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• Унифицированная система документации по труду;
• Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
• Унифицированная система внешнеторговой документации.
Все унифицированные системы включают в себя комплекты образцов бланков конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.
