Управление - это целенаправленное информационное воздействие одной системы на другую с целью изменения ее поведения в определенном направлении. Главное назначение управления - осуществление процесса выработки и принятия управленческих решений. Управление организацией основано на следующих процессах: • получение информации и ее обработка; • анализ, подготовка и принятие решений; • выполнение решений; • учет и контроль выполнения принятых решений. Информационное обеспечение управления состоит в сборе и переработке информации, необходимой для обеспечения указанных процессов и принятия обоснованных управленческих решений, оно является основной обеспечивающей функцией управления. Качество принимаемых управленческих решений зависит от качества информации, на основе которой они принимаются. Качество информации определяется соответствием критериям её оценки. Существует пять универсальных критериев оценки информации: полнота, оперативность, достоверность, адресность и доступность для восприятия. Информационно-документационное обеспечение управления - это отрасль информационного менеджмента, связанная с работой с информационными системами и ресурсами с использованием информационных технологий. Любая деятельность человека всегда включает два компонента: • основную деятельность, направленную на решение определенных функциональных задач; • информационную деятельность, направленную на обеспечение основной деятельности необходимой исходной информацией для принятия решений и генерации новой информации, и для последующего распространения этой информации по каналам коммуникации. Усложнение организационных систем и процессов их функционирования привело к необходимости организационного обособления информационной и основной деятельности. Это и привело к образованию информационных систем как самостоятельных структур. Информационная система предназначена для сбора, хранения, обработки и распространения информации. Цель ее функционирования - информационное обслуживание основной деятельности организационной системы. Важную роль в решении проблем играют информационные процессы. Каждый информационный процесс имеет конкретную цель воздействия на информацию и может быть реализован определенным методом (или набором методов) с применением технических средств. Информационная технология представляет собой систему методов и средств реализации информационных процессов, а также способов использования этих средств. Она должна быть ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности. Информационные технологии многочисленны и многообразны: по обслуживаемым предметным областям (бухгалтерский учет и др.), по степени охвата задач управления (экспертная поддержка и др.), по ориентации на вид обрабатываемой информации (текстовая, графическая, мультимедийная и др.) и т.д. Источники информации (информационные ресурсы) по области формирования можно разделить на внутренние и внешние. К внутренним источникам информации можно отнести два комплекса информационных ресурсов организации: информационно-поисковую систему организации (ИПС) и справочно-информационную систему (СИС). ИПС организации включает в себя документальный фонд (совокупность документов, образующихся в результате деятельности организации), существующие регистрационно-контрольные формы и классификаторы (номенклатура дел и т.п.) СИС формируется с учетом целей, задач, области, направления и специфики деятельности организации. СИС может содержать: перечень потенциальных партнеров; перечень официальных документов организации и т.д. Эффективность СИС определяется обоснованностью вводимой информации. Внешними источниками информации являются источники информации, формируемые во внешней среде и содержащие информацию о внешней среде, они бывают: • федеральные (отраслевые, региональные) информационные центры (Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук и т.д.); • городские информационные системы (справочные службы, телефонные справочники); • специализированные издания, имеющие как периодический, так и непериодический характер; • электронные информационные базы ("Гарант" и т.п.).
