Главное требование, предъявляемое к управленческим документам, - официальность, достоверность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой. Юридическая сила документа- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Официальные документы - это документы, созданные юридическими и физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Следует рассмотреть юридическую силу различных видов документов в зависимости от их подлинности. Оригинал документа обладает полной легитимностью, если подписан собственноручно должностным лицом, подпись которого заверена оттиском печати. Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах.
Черновик - это документ в предварительной редакции.
Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.
Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа.
Дубликат документа - это полная копия официального документа и сопровождаемая отметкой "Дубликат". Дубликаты выдаются взамен утраченного подлинника и оформляются таким образом, что приобретают юридическую силу подлинника.
Копия документа - точное воспроизведение, повторение документа, изготавливаемое как вручную, так и с помощью технических средств
Выписка - копия части документа. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.
Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки - содержащиеся в подлиннике реквизиты, особенности их расположения. Могут быть кратные копии, т.е. копия с копии. Все официально незаверенные виды копий не имеют юридической силы. Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Подлинность документа, полученного из автоматизированной информационной системы, устанавливается после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.
