Каждый документ состоит из набора отдельных элементов (автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись, печать и т.д.), которые получили название реквизитов. Реквизит - это обязательный элемент оформления официального документа. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляет формуляр документа.Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда установлены законодательными и нормативными актами. В зависимости от целей создания и использования, сферы распространения и даже от способа документирования зависит набор реквизитов конкретного документа. Например, приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа "приказ", заголовок, текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный индекс, дату и подпись. Приказ никогда не готовят в рукописном виде. Он печатается на пишущей машине или готовится на компьютере. Формуляр, характерный для конкретного вида документов (приказов, актов, и т.д.), характеризуемый определенным количеством реквизитов, расположенных в определенной последовательности называется типовым формуляром. Следует подчеркнуть огромное значение унификации и стандартизации документов для рационализации документирования. Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. Стандартизация - это форма юридического закрепления результатов унификации. В основу унификации и стандартизации положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название "формуляр образец". Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. В формуляре-образце перечисляются реквизиты документов и устанавливаются постоянные границы расположения каждого реквизита, что позволяет быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом.
