1 Унификация текстов управленческих документов 2 Язык и стиль официальных документов Унификация текстов управленческих документов рассматривается как организационная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления. В результате унификации текстов управленческих документов достигается сокращение временных и интеллектуальных затрат на составление документов, оптимизируется их восприятие, обеспечиваются применение типовых смысловых конструкций и максимальная формализация информации при составлении текстов управленческих документов. Унификация текстов управленческих документов является также одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения. Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Текст унифицированного управленческого документа должен быть ясным, информационно емким и убедительным.Тексты унифицированных документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, Трафарет - форма представления унифиц. текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, для заполнения переменной информацией Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Официально-деловой стиль - это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения. Специфика делового общения выражается в том что: 1. автором и адресатом документа является организация в целом - "коллективный субъект" 2. адресность информации. Управленческий документ всегда имеет точный адрес. 3. повторяемость управленческих действий и ситуаций, что обуславливает использование одних и тех же языковых средств в сходных ситуациях. 4. тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач, относительно которых создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер. В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В официально деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания: Нейтральный тон изложения - Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.). Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения двусмысленностей. Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений. Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок. Лаконичность изложения текста - это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности. Соединение форм представления унифицированных текстов - интегрированная форма представления унифицированного текста, содержащего сочетание связного текста с анкетой или с таблицей.
